Évolution des opérations juridiques : Pourquoi s'approprier ses propres flux de travail ?

Pourquoi est-il important de pouvoir à la fois personnaliser et normaliser les flux de travail de vos opérations juridiques ? Il y a beaucoup de bonnes raisons, et une solution très solide.

Chaque service juridique d'entreprise "possède" plus ou moins ses propres flux de travail. Il s'agit de processus et d'itinéraires qui se sont développés au fil du temps, les voies par lesquelles l'équipe des opérations juridiques de l'entreprise est habituée à faire les choses, qu'il s'agisse d'un simple traitement de NDA ou de tâches plus complexes impliquant le CLM ou la gestion des affaires.

Mais comme nous l'avons dit, les équipes d'exploitation juridique se tournent vers les outils de technologie juridique pour prendre en charge le processus d'acheminement d'un projet du point A au point B. Ou, plus souvent, au point Z et à toutes les étapes et approbations entre les deux.

L'automatisation des flux de travail est une aubaine pour la gestion et les services des opérations juridiques grâce à sa capacité à automatiser et à normaliser les processus de routine, à les accélérer et à éliminer l'erreur humaine et tous les maux de tête qui l'accompagnent. En adoptant l'automatisation des flux de travail des opérations juridiques, il est toutefois important d'éviter une rigidité excessive, sinon les utilisateurs risquent de se retrouver dans une situation où la qualité de leur service est compromise.

Personnalisation = service au client

Chaque entreprise ou organisme de service public est, dans une certaine mesure, idiosyncrasique. Le service des opérations juridiques de l'entreprise doit donc toujours y faire face. Les flux de travail des services juridiques qui conviennent à une entreprise pétrochimique internationale ne conviendront pas à un laboratoire de recherche pharmaceutique de taille moyenne.

Même au sein d'un segment spécifique ou d'une même organisation, il sera nécessaire de personnaliser les flux de travail et les processus des services juridiques afin d'obtenir des résultats qui correspondent précisément aux besoins du service juridique. C'est le cœur même du service à la clientèle.

Malheureusement, les processus manuels traditionnels utilisés dans les services juridiques étaient souvent "personnalisés" à l'extrême. Parfois, il n'y avait pas de doctrine pour un processus particulier, de sorte que les flux de travail des projets étaient improvisés à la volée ou, même lorsqu'ils suivaient un plan, constituaient un terrain propice à la faillibilité humaine. En outre, les responsables devaient constamment contrôler ces processus afin d'éviter que les personnes ne les modifient de manière excessive ou ne les contournent au point de perdre en efficacité ou en conformité.

Disposer d'un processus normalisé est donc une bonne chose, à condition qu'il ne soit pas trop rigide. L'automatisation du flux de travail juridique, avec sa promesse de linéarité et de normalisation, est donc automatiquement le bon moyen d'y parvenir... n'est-ce pas ?

Qui sert qui ?

Jules Verne a dit un jour : "Après avoir inventé les machines, les hommes seront dévorés par elles". En évaluant les applications de flux de travail pour les opérations juridiques, de nombreux DSI et directeurs techniques ont constaté qu'il y avait un dilemme à résoudre : trouver un produit logiciel d'automatisation qui offre un niveau de normalisation adapté à leurs activités. S'il est trop rigide et inflexible, la "machine" finit par dicter leur culture et leurs résultats.

C'est ce qu'ont découvert de nombreuses organisations, non seulement dans le domaine des opérations juridiques, mais aussi dans de nombreux autres secteurs, lorsqu'elles utilisaient des générations antérieures de logiciels d'automatisation des flux de travail, de DTM et de BPM. Ces plates-formes logicielles imposaient l'adhésion à des modèles de processus définis, et toute personnalisation était difficile et lente, parsemée de plus d'une conversation agitée avec le service informatique ou les développeurs.

Il est essentiel que toute solution technologique de workflow pour les opérations juridiques soit au service des personnes impliquées, et non l'inverse. C'est pour trouver cet équilibre que les DSI et les directeurs techniques recherchent des outils d'automatisation des flux de travail qui intègrent la flexibilité et la personnalisation, tout en garantissant la normalisation, la conformité et la gouvernance.

