Con el cierre del último año fiscal de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) el 30 de septiembre, la agencia y los contratistas federales esperan con interés el 2015. Este artículo resume algunas de las tendencias de aplicación y los avances normativos más importantes que los contratistas federales pueden esperar de la OFCCP en 2015. Abróchense los cinturones, ¡va a ser un año muy ajetreado!
Qué esperar durante las revisiones de cumplimiento
Si hubiera una palabra de moda en la aplicación de la OFCCP para 2014, esa palabra podría ser «orientación». La orientación es una práctica de colocación, por la cual, de forma intencionada o no, se coloca o «orienta» a determinados géneros o minorías hacia determinados puestos de trabajo o trayectorias profesionales, lo que conduce a una reducción general de los salarios y las oportunidades. La OFCCP considera que la orientación es un problema de discriminación salarial, pero la mayoría de los profesionales lo consideran un problema de colocación. Independientemente de cómo se caracterice, espero que la agencia siga centrándose en este tema en 2015.
Los contratistas deben considerar este tema de manera amplia. Es importante darse cuenta de que podría existir un posible problema de orientación, incluso si el análisis de colocación de un contratista no muestra una infrautilización y no se identifica ningún impacto adverso en ninguna actividad del personal. La OFCCP también ha dejado claro que está analizando este tema más allá del nivel de los grupos de trabajo. Si su organización tiene varias auditorías abiertas al mismo tiempo, debe considerar cuál es el panorama general. Los auditores están comparando resultados y hablando con otras regiones para buscar problemas sistémicos. La cuestión de la orientación parece especialmente probable que surja en puestos de ventas y gestión de cuentas con asignaciones territoriales, puestos de trabajadores de bajo nivel con diferentes salarios en función de los turnos, la cantidad de trabajo manual, etc., y otros puestos de nivel inicial o junior. Los contratistas deben examinar estas cuestiones ahora, antes de recibir una carta de auditoría.
Los contratistas también deben esperar que la agencia continúe centrándose en otros tipos de discriminación salarial, y que las solicitudes de datos adicionales sobre remuneración por parte de empleados individuales continúen en 2015. La Administración ha dejado claro que la «remuneración justa» es su prioridad número uno en materia de cumplimiento, y la OFCCP ha asumido claramente el liderazgo en esta cuestión. La agencia examinará las prácticas de remuneración de los contratistas más allá del salario base, incluyendo las bonificaciones y otros pagos incentivadores, la disponibilidad de horas extras y la asignación de territorios o mercados concretos. Los contratistas deben tener en cuenta que la normativa exige una autoevaluación anual de las prácticas de remuneración. Como parte de ese proceso en 2015, sería conveniente que los contratistas consideraran los tipos de registros que mantiene su organización en relación con las decisiones salariales y evaluaran de forma proactiva los factores que realmente influyen en la remuneración en su organización.
Dado que las regulaciones revisadas de la Sección 503 y la VEVRAA solo entraron en vigor el 24 de marzo de 2014, la agencia acaba de comenzar a revisar los planes de acción afirmativa (AAP) que están sujetos a los requisitos revisados. Tal y como se prometió, el enfoque de la agencia en las auditorías actuales se ha centrado en comprender el progreso que han logrado los contratistas en el cumplimiento de algunos de los componentes burocráticos de las regulaciones revisadas. Por ejemplo, durante las recientes revisiones de cumplimiento, se preguntó a los contratistas sobre:
- la fecha en que se realizó la encuesta sobre la situación laboral de las personas con discapacidad;
- el calendario de revisión de los estándares de aptitud física y mental para el trabajo, y la documentación que demuestre que el contratista cumplió con el calendario;
- un resumen de las medidas que el contratista ha tomado o tiene previsto tomar para cumplir con la revisión y evaluación de sus esfuerzos de divulgación y contratación;
- un resumen de las medidas que el contratista ha tomado o tiene previsto tomar para cumplir los requisitos de recopilación de datos establecidos en 60-741.44(k) y 60-300.44(k);
- documentación que demuestre que el cartel «EEO is the Law» (La igualdad de oportunidades en el empleo es ley) se puso a disposición de los solicitantes, incluso en formato electrónico; y
- documentación que demuestre que las cláusulas de igualdad de oportunidades (EO) requeridas se incorporaron a los subcontratos y órdenes de compra.
