Le 29 septembre 2016, la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) a annoncé avoir reçu l'autorisation du Bureau fédéral de la gestion et du budget pour utiliser le formulaire EEO-1 révisé. Sur son site Web, l'EEOC a publié une copie du formulaire qu'elle prévoit d'utiliser pour recueillir des données sur les rémunérations et d'autres informations auprès des employeurs. (Voir https://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/9-29-16.cfm.)
Vous trouverez ci-dessous les réponses révisées aux questions que les employeurs pourraient se poser concernant les mesures prises par l'EEOC. Veuillez noter que ces questions et réponses ont été élaborées par HR Analytical Services. L'EEOC dispose de ses propres questions et réponses, disponibles sur son site web à l'adresse indiquée ci-dessus.
- Question : Quand l'EEOC commencera-t-elle à collecter des données sur les rémunérations dans le cadre du rapport annuel EEO-1 ?
Réponse : L'EEOC a l'intention de commencer à collecter ces informations au cours du premier trimestre 2018. Les rapports EEO-1 devront être remplis au plus tard le 31 mars 2018 pour ce premier cycle de rapports EEO-1 incluant des données sur les rémunérations. - Question : Qu'est-ce que cela signifie pour 2017 ?
Réponse : Aucun rapport EEO-1 ne sera soumis en 2017. Les rapports EEO-1 pour 2016 devaient être remis avant le 30 septembre 2016. L'EEOC va en fait sauter une année de rapports EEO-1 afin de donner aux employeurs le temps de se préparer à la première soumission des données sur les rémunérations et autres nouvelles informations. - Question : Quelles organisations sont concernées par l'obligation de l'EEOC de fournir des données sur les rémunérations ?
Réponse : Les organisations comptant 100 employés ou plus seront tenues de fournir des données sur les rémunérations conformément aux modifications apportées au rapport EEO-1. Actuellement, les organisations comptant 100 employés ou plus doivent soumettre chaque année des données sur la race, l'origine ethnique et le sexe en utilisant les 10 catégories d'emploi développées par l'EEOC. Les entrepreneurs fédéraux et les sous-traitants de premier rang comptant au moins 50 employés doivent également soumettre à l'EEOC des données sur la race, l'origine ethnique et le sexe en utilisant ces 10 catégories d'emploi. En vertu des nouvelles exigences de l'EEOC, les entrepreneurs fédéraux et les sous-traitants comptant moins de 100 employés seraient exemptés de l'obligation de fournir des données sur les rémunérations. Les organisations telles que les systèmes scolaires publics primaires et secondaires, qui sont actuellement exemptées de l'obligation de remplir le rapport EEO-1, continueraient d'être exemptées de remplir toute partie du rapport EEO-1. - Question : Quelles informations devront communiquer les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux comptant entre 50 et 99 employés ?
Réponse : Ces organisations devront fournir des données démographiques sur leurs employés de la même manière qu'elles l'ont fait par le passé. - Question : Quel type de « profil » des employés sera utilisé pour communiquer les informations démographiques à l'EEOC ?
Réponse : Les employeurs doivent fournir des informations sur tous les employés à temps plein et à temps partiel qui étaient employés pendant une période de paie choisie par l'employeur entre le 1er octobre et le 31 décembre. Ce profil doit inclure des informations sur la race, l'origine ethnique et le sexe de chaque employé. - Question : Comment les données relatives aux rémunérations seront-elles fournies à l'EEOC ?
Réponse : Les employeurs continueront à déclarer les données en utilisant les 10 catégories EEO-1 et les classifications de l'EEOC en matière de race, d'origine ethnique et de sexe. Les données relatives à la rémunération seront déclarées dans 12 fourchettes salariales pour chaque catégorie d'emploi EEO-1. Ces 12 fourchettes salariales ont déjà été utilisées à des fins de collecte et de déclaration de données par le Bureau of Labor Statistics (Bureau des statistiques du travail) du ministère du Travail. Les 12 fourchettes salariales seront uniformes pour chaque catégorie d'emploi EEO-1 (c'est-à-dire que chaque catégorie d'emploi EEO-1 utilisera les mêmes fourchettes salariales). Ces fourchettes sont les suivantes :
- 19 239 $ et moins
- 19 240 $ – 24 439 $
- 24 440 $ – 30 679 $
- 30 680 $ – 38 999 $
- 39 000 $ – 49 919 $
- 49 920 $ – 62 919 $
- 62 920 $ – 80 079 $
- 80 080 $ – 101 919 $
- 101 920 $ – 128 959 $
- 128 960 $ – 163 799 $
- 163 800 $ – 207 999 $
- 208 000 $ et plus
- Question : Quel type de données relatives à la rémunération les employeurs seront-ils tenus de fournir ?
