Jetzt, da die Wahlergebnisse feststehen, scheint es offensichtlich, dass der in verschiedenen Vorschlägen für Rechtsvorschriften und Untervorschriften skizzierte Weg auch weiterhin die Durchsetzungsbemühungen der OFCCP leiten wird. Ein Teil der Ungewissheit aus der Zeit vor den Wahlen ist nun beseitigt, so dass es an der Zeit ist, ernsthaft darüber nachzudenken, was Ihr Unternehmen tun muss, um sich am besten für die Umsetzung der Änderungen zu positionieren, die letztendlich eingeführt werden. Viele Unternehmen zögern, kostspielige Änderungen an ihren elektronischen und anderen Systemen vorzunehmen, bevor die endgültige Fassung dieser Reformbemühungen umgesetzt ist. Sie können jedoch mehr tun, als Seminare zu besuchen und herauszufinden, dass niemand einen Zeitplan hat oder weiß, was wirklich Gesetz werden wird.

Selbsteinschätzung

Hintergrundinformationen

Im gegenwärtigen Klima ist es wichtig, mehr zu tun, als nur Ihre IRAs zu überprüfen und Ihre AAP-Daten vom letzten Jahr auszuwerten. Eine umfassendere Gesamtbeurteilung, die sich von der routinemäßigen Auswertung der AAP-Daten abhebt, kann viel dazu beitragen, dass Sie sich schneller auf neue Vorschläge einstellen können, die den bereits veröffentlichten ähneln. Ihre Organisation muss die neueste Version jedes Vorschlags genau prüfen: das überarbeitete Planungsschreiben, die Verordnung zu Abschnitt 4212 für Veteranen, die Verordnung zu Abschnitt 503 für Behinderte und die Fragen, die im Zusammenhang mit dem Konzept des Vergütungsdaten-Tools veröffentlicht wurden. Wer auch immer Ihr interner Ansprechpartner für die vorgeschlagene Durchsetzungsreform ist, sollte auch ein Experte dafür sein, was die aktuellen Vorschriften erfordern. Damit verfügen Sie über eine interne Ressource mit den entscheidenden Hintergrundinformationen, die Sie benötigen, um eine proaktive strategische Bewertungsinitiative einzuleiten. Ich schlage vor, dass Sie jemanden einsetzen, der für das Unternehmen arbeitet und sich mit der praktischen Umsetzung von EBO auskennt. Dies kann bedeuten, dass die Rechtsabteilung, die zwar ein wichtiges Mitglied der strategischen Bemühungen ist, nicht unbedingt die beste Wahl für dieses interne Fachwissen ist.

Strategische Partner

Die Personen, die über die Hintergrundinformationen zu den aktuellen und vorgeschlagenen Compliance-Anforderungen verfügen, können Ihr Unternehmen nicht in einem Vakuum vorbereiten. Eine der häufigsten Situationen, auf die die OFCCP bei ihren Überprüfungen stößt, ist eine Diskrepanz zwischen dem, was die Zentrale in ihren Unternehmensrichtlinien vorgibt, und dem, was die Unternehmen oder Einrichtungen vor Ort tatsächlich tun. Um wirklich zu verstehen, wo Sie vorbereitet sind und wo Sie anfällig sind, müssen Sie diejenigen, die die Richtlinien tatsächlich umsetzen, in Ihre strategische Planungsgruppe einbeziehen. Darüber hinaus benötigen Sie Ihre EEO-Mitarbeiter, Diversity-Mitarbeiter, Mitarbeiter der Personalabteilung, Datenmitarbeiter, Schulungs- und Entwicklungsmitarbeiter, Vergütungsmitarbeiter, Juristen, Personalvermittler und vielleicht ausgewählte Entscheidungsträger. Manchmal überschneiden sich diese Stellen, und manchmal wissen sie nur wenig darüber, wie sich die einzelnen Stellen auf die Einhaltung der Vorschriften auswirken können. Es ist wichtig zu wissen, was davon auf Ihr Unternehmen zutrifft.

