联邦承包商需要帮助来评估风险和选择方向，以使他们的招聘计划符合联邦合同合规项目办公室（OFCCP）积极执行的不断变化的法规。根据最近的执法统计数据，在本届政府执政期间，联邦合同合规项目办公室（OFCCP）标记的违规数量继续呈强劲上升趋势，层层复杂的法规显然令承包商们感到沮丧。承包商可以关注两大问题，这将为他们的招聘计划提供一些方向。
- 必须解决的一个问题是实施有据可查的招聘政策，重点是使用社交媒体的规则。
- 另一项培训计划的重点是记录保存方面的问责制，从而将可辩护和有意义的申请人库纳入平权行动计划。
关于互联网申请人定义的最终规定于 2006 年生效，但承包商仍在努力让相关人员（从招聘人员到执行层人员）了解这些规定，并成功地将遵守规定与成功招聘结合起来。这并不是说人们没有读懂这些规定，因为互联网时代的申请人定义从一开始就是一个有争议的话题，而且争论不休。我认为，更多的情况是，在技术瞬息万变的世界里，招聘人员仍然对法规感到负担沉重，人们很难将规则应用于招聘中的无限变化。可笑的是，在该规定生效六年多之后，人们在主动招聘和记录要求方面仍然是问题多多，答案寥寥。多年来，我一直在举办与 OFCCP 合规性和记录保存规则相关的网络研讨会，几乎每次会议都会讨论有关申请人定义的问题。如今，随着招聘人员进入 Facebook 和 LinkedIn 空间，记录保存问题变得更加复杂。在与合规性相关的社交媒体用户群中，人们几乎每天都在发布问题，表达对管理所有这些非虚拟招聘场景的困惑，在许多情况下，答案并不绝对，而且充满了 "如果"。
让我们快速回顾一下求职者转为申请人必须具备的四项条件。 我知道人们多年来一直在阅读这些要求，但人们仍在努力解释。请注意，求职者必须通过所有四项标准才能成为申请人，而不仅仅是一项或两项。
首先--个人通过互联网或相关电子数据技术提交就业意向书；
- 这意味着承包商需要有明确的要求，规定求职者必须遵守的流程，如果他们不遵守规则，就不会被考虑，也不会成为求职者
第二--承包商考虑雇用该个人担任某个职位；
- 与 "考虑 "的含义有关的问题成堆。把某人放入数据库并不意味着他们被考虑过。对他们的要求进行实质性审查才意味着他们被考虑过。
第三 - 个人表达的意向表明其具备该职位的基本资格；以及
- 资格必须明确。求职者必须符合岗位的基本资格要求。关键是资格必须定义明确，并且可以辩护。承包商应关注那些可能已不再适用于该工作的资格条件，因为 OFCCP 正在对承包商进行审查，特别是在工作量大、初级职位方面。承包商是否对资格进行定期审查？
第四--在承包商的遴选过程中，个人在收到承包商的聘用通知之前，不得将自己排除在进一步的考虑之外，或以其他方式表示对该职位不再感兴趣。
- 人们总是会问，什么时候可以将申请人排除在外。一旦你发出了录用通知，他们就被锁定了。然而，一种常见的、有时也是有价值的分析方法是，除了分析申请人与实际聘用人员的情况外，还可以比较申请人与聘用人员的情况。结果可能会有所不同。
展望 2013 年，我们将看到招聘人员在 LinkedIn 和 Facebook 上找到更多的被动和主动求职者。招聘人员的职责就是找到最合适的求职者，因此很难责怪他们沉迷于这些黄金资料库，因为这些资料几乎涵盖了所有会使用电脑的人的详细信息。有了唾手可得的所有工作经历和资历，招聘人员在以数量和质量为收入基础的情况下，拒绝局限于有限的求职者简历数据库也就不足为奇了。与此同时，在这些系统内进行招聘也给承包商带来了巨大的挑战，既要承担记录义务，又要防止招聘人员对种族、性别和残疾状况等本应视而不见的信息做出选择。 有鉴于此，承包商面临的挑战是如何在有效招聘与合规之间架起一座桥梁。目前，在社交媒体上进行招聘几乎没有正式的指导，风险也很大。一个切实可行的建议是，询问你信任的人，与专业人士建立联系，并结合大量常识。
随着总统大选的落幕，OFCCP 将继续寻求大幅提高有关记录保存和外联的要求，这将使适应挑战变得更加复杂。2013 年的合规性要求承包商承认社交媒体带来的问题，然后制定一项计划来保护组织，同时还能让招聘人员找到最优秀的人才。没问题吧？
在制定游戏计划时，承包商需要深刻认识到社交媒体带来的问题，例如
- 如果潜在应聘者因种族、性别、残疾等不应成为招聘等式一部分的个人资料而被忽视，社交媒体就会带来明显的招聘歧视隐患。
- 招聘人员可以获取可能影响招聘意愿的其他因素，包括个人照片、社交活动和其他不属于甄选过程的变量。
- OFCCP 非常关注社交媒体上的招聘，如果您承认使用了这些工具，就会因一系列原因而受到审查，其中包括：
- 非裔美国人和西班牙裔社区对 LinkedIn 利用不足
