Ahora que se conocen los resultados de las elecciones, parece evidente que la trayectoria esbozada en diversas propuestas normativas y subnormativas seguirá guiando los esfuerzos de aplicación de la OFCCP. Parte de la incertidumbre del período preelectoral se ha resuelto, por lo que es hora de pensar seriamente en lo que su empresa deberá hacer para posicionarse de la mejor manera posible y cumplir con los cambios que finalmente se implementen. Muchas empresas se muestran reacias a realizar costosos cambios en sus sistemas electrónicos y de otro tipo antes de que se aplique la versión definitiva de estas reformas. Sin embargo, hay más cosas que puede hacer que asistir a seminarios y descubrir que nadie tiene plazos ni información privilegiada sobre lo que realmente se convertirá en ley.
Autoevaluación
Información de referencia
En la situación actual, es importante hacer algo más que simplemente gestionar sus cuentas IRA y evaluar los datos del AAP del año pasado. Una evaluación general más amplia, independiente del análisis rutinario de los datos del AAP, puede ser de gran ayuda para prepararse y adaptarse más rápidamente a cualquier nueva propuesta en la línea de las ya publicadas. Su organización debe revisar detenidamente la última versión de cada una de las propuestas: la carta de programación revisada, la normativa de la Sección 4212 sobre veteranos, la normativa de la Sección 503 sobre discapacidad y las preguntas publicadas en relación con el concepto de la herramienta de datos sobre compensación. La persona de referencia interna para la reforma de la aplicación propuesta también debe ser experta en los requisitos de la normativa actual. De este modo, dispondrá de un recurso interno con la información básica esencial que necesitará para poner en marcha una iniciativa de evaluación estratégica proactiva. Le sugiero que recurra a alguien que trabaje para la empresa y que realmente entienda la igualdad de oportunidades en el empleo desde una perspectiva práctica. Esto puede significar que el personal jurídico, aunque es un miembro fundamental del esfuerzo estratégico, puede no ser la mejor opción para esta experiencia interna.
Socios estratégicos
Las personas que disponen de información sobre los requisitos de cumplimiento actuales y propuestos no pueden preparar a su empresa en el vacío. Una de las situaciones más comunes que encuentra la OFCCP en sus revisiones es la desconexión entre lo que la sede central dice que se debe hacer en sus políticas corporativas y lo que realmente hacen las empresas o instalaciones sobre el terreno. Para que pueda comprender realmente en qué aspectos está preparado y en cuáles es vulnerable, deberá incluir en su grupo de planificación estratégica a aquellas personas cuyas acciones realmente implementan la política. Además, necesitará a su personal de igualdad de oportunidades en el empleo, personal de diversidad, personal de recursos humanos, personal de datos, personal de formación y desarrollo, personal de compensación, personal jurídico, reclutadores y quizás algunos responsables de la toma de decisiones. A veces, estas entidades se solapan y, otras, tienen muy poco conocimiento de cómo cada una de ellas puede afectar al cumplimiento. Es importante saber cuál de estas situaciones se da en su empresa.
Análisis de deficiencias
Trabajando juntos, estos socios estratégicos deben identificar qué sistemas están realmente implantados en toda la empresa para garantizar el cumplimiento. Por «realmente implantados» me refiero a que sean comúnmente entendidos, comunicados de forma coherente y seguidos de forma rutinaria. Discuta con franqueza los retos a los que se enfrenta actualmente en materia de cumplimiento antes de tener en cuenta cualquiera de los cambios propuestos. Antes de implementar cualquier procedimiento nuevo para abordarlos, discuta el impacto que cualquier cambio propuesto tendrá en las necesidades comerciales diarias de las unidades de su empresa. Esto es importante porque son las exigencias comerciales diarias las que a menudo llevan a los gerentes a reducir la prioridad que le dan al cumplimiento. Si sus soluciones no encajan bien con la realidad comercial, estará invitando al incumplimiento.
