新冠疫情永久性地改变了我们的工作方式。随着企业迅速转向远程办公模式，它们逐步采用各类系统来留住员工并维持业务运转。人力资源专业人员如今肩负着维系分散员工队伍间持续沟通的重任，这要求他们进行周密规划与充分准备。
人力资源（HR）领导者被迫重新思考并重组后疫情时代的办公环境。最重要的是重新评估工作方式的战略，包括劳动力结构的演变。那些基于信任与透明度精心规划远程工作策略的企业，能够提升员工的参与度和忠诚度，进而为业务发展创造价值。
本文探讨了远程办公环境中对人力资源领导者至关重要的业务连续性趋势与建议。
2021年及未来人力资源领导者的业务连续性趋势
疫情催生了以远程办公为核心的新商业环境。为此，企业不得不重新审视并更新其商业计划。为确保业务连续性，人力资源主管必须做好准备，在员工大多远程办公的情况下，同时管理危机应对的多个关键阶段：准备、响应、恢复和韧性建设——且需无缝衔接。
趋势一：灵活且适应性强的规划
灵活适应性规划的趋势持续增强。随着传统办公室员工转向更分散的劳动模式，人力资源管理流程也随之演变，以适应远程工作的调整。
人力资源领导者不得不迅速调整策略，以应对远程办公带来的挑战。例如，从传统办公室环境到居家办公的突然转变，导致员工士气和参与度出现问题。此外，缺乏完善安全协议的分散式劳动力，不仅为雇主创造了新的安全漏洞，更增加了遭受网络攻击的风险。
趋势二：重新重视员工福祉
近期疫情的影响给企业管理者和人力资源专业人士都带来了诸多挑战。担忧健康或工作稳定性的员工往往效率低下。但人力资源经理可通过 缓解员工的焦虑。这些挑战为企业提供了思考如何 与团队有效沟通 团队、保障远程运营的安全可持续性，以及强化企业对员工健康福祉的关注。
趋势三：测试以应对任何中断
多重业务中断事件正呈上升趋势——包括疫情以及诸多其他外部因素。对风险管理、监管与合规性的日益重视，促使受监管行业的组织修订业务计划以规避处罚与罚款。为营造全公司范围的防范意识与威胁应对能力，组织必须建立统一的业务连续性测试策略，并由人力资源负责人向全体员工传达。
基于多重威胁情景开展测试，是为员工队伍和业务运营做好应对突发事件准备的有效途径。此外，此类测试能让员工确信企业已为应对任何挑战做好充分准备。
趋势#4：及时有效的事件管理与危机沟通
新冠疫情凸显了高效事件管理与沟通策略的重要性。若无法在整个过程中保持沟通畅通，再完善的计划也难免失败。无论企业规模大小，人力资源负责人都必须评估、规划并执行多种沟通方式，以便在灾难发生时及时向员工传递信息。当传统语音通信和电信系统受阻时，应考虑采用应急通知软件等替代方案，确保每个人都能获取最新动态。
管理和激励分布式员工队伍的建议
大多数组织已至少部分转向远程办公模式。尽管许多人认为员工更倾向于远程工作，但团队中可能存在部分成员正面临困境。事实上，超过 七成雇主 雇主在转型过程中都遇到了困难。研究人员在测量员工动机时发现，被迫居家办公的员工 的员工积极性最低。
在家办公的人在办公室工作的时间往往超过预期，但家庭办公环境 可能影响工作质量。若贵组织计划维持居家办公模式（即使是兼职形式），人力资源团队应与远程员工紧密协作，确保其顺利开展工作。
为帮助员工保持积极投入和高效产出，人力资源主管必须关注员工的整体福祉，包括身心健康：
1. 善于换位思考
在应对远程团队管理的挑战时，请保持耐心。每个人身处不同的工作环境，面临着各自的困境。线上沟通未必能准确传递说话者的语气，因此要留意收件人可能对电子信息产生的解读。请信任您的团队，并协助公司领导层将关注点从单纯追求截止日期转向交付高质量工作。
2. 制定时间表并明确预期
为保持工作势头，设定工作时长与休息时间等边界至关重要，同时需明确团队期望。确定与各团队及员工个人的沟通频率，鼓励使用能追踪进度并发送项目更新的软件，这有助于提升跨部门流程的透明度。提醒员工适时休假以恢复精力、缓解压力，避免工作倦怠。
3. 保持联系
远程办公可能导致团队成员产生孤立感或缺乏联系。正如 盖洛普研究指出，在正常情况下，孤立感会使工作效率降低21%。疫情无疑加剧了这一比例。人力资源负责人应鼓励管理者定期与团队成员沟通，开展线上会议，并公开认可员工在项目推进中的付出。
保持联络的另一关键在于确保团队成员能够持续获得网络连接和电力供应。您是否考虑过重大天气事件可能对居家办公员工造成的影响？建议为关键员工配备移动热点和发电设备，无论身处何地，都能保障其网络畅通与电力供应。
4. 以身作则
人力资源团队应展现对远程办公成功的坚定承诺。团队内部应使用统一工具进行互动并共享工作进展，与员工交流时请主动开启视频通话。
5. 更新职责分工
无论是因裁员还是远程办公的挑战，部分团队成员可能承担了更多职责。人力资源专员可协助团队领导者审视、更新并明确团队中每个岗位的职责范围，同时厘清团队目标。
6. 征求反馈并庆祝成功
保持开放态度，倾听各团队的见解，以探索实现业务目标的新方法和改进方案。在例行沟通中，探讨哪些流程运行良好，并征询团队在远程工作期间的改进建议。
7. 保持敏捷与灵活
新组建的远程团队势必会遭遇人力资源团队前所未见的挑战。请做好准备，在确保业务连续性的同时，灵活应对瞬息万变的局面和不可避免的突发状况。
与分布式员工队伍的沟通
许多企业领导者一直苦于如何在员工不在办公室时保持联系。如今随着远程办公员工数量激增，能够通过任何设备与他们顺畅沟通变得比以往任何时候都更为重要——无论他们身处何地。制定并实施全面的沟通计划，既能增强员工信任感，又能提升其工作积极性和生产效率。
例如，随着新冠疫情的发展，监测并传达联邦、州和地方的最新动态与指导方针是此类计划的重要组成部分。及时向员工通报公司最新的指导方针和操作规程，有助于缓解员工的困惑与焦虑。
借助合适的资源，人力资源负责人能够及时向员工传达公司业务调整及应急准备培训的最新动态。Preparis等平台为团队成员提供集中化的共享资源库访问权限，涵盖各类资料与教育培训内容。诸如Preparis警报系统等应急通知工具 Preparis Alerts 能根据部门或地域向特定人群发送短信或邮件确认信息。这些工具通过地理围栏技术实现精准推送，确保相关员工及时获取必要信息。
与员工保持及时透明的沟通，是构建成功远程工作环境的关键要素。
总而言之
新冠疫情只是众多颠覆性因素之一。商业风险与威胁持续加剧且不断演变，使业务连续性成为企业的首要任务。人力资源管理流程必须快速适应，尤其要应对远程办公模式带来的持续性挑战。企业领导者——特别是人力资源专业人士——必须在组织内部建立并保持持续沟通，以确保企业韧性。
编者按： 本文章最初发表在 Preparis 业务连续性软件网站上。2024 年 10 月，Mitratech 收购了业务连续性规划和应急响应解决方案的领先供应商Preparis。对内容进行了更新，以反映 Mitratech 扩大的产品范围、行业进步和监管动态。
