如何使用 HotDocs

虽然 HotDocs 为那些需要帮助的人提供了广泛的软件资源，但与任何软件公司一样，技术支持也是我们所提供的客户服务中非常重要的一部分。在我们的办公室，HotDocs 产品专家随时准备为客户提供他们可能需要的任何帮助。

我最近询问了我们支持团队的不同成员："你们被问到最多的关于 HotDocs 的问题是什么？现在我想与您分享其中的几个问题。

1. 如何删除表格中的一行以及其中的文本？

我发现在 Microsoft Word 中设置表格格式偶尔会很棘手，因此我们的支持团队听到客户询问有关在 HotDocs 中处理表格的问题时，我并不感到意外。

有时，我们的客户会使用表格来构建文档结构，在创建模板时可能需要移除表格的行以反映段落的隐藏。

在下面的示例中，表格中有三个结构化段落，客户希望隐藏第二个段落Pellentesque。

要做到这一点非常简单。我们可以使用 Word 中的 "拆分表格 "按钮拆分表格，然后将 IF 字段放在段落的上方和下方。

"IF包括pellentesque"

2.Pellentesque

Pellentesque viverra pellentesque consectetur.Cras blandit erat eros, sit amet semper libero finibus ac.Nunc rutrum dui eget purus dapibus.

"END IF"（结束

3.埃涅阿斯

在峡谷的前端，有一棵大树。Etiam mattis id risus vitae fringilla.Nulla blandit.

HotDocs 非常聪明，它能识别出在一个段落中是否有 IF 或 END IF 字段，然后会整理段落并将行重新连接在一起！

1. 如何创建带多选选项的条件语句？

支持团队的另一个热门话题是涉及多重选择的条件语句。

我们可以以两种不同的方式使用多选变量，即 "选择上述选项之一 "或 "选择上述所有选项"。根据我们使用的是哪种方式，我们如何构建文档就很重要了。

以下面的屏幕截图为例，你可以看到我有五个条款，在这种情况下，我只想选择其中一个条款输入文档。这非常适合标准的多选题，因为默认情况下用户只能选择一个选项。为了做到这一点，我在文档中设置了一系列 IF 和 ELSE IF 字段，这些字段围绕着每个段落。使用 ELSE IF 意味着这些段落在模板级别上是相互排斥的，即使问题发生变化或答案不正确，模板也会阻止在文档中添加两个段落。

不过，我们可以在下一个屏幕截图中看到，我们有一组条款，用户可以根据需要选择多个条款。要创建这样的设置，我们不能使用 ELSE IF 字段，因为它会强制执行互斥性，所以我们需要一直使用 IF 和 END IF 字段，并调整多选变量以实现这一点。

现在，每个段落都会在多选变量中检查自己的条目，无论其他段落如何，只要被调用，就会包含在文档中，这样就可以灵活地在模板中提供选项。

对于任何刚刚开始使用 HotDocs 的人，或者如果您只是不知道如何操作，我们办公室的产品专家都非常有经验，他们了解有关 HotDocs 的所有技巧和窍门。如果您有任何模板管理或撰写方面的问题，而现有的在线资源没有为您提供答案，您可以通过[email protected]（北美支持）或[email protected]（英国支持）联系我们的 HotDocs 专家团队。

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编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。