Aujourd'hui, une entreprise prospère grâce au contenu, et si elle est dans les services financiers ou dans un autre secteur fortement réglementé ? La collecte, la conservation et l'élimination correcte de ce contenu sont essentielles à la mission de l'entreprise. Mais chaque jour, une entreprise génère de plus en plus de contenu. Beaucoup plus. C'est là que la gestion de contenu d'entreprise entre en jeu.
La quantité moyenne de données d'entreprise gérées est passée de 1,45 pétaoctet en 2015 à 9,70 PB en 2018, chaque pétaoctet étant constitué de 1 000 téraoctets de données. Plus que jamais, les entreprises doivent être en mesure de gérer, d'accéder et de rendre compte facilement et rapidement de la quantité vertigineuse de données dont elles disposent, en particulier dans les secteurs hautement réglementés que nous venons de mentionner.
Le problème ? Les données critiques sont souvent stockées dans un grand nombre de silos : applications professionnelles, feuilles de calcul, documents Word, messages SMS, documents numérisés, rapports, courriels, télécopies, photographies, relevés de compte, fichiers texte, etc. Cette fragmentation est source de maux de tête et d'inefficacité pour les employés : Selon IDCun travailleur intellectuel consacre environ 2,5 heures par joursoit environ 30 % de la journée de travailà la recherche d'informations.
Mais la bonne solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM) peut fournir une source unique de vérité. source unique de vérité pour tous les contenus utilisés au sein d'une organisation.
La gestion du contenu de l'entreprise peut simplifier la découverte du contenu et en contrôler l'accès
Une solution de gestion de contenu d'entreprise simplifie la recherche de contenu pour les employés, tout en offrant des niveaux d'accès flexibles et appropriés. En créant une source de vérité unique et sécurisée pour les contenus vitaux et sensibles, vous permettez au personnel, où qu'il se trouve dans l'entreprise, de localiser facilement le document, la ressource de données ou toute autre ressource disponible la plus récente et la plus approuvée.
D'autre part, un ECM vous permet de limiter l'accès à ces documents. Comme tout bon DSI ou RSSI le sait, la principale source de risque pour une entreprise provient de ses propres employés. Ils peuvent se rendre coupables d'un large éventail de mauvais comportements, de négligences ou d'erreurs involontaires. Disposer d'un outil permettant de collecter, de sécuriser et de contrôler l'accès aux contenus importants devient obligatoire pour toute entreprise où la moindre violation ou utilisation abusive peut avoir de graves répercussions en termes de concurrence ou de réglementation.
Que doit fournir un ECM ?
Lorsque vous envisagez d'opter pour une solution logicielle de gestion de contenu d'entreprise, vous devez vous assurer que le produit que vous recherchez est capable de.. :
- Fournir un référentiel de données complet et sécurisé, accessible aux utilisateurs immédiatement et à tout moment.
- Résoudre le dilemme de l'information auquel sont confrontées les entreprises qui gèrent de grandes quantités de données sensibles, grâce à des fonctions de gestion des enregistrements permettant de stocker, de préserver et de supprimer automatiquement ces données conformément aux directives légales et réglementaires.
- Traiter d'énormes quantités de données à chaque heure de la journée, en les stockant automatiquement pour les retrouver 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
- Les utilisateurs peuvent facilement mettre en œuvre des éléments essentiels de conformité tels que les pistes d'audit, les restrictions d'accès et les politiques de conservation.
- Améliorer l' efficacité et la productivité en rationalisant les processus opérationnels, en réduisant le temps d'exécution et en éliminant les erreurs humaines.
- Exploitez de vastes quantités de données provenant d'innombrables documents, en appliquant de multiples plages et paramètres pour trouver des résultats exacts.
Les entreprises nées à l'ère du numérique peuvent avoir une longueur d'avance sur leur secteur d'activité lorsqu'elles élaborent l'architecture d'une solution de gestion de contenu d'entreprise. Mais si vous êtes une organisation qui utilise la technologie depuis des décennies, vous voudrez une solution rentable qui peut se superposer aux systèmes existants en prenant en charge les différents besoins de recherche.
Veillez à analyser les capacités de recherche et de découverte des ECM que vous évaluez. N'oubliez pas que les données n'ont pas de valeur intrinsèque, mais seulement la valeur qu'elles apportent lorsqu'elles sont correctement analysées pour en tirer des informations et des renseignements.
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