Analyse der Lücken

Gemeinsam müssen diese strategischen Partner ermitteln, welche Systeme im gesamten Unternehmen tatsächlich vorhanden sind, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Mit "tatsächlich vorhanden" meine ich, dass sie allgemein verstanden, konsequent kommuniziert und routinemäßig befolgt werden. Diskutieren Sie offen über die Herausforderungen, mit denen Sie derzeit in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften konfrontiert sind, bevor die vorgeschlagenen Änderungen in Betracht gezogen werden. Bevor Sie neue Verfahren zur Bewältigung dieser Probleme einführen, erörtern Sie die Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderungen auf das Tagesgeschäft der einzelnen Abteilungen Ihres Unternehmens. Dies ist wichtig, da es die Anforderungen des Tagesgeschäfts sind, die Manager oft dazu verleiten, der Einhaltung von Vorschriften eine geringere Priorität einzuräumen. Wenn Ihre Korrekturen nicht mit den geschäftlichen Gegebenheiten übereinstimmen, laden Sie zur Nichteinhaltung ein.

Der nächste Schritt besteht darin, offen zu bewerten, was Sie wirklich anders machen müssen, wenn die vorgeschlagenen Reformen von Vorschriften und Untervorschriften oder etwas, das ihnen sehr nahe kommt, verabschiedet werden. Was müssten Sie zum Beispiel anders machen, um eine anonyme Umfrage unter den neuen Mitarbeitern zum Status der Behinderung durchzuführen? Wie müsste der Begriff "Behinderung" für die neuen Mitarbeiter definiert werden, um eine Unter- oder Übererfassung der Daten zu vermeiden? Wie und von wem werden diese Daten nachverfolgt und gepflegt? Wenn das Formular anonym sein soll, welche Sicherheitsvorkehrungen gibt es, um sicherzustellen, dass dies auch so bleibt? Wie wird z. B. sichergestellt, dass die Antworten nicht bis zum Computer der antwortenden Person zurückverfolgt werden können, oder wie wird gewährleistet, dass die Antworten in Gruppen zusammengefasst werden, so dass Einzelpersonen in Ein-Personen-Einheiten nicht leicht zu ihrer Antwort zurückverfolgt werden können. Dies ist nur ein Beispiel. Sie müssen jede der neuen Anforderungen sorgfältig prüfen und überdenken, um sich auf die erforderlichen Maßnahmen vorzubereiten, falls sie umgesetzt werden müssen.

Die Regelungsvorschläge erfordern im Allgemeinen Schulungen, die sich an bestimmte Gruppen von Mitarbeitern in Ihrer Organisation richten. Einige Organisationen haben diese Schulungen für diese Zielgruppen nicht routinemäßig durchgeführt. Wie wollen Sie sicherstellen, dass diese Schulungen durchgeführt werden, und zwar so, dass sie nicht zu unnötigen Bedenken und Verwirrung bei Ihren Mitarbeitern führen? Welche Systeme müssen innerhalb Ihrer Organisation vereinheitlicht werden, um sicherzustellen, dass das für die Schulung verwendete Material auch tatsächlich für die gesamte Organisation gilt?

In ähnlicher Weise konzentriert sich der Vorschlag mehr auf unternehmensweite Richtlinien und die Aussicht auf unternehmensweite Compliance-Bemühungen. Wie viel Autonomie haben Ihre Einrichtungen oder Geschäftsbereiche derzeit? Gibt es Möglichkeiten für zumindest einige gemeinsame Grundsätze, die Ihre Einstellungs-, Vergütungs- oder anderen Beschäftigungsprozesse kohärenter gestalten können, ohne die Vorteile der Autonomie und der individuellen Anpassung zu zerstören, die einen Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellen? Wenn beispielsweise in einem Bereich Ihres Unternehmens ein Problem bei der Vergütung festgestellt wird, wird dann die Erklärung für diese Diskrepanz durch einen völlig anderen Ansatz für dieselben Vergütungsprobleme in einem anderen Bereich Ihres Unternehmens untergraben?