Pourquoi posséder le sien ?

Les principales raisons pour lesquelles les équipes juridiques internes ont besoin d'une solution d'automatisation des flux de travail leur permettant de concevoir, de publier et d'archiver leurs propres flux de travail personnalisés :

• Optimiser l'efficacité et la rapidité : Ce n'est qu'en étant en mesure d'élaborer des flux de travail pour les opérations juridiques conçus pour maximiser l'efficacité et minimiser les problèmes que les départements d'opérations juridiques des entreprises peuvent espérer atteindre les objectifs financiers et de service qui leur sont assignés. Pour ce faire, la plateforme logicielle choisie doit offrir la flexibilité nécessaire à une optimisation fine.
• Pour maximiser l'agilité en cas de besoin soudain. Par exemple, une équipe ou un service d'opérations juridiques peut vouloir concevoir et stocker des flux de travail conçus pour des éventualités rares ou peu probables propres à leur secteur d'activité, ou pour faire face à des défis réglementaires ou à d'autres situations d'urgence.
• Favoriser la collaboration, qui doit de plus en plus inclure l'écosystème juridique au sens large et les personnes qui ne font pas partie de l'équipe des opérations juridiques. Il peut y avoir différents départements, clients et parties prenantes impliqués dans différents projets, y compris des conseillers juridiques externes, et il peut y avoir des douzaines de projets (au moins !) actifs en même temps. Il est donc essentiel de personnaliser les flux de travail juridiques en fonction des différentes configurations d'équipe.
• Assurer une normalisation positive : Une fois qu'un flux de travail est parfaitement adapté à un processus de routine spécifique, il peut être sauvegardé en tant que modèle et réutilisé à l'infini. Les personnes qui l'utilisent peuvent être rassurées en sachant que la "normalisation" signifie qu'il est spécifique à une tâche, testé et sans angoisse, et qu'il intègre les meilleures pratiques et règles d'un service d'opérations juridiques.
• Améliorer le moral des troupes. La satisfaction au travail est plus grande, en particulier pour les professionnels du droit, lorsqu'ils peuvent exercer leur intelligence, leur expertise et leur créativité dans un cadre qui reflète et tire parti de leur compréhension et de leur compétence uniques, de sorte qu'ils sont en mesure de faire le meilleur travail possible.

Mais la principale raison d'exiger la personnalisation et la flexibilité de l'automatisation des flux de travail juridiques ou de toute autre technologie de processus destinée à aider les flux de travail des opérations juridiques, et l'ensemble de l'écosystème des opérations juridiques, à évoluer ? C'est simple : Le processus ne doit jamais compromettre le professionnel.

L'évolution des opérations juridiques - la technologie au service de l'homme

Les opérations juridiques entrent dans une période intense d'évolution et d'innovation, alors que leurs responsables informatiques tentent de déterminer les nouveaux outils à adopter et la manière de les utiliser. De nombreuses questions restent en suspens quant à la direction que prendra cette évolution et à la manière dont elle se déroulera pour les services juridiques internes et les entreprises qu'ils servent.

Pour mieux comprendre ces complexités, il est utile d'entendre les points de vue éclairés de chaque partie - technologues, analystes, responsables des opérations juridiques et autres personnes ayant une expérience pratique et une peau dans le jeu lorsqu'il s'agit d'appliquer de nouveaux outils technologiques juridiques brillants - tels que des solutions d'automatisation pour les flux de travail des opérations juridiques - aux défis qui nous attendent.

C'est pourquoi nous avons enregistré un webinaire en ligne gratuit, MISSION : IMPERATIVE - Comment la technologie fait évoluer le rôle des opérations juridiquesIl s'agit d'une discussion ouverte et d'une séance de questions-réponses avec certains des experts les plus respectés dans le domaine de la technologie des opérations juridiques. [MISE À JOUR : consultez l'enregistrement du webinaire en cliquant sur l'encadré ci-dessous].