Réponse : Les employeurs fourniront les revenus W-2 de tous les employés figurant dans l'aperçu des employés. Les revenus W-2 porteront sur une année civile complète. Par exemple, pour le rapport EEO-1 déposé en 2018, les employeurs indiqueront les revenus W-2 pour l'ensemble de l'année 2017. - Question : Que se passe-t-il si un employeur utilise un instantané des employés pour une date autre que le 31 décembre ?
Réponse : L'employeur fournirait les données de rémunération pour une année civile entière pour tous les employés inclus dans l'instantané des employés. À titre d'exemple, supposons qu'un employeur utilise un instantané des employés au 15 octobre 2017 pour le rapport EEO-1 2018. L'employeur indiquerait tous les revenus W-2 de 2017 pour les employés figurant dans l'instantané du 15 octobre, même si certains employés figurant dans l'instantané du 15 octobre ont quitté l'entreprise entre le 16 octobre et le 31 décembre. - Question : Des données supplémentaires, autres que les données démographiques et les données relatives à la rémunération, seront-elles fournies à l'EEOC dans le rapport EEO-1 révisé ?
Réponse : Oui. Les employeurs seront tenus de déclarer le nombre total d'heures travaillées pour chaque employé figurant dans l'aperçu des employés. Le nombre total d'heures travaillées sera déclaré selon la même structure que celle utilisée pour les données sur la rémunération (c'est-à-dire par race, origine ethnique et sexe pour les 12 tranches de rémunération au sein de chaque catégorie d'emploi EEO-1). Pour chaque employé figurant dans l'aperçu des employés, l'employeur doit déclarer le nombre total d'heures travaillées au cours de l'année civile concernée. Pour revenir à notre exemple d'un employeur utilisant un aperçu des employés au 15 octobre 2017, l'employeur indiquerait le nombre total d'heures travaillées par tous les employés figurant dans cet aperçu au cours de l'année 2017, même si certains employés ont quitté l'entreprise entre le 16 octobre et le 31 décembre. - Question : Comment les employeurs doivent-ils déclarer les heures travaillées par les employés exemptés ?
Réponse : Les employeurs ont le choix quant à la manière de déclarer les heures travaillées par les employés exemptés des exigences de la FLSA en matière de salaire minimum et d'heures supplémentaires. Les employeurs peuvent indiquer les heures réelles travaillées par les employés exemptés. Ils peuvent également utiliser un montant forfaitaire de 40 heures par semaine pour chaque semaine travaillée par un employé exempté à temps plein, et de 20 heures par semaine pour chaque semaine travaillée par un employé exempté à temps partiel. Ainsi, pour un employé à temps partiel exempté inclus dans un instantané du 15 octobre 2017 qui a travaillé pendant les 21 semaines comprises entre le 1er juillet 2017 et le 30 novembre 2017, un employeur pourrait utiliser une valeur approximative de 420 heures (c'est-à-dire 21 semaines multipliées par 20 heures par semaine). Veuillez noter qu'une valeur approximative ne peut être utilisée QUE pour les employés exemptés. Les employeurs seront tenus de déclarer les heures effectivement travaillées pour tous les employés non exemptés. - Question : Les employeurs seront-ils tenus de modifier leurs systèmes de rémunération afin de les aligner sur les fourchettes salariales de l'EEOC ?
Réponse : Non. Les 12 fourchettes salariales seront utilisées uniquement pour les rapports EEO-1. Les employeurs ne seront pas tenus de les utiliser à d'autres fins. - Question : Qu'est-il advenu de la proposition de l'OFCCP visant à collecter des données sur les rémunérations sur une base annuelle ?