Ziele Analyse

Wie sieht Ihre Erfolgsbilanz bei der Festlegung und Einhaltung von Einstellungszielen aus? Outreach und Rekrutierung werden auch weiterhin ein wichtiger Schwerpunkt sein, insbesondere im Rahmen der Vorschläge zu Section 4212 und Section 503. Welche Art von Öffentlichkeitsarbeit leisten Sie wirklich? Eine der größten Herausforderungen bei der Personalbeschaffung ist die Tatsache, dass das Unternehmen, sobald die Entscheidung getroffen wurde, dass zusätzliches Personal benötigt wird, oft eine schnelle Besetzung der Stelle wünscht und benötigt. Dies ist nicht der richtige Zeitpunkt, um mit der Suche nach qualifizierten, traditionell unterrepräsentierten, geschützten Gruppenmitgliedern zu beginnen. Beinhaltet Ihre Kontaktaufnahme den Aufbau persönlicher Beziehungen zu potenziellen Mitarbeitern, damit diese wissen, welche Verpflichtungen Sie haben und welche Qualifikationen Sie wirklich benötigen? Besonderes Augenmerk wird darauf gelegt, ob Sie wirklich wirksame Anstrengungen unternehmen, um Ihre Belegschaft zu diversifizieren oder nicht. Zwar war es schon immer wichtig, dass die Stellen bei den verschiedenen staatlichen und lokalen Arbeitsämtern ausgeschrieben werden, doch ist dies nur ein Teil der Anforderungen an die Öffentlichkeitsarbeit. Verfolgen Sie effektiv, ob Ihre Rekrutierungsquellen Ihnen tatsächlich brauchbare Kandidaten schicken? Welche Änderungen müssen Sie vornehmen, um dies zu gewährleisten?

Der Aufbau von Verbindungen zu den Zielgruppen kann Jahre dauern, nicht nur Wochen. Es kann hilfreich sein, einen Drei- bis Fünfjahresplan für die Kontaktaufnahme aufzustellen, so dass Sie, wenn sich Möglichkeiten ergeben, die besondere Fähigkeiten erfordern, bereits wissen, wer in diesen Gemeinschaften über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um ein geeigneter Kandidat zu sein. Unterm Strich bedeutet Chancengleichheit nicht, dass Sie Qualifikationen ignorieren müssen, sondern dass Sie sich bemühen müssen, qualifizierte Bewerber in einer Vielzahl von Gemeinschaften zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten, was letztlich zu einer vielfältigeren Belegschaft führen sollte. Dies ist vielleicht eine der größten Herausforderungen, denn es ist leicht, jemanden einzustellen, nur um den Anschein zu erwecken, dass man sich um Veteranen kümmert, ohne dass sowohl die Organisation als auch der Veteran eine halbwegs gute Chance auf Erfolg haben. Hier geht es nicht um Wohltätigkeit, sondern um die Beseitigung und Überwindung künstlicher, auf unzulässigen Stereotypen beruhender Beschäftigungshindernisse. Es respektiert die Würde des Bewerbers, sagen zu können, dass er eingestellt wurde, weil er am besten für die Stelle qualifiziert war.

Zu den persönlichen Beziehungen zu potenziellen Einstellungsquellen sollten die richtigen Personen gehören. Die Personalvermittler müssen über diese persönlichen Beziehungen verfügen, ebenso wie Diversity, EEO und HR. Wenn Sie einen Personaldienst beauftragen, Ihnen Kandidaten zu vermitteln, ist es wichtig zu wissen, wie gut dieser Dienst mit den Gemeinschaften vernetzt ist, die Sie ansprechen wollen. Je persönlicher das Netzwerk mit diesen Gemeinschaften ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Kandidaten mit den von Ihnen benötigten Qualifikationen den Dienst nutzen und so Ihren Bewerberpool bereichern.

Verwaltung der Nachricht

Welches Image hat Ihr Unternehmen in Bezug auf die Einhaltung der EEO-Vorschriften? Wie proaktiv sind Sie beim Aufbau dieses Images? Einer der Vorteile des früheren Programms "Exemplary Voluntary Efforts" bestand darin, dass es Unternehmen einen Anreiz bot, ihre EEO-Geschichte in einem einzigen Dokument zusammenzufassen. Manchmal ist es nicht so, dass das Unternehmen in Bezug auf EBO passiv ist, sondern dass es eher passiv erscheint, weil keine konzertierten Anstrengungen unternommen werden, um sicherzustellen, dass die positiven Maßnahmen, die das Unternehmen ergreift, effektiv kommuniziert werden. In der heutigen Zeit können Botschaften leicht eine kritische Masse erreichen, selbst wenn sie nicht korrekt sind. Oft kann ein Unternehmen an seiner stärksten Stelle mit der falschen Art von Botschaften erfolgreich angegriffen werden. Strategische Planung im Bereich Messaging bedeutet nicht, dass man sich etwas ausdenkt oder übertreibt, was man tut. Es bedeutet vielmehr, sich Gedanken darüber zu machen, wie man die gewünschte Zielgruppe mit den Informationen erreichen kann, die sie benötigt, um zu erkennen, wie integrativ das eigene Unternehmen tatsächlich ist. Die OFCCP wird Teil dieser gewünschten Zielgruppe sein. Je überzeugender Ihre Botschaft über proaktive Bemühungen um positive Maßnahmen und Chancengleichheit bei der Beschäftigung ist, desto glaubwürdiger erscheinen Sie der Behörde und desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie nicht als nicht konform angesehen werden. Auch wenn das Vergabesystem verschwunden ist, kann es sein, dass Sie immer noch das Unternehmen sind, das erwähnt wird, wenn es um bewährte Verfahren in der externen Kommunikation geht.

