HotDocs bietet zwar eine Vielzahl von On-Demand-Ressourcen für diejenigen, die Hilfe bei der Verwendung unserer Software benötigen, doch wie bei jedem Softwareunternehmen ist der technische Support ein sehr wichtiger Bestandteil unseres Kundendienstes. In unserem Büro stehen HotDocs-Produktspezialisten bereit, um Kunden bei allen Fragen zu unterstützen.
Ich habe kürzlich verschiedene Mitglieder unseres Support-Teams gefragt: „Welche Fragen zu HotDocs werden Ihnen am häufigsten gestellt und wie lösen Sie diese?“ Ich möchte Ihnen nun einige davon vorstellen.
- Wie entferne ich eine Zeile aus einer Tabelle sowie den darin enthaltenen Text?
Ich finde, dass das Formatieren von Tabellen in Microsoft Word manchmal schwierig sein kann. Daher überrascht es mich nicht, dass unser Support-Team Fragen von Kunden zur Arbeit mit Tabellen in HotDocs erhält.
Manchmal verwenden unsere Kunden Tabellen, um ihre Dokumente zu strukturieren, und müssen beim Erstellen ihrer Vorlagen möglicherweise Zeilen aus der Tabelle entfernen, um das Ausblenden von Absätzen widerzuspiegeln.
Im folgenden Beispiel gibt es drei strukturierte Absätze in einer Tabelle, und der Kunde möchte den zweiten Absatz, Pellentesque, ausblenden.
| 1. Lorem Ipsum | Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse eu nisi lectus. Praesent quam lacus, efficitur ac odio eu, dictum porta nunc. Mauris. |
| 2. Pellentesque | Pellentesque viverra pellentesque consectetur. Cras blandit erat eros, sit amet semper libero finibus ac. Nunc rutrum dui eget purus dapibus. |
| 3. Aenean | Aenean a ante a risus malesuada viverra a in velit. Etiam mattis id risus vitae fringilla. Nulla blandit. |
Das ist ganz einfach. Wir können die Tabelle mit der Schaltfläche „Tabelle teilen“ in Word teilen und unsere IF-Felder über und unter den Absatz setzen.
| 1. Lorem Ipsum | Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse eu nisi lectus. Praesent quam lacus, efficitur ac odio eu, dictum porta nunc. |
„IF Include pellentesque“
| 2. Pellentesque | Pellentesque viverra pellentesque consectetur. Cras blandit erat eros, sit amet semper libero finibus ac. Nunc rutrum dui eget purus dapibus. |
«END IF»
| 3. Aenean | Aenean a ante a risus malesuada viverra a in velit. Etiam mattis id risus vitae fringilla. Nulla blandit. |
HotDocs ist intelligent genug, um zu erkennen, wenn Sie ein IF- oder END IF-Feld in einem Absatz haben. In diesem Fall bereinigt es den Absatz und verbindet die Zeilen wieder miteinander!
- Wie kann ich bedingte Anweisungen mit mehreren Auswahlmöglichkeiten erstellen?
Ein weiteres heißes Thema im Support-Team sind bedingte Anweisungen mit Multiple-Choice-Fragen.
Wir können Multiple-Choice-Variablen auf zwei verschiedene Arten verwenden: entweder „eine der oben genannten Optionen auswählen“ oder „alle oben genannten Optionen auswählen“. Die Strukturierung unseres Dokuments hängt davon ab, welche dieser Optionen wir verwenden.
Anhand des folgenden Screenshots können Sie sehen, dass ich fünf Klauseln habe und in diesem Fall nur eine davon auswählen möchte, um sie in das Dokument einzufügen. Das ist ideal für die Standard-Multiple-Choice-Frage, bei der der Benutzer standardmäßig nur eine Option auswählen kann. Damit dies funktioniert, strukturiere ich mein Dokument so, dass es eine Reihe von IF- und ELSE IF-Feldern enthält, die jeden Absatz umgeben. Die Verwendung von ELSE IF bedeutet, dass sich die Absätze auf Vorlagenebene gegenseitig ausschließen und selbst wenn sich die Frage ändert oder irgendwie falsch beantwortet wird, verhindert die Vorlage, dass zwei Absätze zum Dokument hinzugefügt werden.
Auf dem nächsten Screenshot sehen wir jedoch, dass wir eine Reihe von Klauseln haben, aus denen der Benutzer bei Bedarf mehrere auswählen kann. Um diese Konfiguration zu erstellen, können wir das Feld ELSE IF nicht verwenden, da dies gegenseitige Ausschließlichkeit erzwingt. Stattdessen müssen wir die Felder IF und END IF durchgehend verwenden und die Mehrfachauswahlvariable entsprechend anpassen.
Jetzt überprüft jeder Absatz seinen eigenen Eintrag in der Multiple-Choice-Variablen und wird unabhängig von den anderen Absätzen in das Dokument aufgenommen, wenn er aufgerufen wird. So können Sie die Optionen, die Sie in Ihren Vorlagen anbieten, flexibel gestalten.
Für alle, die gerade erst mit HotDocs beginnen oder wenn Sie einfach nicht herausfinden können, wie etwas funktioniert, stehen Ihnen die Produktexperten in unseren Büros zur Verfügung, die über umfangreiche Erfahrung verfügen und alle Tipps und Tricks zu HotDocs kennen. Wenn Sie Fragen zur Vorlagenverwaltung oder -erstellung haben, die durch die verfügbaren Online-Ressourcen nicht beantwortet werden konnten, können Sie sich an unser Team von HotDocs-Experten unter [email protected] (Support für Nordamerika) oder [email protected] (Support für Großbritannien) wenden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