También se espera que la OFCCP continúe centrándose en los esfuerzos de divulgación y contratación de los contratistas durante las revisiones de cumplimiento, en particular en lo que respecta a las personas con discapacidad (IWD) y los veteranos protegidos (PV). En auditorías recientes, la OFCCP ha pedido a los contratistas que presenten pruebas más allá de una lista de sitios web sobre diversidad utilizados por la empresa, lo que sugiere que la agencia podría estar empezando a examinar más detenidamente los esfuerzos de divulgación de los contratistas. La OFCCP también comprueba constantemente si un contratista ha incluido todas las vacantes requeridas en el sistema de prestación de servicios de empleo adecuado o en la bolsa de trabajo estatal. Si bien anteriormente los contratistas podían cumplir este requisito proporcionando varios ejemplos, la agencia comprueba ahora de forma más sistemática si existe una lista para cada contratación incluida en el AAP. La agencia también solicita periódicamente a los contratistas la Ley de Licencia Familiar y Médica y las políticas de adaptaciones razonables, así como los registros de adaptaciones razonables tanto para los solicitantes como para los empleados. Esperamos que la agencia continúe examinando estas cuestiones en 2015, y la aplicación plena de las normas revisadas de la Sección 503 y la VEVRAA no comenzará hasta mediados de 2015, cuando los contratistas «pioneros» completen su año de transición del AAP y comiencen su primer año completo del AAP bajo las nuevas normas. Ahora es el momento de que los contratistas completen los planes de implementación de las nuevas regulaciones y se preparen para preguntas más detalladas sobre cómo las prácticas de empleo afectan a las personas con discapacidad y a las personas veteranas.
Otro cambio reciente que afectará a las revisiones de cumplimiento es la nueva carta de programación aprobada por la OFCCP. La nueva carta incluye un cambio importante en la forma de recopilar los datos sobre remuneración, al tiempo que tiene en cuenta las revisiones de los planes de acción afirmativa (AAP) para personas con discapacidad y veteranos. Hay varias actualizaciones que los contratistas deben conocer. Para obtener más información, haga clic aquí.
Nuevas políticas en el horizonte
La agenda regulatoria de la agencia está repleta, ya que el presidente sigue añadiendo nuevas iniciativas a la lista de tareas de la agencia con un ritmo que ha sorprendido a la comunidad regulada.
Ya están pendientes las regulaciones propuestas para implementar la Orden Ejecutiva 13665, cuyo objetivo es garantizar la «transparencia salarial» al prohibir a los contratistas y subcontratistas federales despedir o discriminar de cualquier otra forma a sus empleados y solicitantes de empleo por discutir, revelar o preguntar sobre la remuneración. Los comentarios sobre las regulaciones propuestas deben presentarse antes del 16 de diciembre de 2014. Se espera que la norma definitiva entre en vigor en 2015.
El 6 de agosto de 2014, la agencia también anunció una propuesta que exigiría la presentación de un «Informe sobre igualdad salarial» anual por parte de las empresas, incluidas las empresas de construcción, que presenten informes EEO-1, tengan más de 100 empleados y mantengan contratos o subcontratos federales por valor de 50 000 dólares o más durante al menos 30 días. Según los términos de la propuesta, los contratistas presentarían un informe anual sobre igualdad salarial a la OFCCP utilizando un sistema electrónico basado en la web. El informe exigiría a los contratistas que proporcionaran datos resumidos sobre la remuneración pagada a los empleados utilizando un informe de formato similar al informe EEO-1 que actualmente presentan los contratistas a la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). Según la propuesta, los contratistas informarían de la remuneración total W-2 pagada a todos los empleados en un año natural por sexo, raza y etnia en cada una de las diez categorías laborales EEO-1 existentes:
- Ejecutivos/altos cargos y directivos
- Funcionarios y directivos de primer nivel y nivel medio
- Profesionales
- Técnicos
- Empleados de ventas
- Trabajadores de apoyo administrativo
- Artesanos
- Agentes operativos
- Trabajadores y ayudantes
- Trabajadores del sector servicios
Los contratistas también informarían del número total de empleados y del total de horas trabajadas por todos los empleados en cada categoría laboral EEO-1 por raza, sexo y origen étnico. La propuesta era esperada, ya que se emitió en respuesta a un memorándum presidencial firmado por el presidente Obama el 8 de abril de 2014, que exigía al Departamento de Trabajo proponer una norma para recopilar datos resumidos sobre la remuneración de los contratistas y subcontratistas federales. Se recibirán comentarios públicos hasta el 5 de enero de 2015. Aunque se emita una norma definitiva en 2015, no se prevé que la presentación de informes comience antes de 2016.
Los contratistas también deben esperar medidas reglamentarias para implementar las siguientes órdenes ejecutivas recientes:
- La Orden Ejecutiva 13658, que exige a los contratistas pagar un mínimo de 10,10 dólares por hora a los empleados no exentos que trabajen en contratos gubernamentales cubiertos por la misma.
- La Orden Ejecutiva 13672, que modifica la Orden Ejecutiva 11246 para añadir protecciones a los solicitantes y empleados de contratistas federales por motivos de orientación sexual e identidad de género; y
- La Orden Ejecutiva 13673, que exige, entre otras cosas, que las empresas que soliciten contratos federales revelen en un sitio web gubernamental centralizado las infracciones cometidas en los tres años anteriores en materia de remuneración, seguridad, salud, negociación colectiva y derechos civiles.
La agenda regulatoria de la OFCCP también indica que podría publicar directrices revisadas sobre discriminación sexual y revisar los requisitos de la Orden Ejecutiva 11246 para los contratistas de la construcción antes de que finalice 2015. Queda por ver si la agencia será capaz de completar estas propuestas, dada la gran cantidad de otros asuntos regulatorios pendientes.
El 2015 debería ser un año importante para la OFCCP y los contratistas federales.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