Festlegung von Maßstäben und Zielen

All dieses Brainstorming muss schließlich in einen konkreten strategischen Plan mit Aktionsschritten und Benchmarks münden. Nachdem die Lücken und Herausforderungen klar identifiziert sind, muss entschieden werden, wer im Unternehmen für die Reformen in diesem Bereich verantwortlich ist. Wenn alle dafür verantwortlich sind, kann es sein, dass am Ende niemand dafür verantwortlich ist, weil es keine Rechenschaftspflicht gibt. Es muss nicht unbedingt die gesamte Strategiegruppe an jedem Projekt mitarbeiten. Je nach Fachgebiet und möglicher Auswirkung auf das Tagesgeschäft können Untergruppen gebildet werden, die bestimmte Reformen vorantreiben.

Setzen Sie Prioritäten in den Bereichen, in denen Sie als Unternehmen am verwundbarsten sind, und nehmen Sie diese zuerst in Angriff. Selbst diese Herausforderungen müssen möglicherweise in überschaubare Teile zerlegt werden, damit ein bisschen was getan wird, was sich im Laufe der Zeit zu sinnvollen Veränderungen summiert, anstatt alles auf einmal in Angriff zu nehmen und nichts wirklich zu erreichen. Seien Sie konkret, was das Ergebnis jeder Untergruppe sein soll. Das Ergebnis muss mehr sein als nur ein Bericht. Ich habe schon zu viele Berichte von zu vielen Untergruppen gesehen, die tatsächliche Maßnahmen ersetzen. Beginnen Sie zunächst mit den Lücken bei der Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften. Wie genau ist Ihre derzeitige Datenanalyse? Wie lange dauert sie? Wird mit den Informationen, die sich aus Ihrer Datenanalyse ergeben, jemals etwas unternommen? Werden Ihre Gewinne bei den Einstellungen durch Ihre Verluste bei der Fluktuation ausgeglichen? Was sind die Ursachen dafür? Wenn Sie mit den Antworten, die Sie auf diese Fragen erhalten, nicht zufrieden sind, sollten Sie konkrete Aktionspläne zur Behebung der Probleme aufstellen. Auch bei diesen Aktionsplänen müssen die Auswirkungen auf das Unternehmen berücksichtigt werden, wenn sie erfolgreich sein sollen.

Nachdem Sie sich mit den derzeitigen Lücken in Ihren Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften befasst haben, sollten Sie beurteilen, welche Maßnahmen am wichtigsten sind, um die Einhaltung der Vorschriften im Sinne der vorgeschlagenen Durchsetzungsinitiativen zu gewährleisten. Ich empfehle keine Investitionen, die auf Vermutungen über die endgültigen Anforderungen beruhen, aber ich halte es für klug, einen Plan zu erstellen, aus dem hervorgeht, was getan werden muss, wie viel es wahrscheinlich kosten wird und wie Sie vorgehen würden, wenn dies erforderlich wäre.
Dies kann für die Budgetierung sehr vorteilhaft sein, insbesondere in einer Zeit, in der die Unternehmen versuchen zu entscheiden, wo sie ihre Mittel investieren sollen.

Zusammenfassung

Ein altes Sprichwort besagt: "Wer nicht plant, plant zu scheitern". An alten Sprichwörtern ist etwas Wahres dran. Was ich hier vorschlage, ist, dass Sie, anstatt sich über die bevorstehenden Veränderungen Sorgen zu machen, eine konstruktive interne strategische Planung vornehmen sollten, um sich und Ihrem Unternehmen die besten Chancen zu geben, die Einhaltung der Vorschriften zu erreichen und aufrechtzuerhalten, egal wie der Wind weht.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.