El siguiente paso es evaluar con franqueza qué es lo que realmente hay que hacer de manera diferente si se aprueban las reformas normativas y subnormativas propuestas o algo muy parecido a ellas. ¿Qué tendría que hacer de manera diferente, por ejemplo, para implementar una encuesta anónima al personal actual sobre su situación de discapacidad? ¿Cómo habría que definir ese término para el personal actual a fin de evitar recuentos insuficientes o excesivos en sus datos? ¿Cómo se hará el seguimiento y el mantenimiento de estos datos y quién se encargará de ello? Si se supone que el formulario es anónimo, ¿qué medidas de seguridad se han adoptado para garantizar que siga siéndolo? Por ejemplo, cómo asegurarse de que no se pueda rastrear las respuestas hasta el ordenador de la persona que responde o garantizar que las respuestas se agrupen de manera que no sea fácil rastrear las respuestas de las personas que trabajan en unidades unipersonales. Esto es solo un ejemplo. Tendrá que revisar y pensar detenidamente cada uno de los nuevos requisitos para prepararse para tomar las medidas necesarias en caso de que sea necesario implementarlos.
Las propuestas normativas en general exigen una formación dirigida a grupos específicos de empleados de su organización. Algunas organizaciones no han impartido habitualmente esta formación a estos destinatarios. ¿Cómo piensa garantizar que se imparta esta formación y de tal manera que no genere inquietudes y confusión innecesarias entre su personal? ¿Qué sistemas deben armonizarse dentro de su organización para garantizar que el material utilizado para la formación se aplique realmente en toda la organización?
En la misma línea, la propuesta se centra más en las políticas de toda la empresa y en la perspectiva de los esfuerzos de cumplimiento normativo en toda la organización. ¿Cuánta autonomía tienen actualmente sus instalaciones o unidades de negocio? ¿Existen oportunidades para establecer al menos algunos principios comunes que puedan aportar coherencia a sus procesos de contratación, remuneración u otros procesos laborales sin destruir las ventajas de la autonomía y la personalización que añaden valor a su negocio? Si, por ejemplo, se detecta un problema en la remuneración en un área de su negocio, ¿se verá socavada la explicación dada para esa disparidad por un enfoque completamente diferente de los mismos retos de remuneración en otra área de su negocio?
Análisis de objetivos
¿Cuál es su historial en cuanto al establecimiento y cumplimiento precisos de los objetivos de contratación? La divulgación y la contratación seguirán siendo un aspecto importante, especialmente en el marco de las propuestas de la Sección 4212 y la Sección 503. ¿Qué tipo de divulgación está realizando realmente? Uno de los principales retos de la contratación es el hecho de que, una vez que se toma la decisión de que se necesita personal adicional, la empresa a menudo quiere y necesita una respuesta rápida para cubrir el puesto. Este no es el momento de comenzar la búsqueda de miembros cualificados de grupos protegidos, tradicionalmente infrarrepresentados. ¿Su divulgación implica establecer relaciones personales con posibles fuentes de empleados para que comprendan cuáles son sus obligaciones de cumplimiento y qué habilidades necesita realmente? Se hará mucho hincapié en si realmente está realizando un esfuerzo eficaz para diversificar su plantilla. Si bien siempre ha sido importante que los puestos de trabajo se publiquen según sea necesario en las distintas oficinas de empleo estatales y locales, esto es solo una parte del requisito de divulgación. ¿Realiza un seguimiento eficaz para saber si sus fuentes de contratación le envían candidatos viables? ¿Qué cambios debe realizar para garantizar que esto suceda?
Establecer el tipo de conexiones con las comunidades objetivo puede llevar años, no semanas. Puede ser útil establecer planes de divulgación de 3 a 5 años para que, cuando surjan oportunidades que requieran habilidades especiales, ya se sepa quiénes en esas comunidades poseen las habilidades necesarias para ser candidatos viables. La conclusión es que garantizar la igualdad de oportunidades no requiere ignorar las cualificaciones, sino realizar un esfuerzo afirmativo para encontrar y conectar con candidatos cualificados en diversas comunidades, lo que en última instancia debería dar lugar a una plantilla más diversa. Este puede ser uno de los esfuerzos más difíciles, ya que es fácil contratar a alguien simplemente para dar la impresión de que se está llegando a los veteranos, por ejemplo, sin dar tanto a la organización como al veterano una oportunidad razonablemente buena de éxito. No estamos hablando de caridad, sino de eliminar y superar las barreras artificiales al empleo basadas en estereotipos inadmisibles. Respetar la dignidad del candidato significa poder decirle que ha sido contratado porque era el más cualificado para el puesto.
Las relaciones personales con posibles fuentes de reclutamiento deben incluir a las personas adecuadas. Los reclutadores deben tener estas relaciones personales, al igual que los departamentos de diversidad, igualdad de oportunidades en el empleo y recursos humanos. Si utiliza un servicio de empleo para encontrar candidatos, es importante saber qué tan bien conectado está ese servicio con las comunidades a las que se dirige. Cuanto más personal sea su red con estas comunidades, más probable será que los candidatos con las cualificaciones que necesita utilicen su servicio y, por lo tanto, enriquezcan su grupo de solicitantes.
