L'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) de l'administration Trump et son directeur, Craig Leen, ont récemment ressuscité le Compliance Check - ce qui est connu dans certains cercles comme une évaluation de conformité "légère". Un contrôle de conformité est un outil que l'OFCCP affirme utiliser pour déterminer si un contractant ou un sous-traitant fédéral a tenu les registres requis en matière de conformité à l'action positive. Essentiellement, un contrôle de conformité est un premier indicateur permettant de déterminer si un entrepreneur a mis en place certains des éléments de base et fondamentaux pour se conformer aux obligations en matière d'action positive.
Petite histoire des contrôles de conformité
Bien qu'il soit loin d'être aussi intrusif qu'une évaluation complète de la conformité, un contrôle de conformité ne doit pas être pris à la légère, car réussir à s'en sortir implique beaucoup plus de travail que ne le croient de nombreux entrepreneurs fédéraux. Un échec peut avoir de graves conséquences, telles qu'une évaluation complète de la conformité, si l'OFCCP estime que la non-conformité est un motif neutre pour programmer un audit plus approfondi.
Tel qu'il a été envisagé à l'origine et mis en œuvre au début de l'administration Clinton, le contrôle de conformité consistait en une "conversation autour d'un café", c'est-à-dire une brève réunion d'une demi-heure entre un responsable de la conformité de l'OFCCP et un entrepreneur fédéral, afin d'examiner quelques éléments de base de la conformité aux mesures d'action positive. Le responsable de la conformité examinait un point de chacune des "lois" appliquées par l'OFCCP : Executive Order 11246, Section 503 of the Federal Rehabilitation Act, et Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act (VEVRAA).
Les contrôles de conformité ont été essentiellement supprimés par l'administration Bush (II), qui les jugeait trop coûteux à mettre en œuvre. C'était particulièrement vrai dans les zones rurales des États-Unis, où les agents chargés du respect des règles devaient effectuer de nombreux déplacements simplement pour avoir une conversation de 30 minutes sur place. En 2005, l'OFCCP a publié une règle finale supprimant l'obligation pour un agent de conformité de l'agence de se rendre physiquement dans l'établissement d'un entrepreneur afin de procéder à un contrôle de conformité. Cette modification de la règle permet actuellement aux entrepreneurs fédéraux de choisir entre une visite personnelle de leur établissement ou l'envoi de documents à l'OFCCP sous la forme d'un contrôle de conformité "sur dossier". Ces dernières années, l'administration Obama a complètement abandonné les contrôles de conformité en tant qu'outil d'audit.
Pourquoi est-ce important ?
La Corporate Scheduling Announcement List (CSAL) de l'OFCCP de mars 2019, publiée sur le site web de l'agence, a identifié quelque 3 500 établissements ciblés pour une forme ou une autre d'examen de la conformité, dont 500 Compliance Checks. Ces établissements comptent généralement moins d'employés et devaient être sélectionnés au niveau régional de l'OFCCP. En outre, selon sa justification d'avril 2019 à l'Office of Management and Budget (OMB) proposant des lettres de programmation nouvelles et révisées, l'OFCCP prévoit d'effectuer jusqu'à 1 000 contrôles de conformité par an. Ainsi, pour justifier son budget et réaliser un nombre nettement plus élevé d'évaluations de la conformité avec son personnel réduit, l'OFCCP doit intensifier considérablement son utilisation des contrôles de conformité.
Qu'est-ce qu'un contrôle de conformité ?
Un contrôle de conformité implique la documentation qu'un entrepreneur fédéral s'est conformé à au moins un élément important de chacune des sources de non-discrimination mises en œuvre par l'OFCCP :
- Executive Order 11246(ainsi que Section 503 & VEVRAA)- Résultats du plan d'action positive de l'année précédente
- VEVRAA - Exemples d'offres d'emploi, y compris les listes des agences nationales pour l'emploi
- Article 503 - Exemples d'aménagements pour les personnes handicapées
À première vue, ce qu'un contrôle de conformité exige d'un entrepreneur semble assez simple. Après tout, la lettre de justification de l'OFCCP adressée à l'OMB estime qu'il ne faudra que deux (2) heures à chaque entrepreneur pour rassembler les documents nécessaires à un contrôle de conformité. Cependant, examinons ce qui est réellement impliqué.