Réponse : Le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail a abandonné son initiative visant à collecter chaque année des données sur les rémunérations auprès des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux lorsque l'EEOC a proposé de collecter ces données dans le cadre du rapport EEO-1. - Question : L'OFCCP aura-t-il accès aux données sur les rémunérations collectées par l'EEOC ?
Réponse : Oui, l'OFCCP aura accès à ces données. En fait, il a été suggéré que l'OFCCP puisse utiliser ces données dans le cadre du processus de sélection des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux pour les contrôles de conformité à la discrimination positive. - Question : L'OFCCP continuera-t-il à collecter des informations sur les rémunérations par d'autres moyens ?
Réponse : Oui. La lettre que l'OFCCP envoie aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux au début d'un contrôle de conformité à la politique d'action positive contient une liste détaillée qui exige la soumission de données individuelles sur la rémunération de chaque employé faisant partie de l'analyse de la main-d'œuvre dans le cadre du plan d'action positive soumis à contrôle. L'OFCCP peut également demander des informations supplémentaires sur les rémunérations au cours d'un contrôle de conformité. - Question : Comment l'EEOC utilisera-t-elle les données relatives à la rémunération et les autres nouvelles données recueillies auprès des employeurs ?
Réponse : L'EEOC peut utiliser ces données dans le cadre des enquêtes qu'elle mène sur les plaintes pour discrimination en matière d'emploi liées à la rémunération. L'EEOC a également l'intention de publier des rapports sur la rémunération à partir de données agrégées pour divers segments industriels. Ces rapports devraient permettre aux employeurs d'évaluer leurs pratiques salariales par rapport à celles d'autres employeurs de leur secteur.
Bien que les employeurs disposent encore d'un certain temps pour se préparer au dépôt du rapport EEO-1 2018, ils devraient commencer à réfléchir aux questions suivantes :
- Quel type d'assistance notre fournisseur de système d'information RH et/ou notre fournisseur de système de paie seront-ils en mesure de fournir pour remplir le rapport EEO-1 2018 ?
- Qui sera chargé de veiller à ce que nous disposions de toutes les données requises pour les nouveaux rapports EEO-1 ?
- Comment devons-nous déclarer les heures travaillées pour les employés exemptés ?
- Quel type d'analyse devons-nous effectuer sur nos données relatives à la main-d'œuvre et à la rémunération avant de les fournir à l'EEOC ?
- Quelle date devons-nous utiliser comme date de référence pour les données démographiques à utiliser dans le rapport EEO-1 2018 ?
La seule question qui semble avoir une réponse simple est la dernière. Il sera probablement plus simple pour les employeurs d'utiliser la date du 31 décembre comme date de référence pour les employés afin de correspondre à la déclaration annuelle requise pour les revenus et les heures travaillées W-2.
La manière dont les données relatives à la rémunération et autres données seront collectées par l'EEOC soulève de nombreuses questions importantes. Par exemple, on ne voit pas très bien quel sera l'intérêt de collecter des données relatives à la rémunération par catégorie d'emploi et par tranche salariale EEO-1. Les employeurs peuvent avoir trop ou trop peu d'employés dans une case particulière du rapport EEO-1 pour permettre une analyse significative. Les employeurs peuvent également avoir trop d'emplois dissemblables dans une catégorie EEO-1 particulière pour permettre une analyse significative. On ne sait pas non plus ce que l'EEOC fera pour garantir la sécurité des données fournies dans le rapport EEO-1 révisé. L'Académie nationale des sciences (NAS) a soulevé des questions sur la sécurité des données lorsque l'EEOC l'a contactée pour obtenir son avis sur la faisabilité de la collecte de données sur les rémunérations.
Quelles que soient les questions soulevées par les employeurs, l'EEOC semble prête à aller de l'avant avec détermination dans son projet de collecte de données sur les rémunérations. Les employeurs doivent réfléchir attentivement à la manière dont ils vont répondre aux exigences de l'EEOC en matière de fourniture de ces données. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent en outre se demander si les données fournies dans le rapport EEO-1 révisé sont susceptibles d'augmenter le risque d'un contrôle de conformité par l'OFCCP.
Remarque : Aucune partie de cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace les conseils d'un professionnel concernant la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par le droit d'auteur © HR Analytical Services Inc. 2016.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