Gestión del mensaje
¿Qué imagen tiene su empresa con respecto al cumplimiento de la igualdad de oportunidades en el empleo (EEO)? ¿En qué medida es proactivo a la hora de construir esa imagen? Una de las ventajas del antiguo programa Exemplary Voluntary Efforts era que incentivaba a las empresas a recopilar su trayectoria en materia de EEO en un único documento. A veces, no es que la empresa sea pasiva en lo que respecta a la EEO, sino que parece pasiva porque no se está realizando un esfuerzo concertado para garantizar que las acciones positivas que está llevando a cabo se comuniquen de forma eficaz. En la época actual, los mensajes pueden alcanzar fácilmente una masa crítica, incluso cuando no son precisos. A menudo, una empresa puede ser atacada con éxito en su punto más fuerte con un mensaje erróneo. La planificación estratégica en torno a los mensajes no significa inventar cosas o exagerar lo que se hace. Más bien, significa pensar en cómo llegar al público deseado con la información que necesita para apreciar lo inclusiva que es realmente una empresa. La OFCCP formará parte de ese público deseado. Cuanto más convincente sea su mensaje sobre los esfuerzos proactivos en materia de acción afirmativa e igualdad de oportunidades en el empleo, más creíble le parecerá a la agencia y más probable será que no se le considere incumplidor. Aunque el sistema de premios ha desaparecido, es posible que siga siendo la empresa que mencionan cuando hablan de las mejores prácticas en sus comunicaciones externas.
Establecimiento de puntos de referencia y objetivos
Todo este proceso de lluvia de ideas debe plasmarse finalmente en un plan estratégico real con medidas y puntos de referencia. Una vez identificadas claramente las deficiencias y los retos, decida quién será el responsable de las reformas en cada área de la empresa. Si es responsabilidad de todos, puede acabar sin ser responsabilidad de nadie, ya que no hay nadie que rinda cuentas. Es posible que no sea necesario que todo el grupo estratégico trabaje en todos los proyectos. En función de su área de especialización y del impacto potencial en sus responsabilidades diarias, se pueden formar subgrupos para encabezar reformas concretas.
Prioriza las áreas en las que tu empresa es más vulnerable y abórdalas primero. Es posible que incluso estos retos deban dividirse en partes más manejables, de modo que se vaya avanzando poco a poco y, con el tiempo, se logre un cambio significativo, en lugar de abordar todo a la vez y no conseguir nada. Sé concreto sobre cuál es el resultado de cada subgrupo. El resultado debe ser algo más que un simple informe. He visto demasiados informes de demasiados subgrupos que sustituyen a la acción real. Debe empezar por las deficiencias en el cumplimiento de la legislación vigente. ¿Qué grado de precisión tiene su análisis de datos actual? ¿Cuánto tiempo lleva? ¿Se hace algo con la información que se obtiene del análisis de datos? ¿Sus ganancias en la contratación se ven compensadas por sus pérdidas en la rotación de personal? ¿Cuáles son las causas? Si no está satisfecho con las respuestas a estas preguntas, debe elaborar planes de acción específicos para abordar los problemas. Una vez más, estos planes de acción deben tener en cuenta el impacto en el negocio si quieren tener éxito.
Después de abordar las deficiencias actuales en su esfuerzo de cumplimiento, debe evaluar qué medidas serían más importantes para garantizar el cumplimiento tal y como se define en las iniciativas de aplicación propuestas. No recomiendo realizar inversiones basadas en conjeturas sobre los requisitos finales, pero sí creo que es prudente contar con un plan que identifique lo que habría que hacer, cuánto costaría aproximadamente y cómo se llevaría a cabo si fuera necesario.
Esto puede ser muy beneficioso para la elaboración de presupuestos, especialmente en un momento en el que las empresas están tratando de decidir dónde invertir sus fondos.
Resumen
Hay un viejo dicho que dice: «No planificar es planificar el fracaso». Los viejos dichos suelen tener algo de verdad. Lo que sugiero aquí es que, en lugar de preocuparse por los cambios que se avecinan, realice una planificación estratégica interna constructiva para brindarse a usted mismo y a su empresa la mejor oportunidad de alcanzar y mantener el cumplimiento, independientemente de cómo soplen los vientos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
