特朗普政府联邦合同合规计划办公室（OFCCP）及其主任克雷格·林恩近期重启了合规核查——某些圈子里称之为"轻量级"合规评估。 合规检查是联邦合约合规计划办公室宣称将用于核查联邦承包商或分包商是否保留了平权行动合规所需记录的工具。本质上，该检查是判断承包商是否已建立履行平权行动义务所需基础要素的初步指标。
合规性检查简史
虽然合规性检查的侵入性远不如全面合规性评估，但也不能掉以轻心，因为成功通过合规性检查所涉及的工作要比许多联邦承包商可能认为的多得多。如果 OFCCP 认为不合规是安排更深入审计的中性理由，那么未能通过审查可能会导致严重后果，例如全面合规性评估。
正如克林顿政府初期最初设想并实施的那样，合规检查原本是一种所谓的"咖啡会谈"——由联邦合约合规计划办公室（OFCCP）合规官员与联邦承包商进行半小时的简短面谈，以审查平权行动合规的若干基本要素。 合规官员会分别从该机构执行的三项法律中各抽取一项进行核查：第11246号行政命令、《联邦康复法案》第503条款，以及《越南战争时期退伍军人再就业援助法案》（VEVRAA）。
合规检查在小布什政府时期基本被废止，因其实施成本过高。在美国农村地区尤为如此——合规官员仅为进行30分钟的现场谈话就需长途跋涉。 2005年，联邦合规合约办公室（OFCCP）颁布最终规定，取消了合规官员必须实地走访承包商场所进行合规检查的要求。该规则变更使联邦承包商可选择接受现场核查，或向OFCCP提交材料进行"桌面审核"式合规检查。近年来，奥巴马政府已完全放弃将合规检查作为审计工具。
为什么这很重要？
美国联邦合约合规计划办公室（OFCCP）2019年3月在其官网发布的《企业排期公告清单》（CSAL）中，列出了约3500家拟接受合规审查的企业，其中包括500家合规检查对象。这些企业通常员工规模较小，由OFCCP各区域办公室选定。 此外，根据2019年4月提交给管理和预算办公室（OMB）的新版及修订版日程安排函说明，OFCCP预计每年将开展多达1,000次合规检查。因此，为证明其预算拨款合理性，并在人员缩减的情况下实现合规评估总量的大幅增长，OFCCP必须显著增加合规检查的使用频率。
合规检查包含哪些内容？
合规性核查涉及联邦承包商需证明其已遵守由联邦合同合规计划办公室（OFCCP）执行的非歧视政策各来源中至少一项重要要素的文件：
- 第11246号行政命令（以及第503节与《退伍军人就业与再培训援助法案》）——上年度平权行动计划执行结果
- VEVRAA——职位广告示例，包括州就业服务机构发布的职位列表
- 第503节——残疾人士便利措施示例
表面上看，合规检查对承包商的要求似乎相当基础。毕竟，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在向管理和预算办公室（OMB）提交的日程安排函中估计，每家承包商仅需两（2）小时即可收集合规检查所需材料。然而，让我们看看实际涉及的内容。
- 上年度AAP结果（行政命令第503条，退伍军人就业与再培训援助法案）
此项合规检查要素本质上要求承包商必须已准备好前一年度完整的行政命令平权行动计划统计分析，包括可用性分析、利用率分析及安置目标。合规检查中唯一无需准备的环节是平权行动计划的叙述性报告，这类报告通常包含大量"固定格式"措辞。 对于第503节和《退伍军人就业与再培训援助法案》的AAP，还需完整追踪员工残疾状况及退伍军人人口统计数据，并编制利用率分析（针对残疾人士的目标）和基准分析（针对受保护退伍军人的目标）。因此，尽管实际需提交的信息范围看似有限，若承包商尚未完成平权行动计划，达到这一阶段仍将面临"突击赶工"的局面。 联邦合约合规计划办公室认为，大量联邦承包商直至收到日程安排函才着手准备AAP，此时才开始手忙脚乱地赶工。联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的合规检查安排函及常见问题解答同时表明，该机构将要求承包商提交以下材料：为实现行政命令中规定的《平权行动计划》（AAP）安置目标所作出的善意努力证明，以及针对残疾人士和受保护退伍军人开展的招聘与外联工作成效的全面评估。总体而言，此次首次合规检查的要素涵盖了大量文件和数据提交要求，这些内容原本需通过《细目清单》才能完成全面合规评估。
- 职位广告示例，包括州就业服务交付系统（ESDS）的职位列表
若承包商未将其空缺职位登记在适用的就业服务交付系统（ESDS）中，此项合规检查要素将引发实质性问题。 承包商无法追溯性地提供向就业服务机构发布职位的证明文件。换言之，承包商不能"重造轮子"——即为已填补且未在ESDS系统登记的职位空缺，事后补交ESDS登记证明。 联邦合规合约办公室（OFCCP）的合规官员通常会在审计启动前核查此项。仅此一点就足以说明联邦承包商应借助第三方服务商作为"信息中转站"，同时向特殊利益倡导组织发送职位空缺公告，并向相关就业服务交付系统（ESDS）机构提交职位信息。 - 为残疾人提供的便利措施示例
目前尚不清楚需要多少个"示例"才能满足联邦合规与合约执行办公室（OFCCP）合规官员对第三项合规检查要素的要求。不过，凭借记忆和现有文件，通常无需费力即可追溯性地整理出便利措施及成效的案例。毕竟，这些目前仅是"示例"，而非所有便利请求的完整记录。 人力资源部门可能已存在符合《美国残疾人法案》或《家庭医疗休假法案》等联邦法规的合规记录。若承包商委托第三方服务商管理休假与残疾事务，相关工作便利措施的信息获取将更为便捷。
下一个地平线
尽管尚未获得批准，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）拟向管理与预算办公室（OMB）提交的修订版合规检查安排函中，包含若干微妙却重要的变更。1首先，若承包商选择不接受现场核查，修订后的核查安排函要求所有数据和材料必须以电子形式提交。其次，必须提交依据《第11246号行政命令》、第503条款及《退伍军人就业与再培训援助法案》制定的书面平权行动计划，而非仅提交"上年度核查结果"。 第三，所有残疾人士的便利措施申请（及采取的行动）均须提交，而非仅提供"示例"。在现阶段，尚无理由认为OFCCP的提案不会获得OMB批准。
结论
显然，合规检查远不如"传统"合规评估那样侵入性强或流程复杂，也不像全面机构审查那样可能无休止地拖延。然而，合规检查绝非可轻视之事，因为它涉及大量细目清单要素——这些要素在全面审计中本应被要求提供。 合规检查还需严肃对待，因为合规工作不力或完全未能合规，可能为联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提供客观依据，使其未来将该承包商列为全面合规评估的重点对象。
加里·钱伯林是米勒约翰逊律师事务所平权行动与政府承包商业务组的负责人。若对本文内容或联邦合同合规计划办公室（OFCCP）/平权行动及政府承包商合规事宜有任何疑问，欢迎直接联系加里，邮箱：[email protected]，电话：(616) 831-1709，网址： 。更多资源可访问米勒约翰逊官网（www.millerjohnson.com）。
1. 联邦合约合规计划办公室（OFCCP）还提出了两份新的日程安排函，用于启动对建筑承包商的合规检查，分别适用于：(a) 主/直接建筑合同；以及 (b) 联邦援助建筑合同。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
