经受 I-9 审核的有用指南

I-9 审核程序

整理所有 I-9 表格

雇主需要检查并确保目前在美国为您工作的每一位员工都有 I-9 表存档。如果您有任何为贵组织工作的非雇员（如志愿者或顾问）的 I-9 表，则应将其从文件中删除。

接下来，您要对 I-9 表进行优先排序。最优先处理的是没有 I-9 表的在职员工，因为这构成了最大的风险，您需要立即核实他们在美国工作的资格。其次是审查在职员工的 I-9 表，以确保其填写完整、正确。最后，您应审查已离职员工的 I-9 表。

收集丢失的 I-9 表

所有在 1986 年 11 月 6 日或之后受雇的员工都应将 I-9 归档。如果没有，则需要联系他们并指导他们提供 适当的文件。

作为雇主，您应向这些员工道歉，因为在雇用之初没有收集该表格。但是，您需要解释的是 必须填写根据联邦法律），如果不提供必要的文件，可能会导致解雇。与每位员工逐一进行口头或书面沟通，确保在 I-9 表审核文件中保留所有沟通内容的副本。

您应确定员工需要提供所需文件的日期--一般来说，他们应在工作的第二天携带这些文件。文件应为原件，当必要文件齐备时，应立即填写 I-9 表格。填写表格时应使用当前日期，即使受雇日期是多年前。在更正后的表格上附上说明，解释 I-9 表是在审核期间填写的；这一点至关重要，因为它表明您已努力遵守规定，并非故意违法。

完成这项工作并将 I-9 表添加到文件后，您就可以将该员工从审核名单中删除。

如果员工找不到所需的文件，移民局会列出一些 "收据"，可用作临时 替代（一般为 90 天）。如果他们未能在规定时间内提供必要的文件，则需要解雇该员工或让其休假。一旦提供了在美国工作的资格证明，他们就可以再次为您工作。

审计在职员工

系好安全带，因为这是最困难的一步。

美国公民与移民服务局（USCIS）有各种资源可帮助您正确完成这一流程并遵守相关规定。请在填写 I-9 表格时随身携带这些资源。正如此处所解释的，雇主只能更正第 2 和第 3 部分中的技术性错误；第 1 部分中的错误必须由员工自己更正。

将您的表格分成两个文件--一个是正确填写的 I-9 表，另一个是有错误的 I-9 表。

任何改动都应明确显示为更正。使用不同颜色的墨水，在不正确的信息上画一条线，并在改动处写上首字母和日期，确保改动一目了然。

重大错误，如整个部分留空或以不可接受的文件为依据，可能需要填写新的 I-9 表。

这三个部分都有一些常见错误需要注意。

第 1 节

• 姓名不完整或缺失、使用过的其他姓名（如娘家姓）、地址或出生日期。
• 选择 "合法永久居民 "后缺少 A 号码/美国公民与移民服务局号码。
• 选择 "获准工作至......的外国人 "后，缺少 A 号码/USCIS 号码或 I-94 表入境号码。
• 缺少签名或日期。
• 未确认移民身份。
• 未勾选 "我未使用准备人或翻译 "方框（如适用）。

第二节

• 文件列在错误的栏目下。
• 每份文件的信息不完整。
• 缺少企业名称、姓名或地址。
• 缺少就业/雇用日期。
• 组织代表未在表格上签字并注明日期。

第三节

• 未输入重新雇用日期。
• 未输入员工的新姓名。
• 未在表格上签名并注明日期。

审查错误并更正 I-9 表格

列出有错误的 I-9 列表--这将是审核日志。其中应包含员工姓名、错误及纠正错误的措施。

这些是最常见的错误：

• 缺失的信息
  • 如果在第 1 部分，员工应填写缺失的信息，并用当前日期首字母和日期表示
  • 如果第 2 部分缺少文件或签名，则需要填写新的 I-9 表格
  • 如果缺少录用日期，员工应填写录用日期，并用当前日期首字母缩写并注明日期
  • 如果第 3 部分缺少文件或签名，则需要填写新的 I-9 表格

• 第 2 部分的文件排错了栏目
  • 划掉不正确的信息，写入正确的信息。首字母缩写并注明当前日期。原始字迹应清晰可辨。
• 文件与 I-9 所列文件不符
  • 填写新表格，注明当前日期。
• 第 3 部分不完整
  • 对于大多数雇员来说，这一项都是空白的，因为只有在雇员被重新雇用或重新获得工作许可时才会填写。

在更正 I-9 表中的每张表格时，应将更正内容添加到 I-9 表日志中。

整理并更正被解雇员工的 I-9 文件

一旦员工被解雇，确定 I-9 表的保留期限。使用与在职员工相同的程序纠正被解雇员工的任何错误。如果您无法纠正错误（如缺少员工签名），请在审核日志和相应的 I-9 表上注明。

在审计日志中记录步骤和修正

在您检查和更正 I-9 表格并补充遗漏的表格时，请整理这些表格并记录所有步骤。将审核文件与 I-9 表放在一起或单独存档，但要确保文件存放在安全可靠的地方。