Bien que HotDocs dispose d'un large éventail de ressources à la demande pour ceux qui ont besoin d'aide avec notre logiciel, comme dans toute entreprise de logiciels, l'assistance technique est un élément très important du service à la clientèle que nous fournissons. Dans nos bureaux, les spécialistes des produits HotDocs sont à la disposition des clients pour leur apporter toute l'aide dont ils peuvent avoir besoin.
J'ai récemment demandé à différents membres de notre équipe d'assistance : « Quelles sont les questions les plus fréquentes que l'on vous pose au sujet de HotDocs et comment y répondez-vous ? ». J'aimerais maintenant vous en présenter quelques-unes.
- Comment supprimer une ligne d'un tableau ainsi que le texte qu'elle contient ?
Je trouve que la mise en forme des tableaux dans Microsoft Word peut parfois être délicate, je ne suis donc pas surpris que notre équipe d'assistance reçoive des questions de clients sur l'utilisation des tableaux dans HotDocs.
Parfois, nos clients utilisent des tableaux pour structurer leurs documents et, lors de la création de leurs modèles, ils peuvent avoir besoin de supprimer des lignes du tableau pour refléter le masquage des paragraphes.
Dans l'exemple ci-dessous, il y a trois paragraphes structurés dans un tableau et le client souhaite masquer le deuxième, Pellentesque.
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Pour ce faire, rien de plus simple. Nous pouvons diviser le tableau à l'aide du bouton « Diviser le tableau » dans Word et placer nos champs IF au-dessus et en dessous du paragraphe.
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« IF Include pellentesque »
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«FIN SI»
| 3. Énée | Aenean a ante a risus malesuada viverra a in velit. Etiam mattis id risus vitae fringilla. Nulla blandit. |
HotDocs est suffisamment intelligent pour détecter quand vous avez un champ IF ou END IF dans un paragraphe isolé. Il nettoie alors le paragraphe et reconnecte les lignes entre elles !
- Comment puis-je créer des instructions conditionnelles avec plusieurs options à choix multiples ?
Un autre sujet brûlant au sein de l'équipe d'assistance concerne les instructions conditionnelles impliquant des choix multiples.
Nous pouvons utiliser les variables à choix multiples de deux manières différentes : « sélectionner l'une des réponses ci-dessus » ou « sélectionner toutes les réponses ci-dessus ». La manière dont nous structurons notre document dépend de l'option que nous utilisons.
En prenant l'exemple de la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir que j'ai cinq clauses et que, dans ce cas, je ne souhaite en sélectionner qu'une seule pour l'insérer dans le document. Cela convient parfaitement à une question à choix multiples standard, qui, par défaut, ne permet à l'utilisateur de sélectionner qu'une seule option. Pour que cela fonctionne, je structure mon document de manière à ce qu'il comporte une série de champs IF et ELSE IF entourant chaque paragraphe. L'utilisation de ELSE IF signifie que les paragraphes s'excluent mutuellement au niveau du modèle et même si la question change ou est mal répondue, le modèle empêche l'ajout de deux paragraphes au document.
Cependant, nous pouvons voir dans la capture d'écran suivante que nous avons un ensemble de clauses où l'utilisateur peut en sélectionner plusieurs si nécessaire. Pour créer cette configuration, nous ne pouvons pas utiliser le champ ELSE IF, car celui-ci impose une exclusivité mutuelle. Nous devons donc utiliser les champs IF et END IF tout au long du processus et ajuster la variable à choix multiples pour permettre cela.
Désormais, chaque paragraphe vérifie sa propre entrée dans la variable à choix multiples et, indépendamment des autres paragraphes, sera inclus dans le document s'il est invoqué, ce qui vous permet d'être flexible avec les options que vous pouvez fournir dans vos modèles.
Si vous débutez avec HotDocs ou si vous ne parvenez pas à comprendre comment faire quelque chose, les experts produits de nos bureaux sont extrêmement expérimentés et connaissent toutes les astuces et tous les conseils utiles concernant HotDocs. Si vous avez des questions sur la gestion des modèles ou la création de documents auxquelles vous n'avez pas trouvé de réponse dans les ressources en ligne disponibles, vous pouvez contacter notre équipe d'experts HotDocs à l'adresse [email protected] (assistance en Amérique du Nord) ou [email protected] (assistance au Royaume-Uni).
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