- Facebook 严重向 40 岁以下用户倾斜
- 招聘人员可评估或核实个人资料所有者无意中发布的资格信息
- 信息可用作背景调查的一部分
- 简介中经常用朋友的推荐信代替专业推荐信
那么，进入 2013 年，承包商应该考虑些什么呢？制定招聘战略的方法之一是考虑风险承受能力，并围绕风险承受能力制定计划。
保守方法--如果公司不能容忍风险，那么计划就是制定严格的招聘和职位发布规则。公司可以通过以下方式严格限制社交媒体的使用：
- 制定通过法律审查的严格书面政策，规定招聘人员不得为空缺职位招聘被动应聘者，社交媒体的使用严格限于在经批准的公司网页上发布空缺职位信息
- 在组织内部张贴规则，每年（至少）提供有记录的培训，并让招聘人员签署使用协议。公司可对违反规定者的就业状况进行威胁。
- 在公司招聘网站和社交媒体页面上明确公布所有申请和平等就业机会要求及政策
- 在可能的情况下，始终跟踪申请人的来源，并确保避免可能限制不同候选人的招聘计划
适度方法--一个更加灵活的计划，对风险的容忍度有限：
- 制定经法律顾问批准的书面政策，概述社交媒体招聘规则。务必通过定义外部招聘规则来保护公司。这样，如果违反了政策，公司的责任就可以得到控制。
- 允许招聘人员利用社交媒体进行招聘，并制定简单而具体的规则来保护公司。招聘人员可以在公司内部系统中浏览潜在客户并邀请他们申请工作。
- 招聘人员只能使用公司指定的政策邀请他人申请职位，在候选人对邀请做出回应表示有兴趣之前，招聘人员不得执行遴选流程的任何步骤。
- 定期（至少每年一次）开展相关主题的培训，并记录培训内容和参加情况。同时，提供培训资源，如录制的网络研讨会/和简单易懂的说明。
- 其中最重要的一项，也是适度方法的成本，就是努力跟踪来自社交媒体的申请人，将其作为招聘来源的一个选项放在申请表上。然后，承包商必须收集和分析数据，以确保遴选过程中没有潜在的歧视。这比人们意识到的要困难得多，因为平权行动计划（AAP）可能会发现选拔过程中种族或性别之间的差距，但仅此并不能说明全部问题。承包商还必须认识到，申请人才库中也可能缺乏多样性。虽然统计问题没有出现在 AAP 中，但这并不意味着其他问题不会悄然而至，例如不平衡的求职者库，或者由于前面提到的原因，合格的求职者没有被邀请进入招聘流程，从而被认为被冷落了。
- 如果公司是一个高工作量的雇主，建立年中分析是一个好主意。在我的印象中，对招聘数据进行年中检查的公司还不够多。
- 请记住，新的 EEO 普查文件即将发布。如果您的申请人库与您的计划可用性库存在巨大差异，那么如果/当您被审计时，这可能会引起劳工部某个机构的注意（提示），我们预计 2013 年会有很多审计。事实上，11 月 14 日已经发出了一大波预先警告和 OFCCP 安排函。
渐进式方法--承包商可以选择一个更加开放、风险容忍度更高的系统，接受社交媒体和非传统招聘工作。这将是一种高风险、高回报的招聘理念。
- 与劳工律师合作，制定不妨碍在外部招聘中使用社交媒体的一般规则
- 就如何利用社交媒体进行招聘提供培训，培训主题是限制责任，同时又不使公司面临明显的招聘问题
- 审查年度平权行动计划，查找招聘数据中的 "红旗"。如果申请人库明显受到影响，则应寻求扩大招聘渠道。
- 睁大眼睛，留意一些警示信号，如求职者的抱怨或过度依赖任何单一的求职方法。善意的努力通常是为了分散和尝试寻找候选人的新渠道。
开放式招聘增加了保存记录的难度，因为公司要依靠招聘人员来确定谁对谁有兴趣，谁被考虑过。对招聘人员审查过的网上资料进行跟踪的概念是一个很大的挑战，因为没有任何法规规定，LinkedIn 或 Facebook 账户等网上资料表明应聘者有兴趣。OFCCP 公布的申请人互联网定义的一个要素是，候选人必须提交一份意向书。有些人可能会说，拥有在线个人资料本身就是一种意向表达，但我不同意这种说法。
承包商应与律师商讨如何界定他们的计划（注意这个经常出现的主题），以便招聘人员可邀 请他人应聘，而且只有在他们应聘时才会考虑他们，反过来，如果公司有合理的（多样 化的）应聘者库，而且不完全依赖一种外部招聘方法，那么公司的行为就是合理的。这就是为什么需要定期监测，因为如果公司不对结果进行分析，他们可能会发现问题已经根植于他们的招聘文化中。如果 OFCCP 掌握了任何表明招聘流程存在漏洞的数据，那么公司就无法挽回损失，违规通知和可能的调解协议也会随之而来。
网络招聘的概念正在发生变化，我们可以毫不夸张地说，随着网络文化的不断发展，纸质简历即将被淘汰，而隐私保护之争才刚刚开始。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