- Résultats de l'AAP pour l'année précédente (Executive Order, Section 503, VEVRAA)
Ce premier élément du contrôle de conformité exige essentiellement qu'un contractant ait déjà préparé l'analyse statistique complète du plan d'action positive du décret exécutif de l'année précédente, y compris l'analyse de la disponibilité, l'analyse de l'utilisation et les objectifs de placement. La seule étape qui n'est pas nécessaire dans un contrôle de conformité est celle des rapports narratifs de l'AAP, qui impliquent souvent un certain nombre de formulations "passe-partout". Pour les AAP relevant de l'article 503 et de la VEVRAA, il faut également assurer un suivi complet des données démographiques relatives aux personnes handicapées et aux anciens combattants, et créer une analyse d'utilisation (les objectifs pour les personnes handicapées) et une analyse de référence (les objectifs pour les anciens combattants protégés). Ainsi, malgré l'étendue apparemment limitée des informations qui doivent être soumises, arriver à ce stade constituera toujours une "ruée" si un entrepreneur n'a pas encore achevé ses plans d'action positive. L'OFCCP estime qu'un nombre important d'entrepreneurs fédéraux ne préparent pas leurs plans d'action positive avant d'avoir reçu une lettre de programmation, et c'est alors que la course folle commence.La lettre de programmation du contrôle de conformité de l'OFCCP et la foire aux questions indiquent également que l'agence exigera d'un contractant qu'il fournisse des informations sur les efforts déployés de bonne foi pour atteindre les objectifs de placement dans le cadre de l'Executive Order AAP, ainsi qu'une évaluation complète de l'efficacité des efforts de recrutement et de sensibilisation destinés aux personnes handicapées et aux anciens combattants protégés. En définitive, ce premier élément du contrôle de conformité englobe un nombre substantiel de documents et de données qui seraient autrement exigés dans la liste détaillée pour une évaluation complète de la conformité.
- Exemples d'offres d'emploi, y compris les listes des ESDS de l'État
Si un contractant n'a pas répertorié ses offres d'emploi dans le système de prestation de services de l'emploi (ESDS) applicable, ce deuxième élément du contrôle de conformité posera réellement problème. Le contractant ne pourra pas fournir rétroactivement la documentation relative aux inscriptions auprès des agences pour l'emploi. En d'autres termes, il ne peut pas "recréer la roue" et soumettre des listes ESDS pour des postes vacants qui ont déjà été pourvus et pour lesquels il n'y a pas eu de liste ESDS. De toute façon, les agents de conformité de l'OFCCP vérifieront souvent ce point avant le début d'un audit. Il s'agit là d'une bonne raison pour les entrepreneurs fédéraux de faire appel à un fournisseur tiers qui peut agir en tant que "centre d'échange" pour l'envoi d'annonces de postes vacants aux organisations de défense d'intérêts particuliers et pour l'inscription sur les listes des agences ESDS concernées. - Exemples d'aménagements réalisés pour les personnes handicapées
On ne sait pas exactement combien d'"exemples" seront suffisants pour satisfaire un agent de conformité de l'OFCCP en ce qui concerne ce troisième élément du contrôle de conformité. Toutefois, avec un peu de mémoire et la documentation existante, des exemples d'aménagements et de résultats peuvent probablement être créés rétroactivement sans trop de difficultés. Après tout, il ne s'agit pour l'instant que d'"exemples" et non de l'ensemble des demandes d'aménagements. Il se peut que les ressources humaines disposent déjà d'une documentation relative au respect d'autres lois fédérales telles que l'Americans with Disabilities Act ou le Family Medical Leave Act. Les informations relatives aux aménagements de poste peuvent être encore plus facilement accessibles si un entrepreneur fait appel à un prestataire de services tiers pour la gestion des congés et des handicaps.
Le prochain horizon
Bien qu'elle n'ait pas encore été approuvée, la lettre de programmation révisée proposée par l'OFCCP à l'OMB contient quelques changements subtils, mais significatifs.1 Premièrement, si un entrepreneur choisit de ne pas se soumettre à une visite sur place, la proposition de lettre de programmation des contrôles de conformité exige que toutes les données et tous les documents soient soumis par voie électronique. Deuxièmement, les plans d'action positive écrits préparés conformément à l'ordre exécutif 11246, à la section 503 et à la VEVRAA doivent être soumis, et pas seulement les "résultats de l'année précédente". Troisièmement, toutes les demandes d'aménagements pour les personnes handicapées (et les mesures prises) devront être présentées, et non pas simplement des "exemples". À ce stade préliminaire, il n'y a aucune raison de croire que les propositions de l'OFCCP ne seront pas approuvées par l'OMB.
Conclusion
Il est clair qu'un contrôle de conformité n'est en aucun cas aussi intrusif ou impliqué qu'une évaluation "traditionnelle" de la conformité. Il n'est pas non plus susceptible de s'éterniser comme un examen complet de l'établissement. Toutefois, un contrôle de conformité ne doit pas être négligé, car il implique un nombre substantiel d'éléments de la liste détaillée qui seraient autrement requis dans le cadre d'un audit complet. Un contrôle de conformité doit également être pris au sérieux, car un mauvais travail de mise en conformité, ou une absence totale de mise en conformité, peut fournir à l'OFCCP une justification objective pour cibler le contractant en vue d'une évaluation complète de la conformité à l'avenir.
Gary Chamberlin est le président du groupe de pratique Affirmative Action & Government Contractors de Miller Johnson. Pour toute question relative à cet article ou à l'OFCCP, à l'action positive et à la conformité des entreprises publiques, n'hésitez pas à contacter Gary directement à l'adresse [email protected] ou au (616) 831-1709 à l'adresse . D'autres ressources sont disponibles sur le site web de Miller Johnson(www.millerjohnson.com).
1. L'OFCCP a également proposé deux nouvelles lettres de programmation pour le lancement de contrôles de conformité des entrepreneurs de construction, à utiliser dans le cadre (a) de contrats de construction principaux/directs et (b) de contrats de construction bénéficiant d'une aide fédérale.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
