Das Amt für die Einhaltung von Bundesverträgen (Office of Federal Contract Compliance Programs, OFCCP) der Trump-Regierung und sein Direktor Craig Leen haben kürzlich die Compliance-Prüfung wieder eingeführt – in einigen Kreisen auch als „Light-Version” der Compliance-Bewertung bekannt. Ein Compliance-Check ist ein Instrument, mit dem das OFCCP nach eigenen Angaben feststellen will, ob ein Auftragnehmer oder Subunternehmer des Bundes die erforderlichen Aufzeichnungen zur Einhaltung der Affirmative-Action-Vorschriften geführt hat. Im Wesentlichen ist ein Compliance-Check ein erster Indikator dafür, ob ein Auftragnehmer einige der grundlegenden Elemente entwickelt hat, die zur Erfüllung der Affirmative-Action-Verpflichtungen erforderlich sind.
Eine kurze Geschichte der Compliance Checks
Obwohl eine Compliance-Prüfung nicht annähernd so einschneidend ist wie eine umfassende Prüfung der Einhaltung der Vorschriften, sollte man sie nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn sie erfolgreich zu durchlaufen, bedeutet viel mehr Arbeit, als viele Bundesauftragnehmer glauben. Wenn die Prüfung nicht bestanden wird, kann dies schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. eine vollständige Prüfung der Einhaltung der Vorschriften, wenn die OFCCP der Ansicht ist, dass die Nichteinhaltung der Vorschriften ein neutraler Grund für die Planung einer eingehenderen Prüfung ist.
Wie ursprünglich zu Beginn der Clinton-Regierung vorgesehen und umgesetzt, handelte es sich bei einer Compliance-Prüfung um ein sogenanntes „Kaffeegespräch“ – ein kurzes, halbstündiges persönliches Treffen zwischen einem OFCCP-Compliance-Beauftragten und einem Bundesauftragnehmer, um einige grundlegende Elemente der Einhaltung der Affirmative Action zu überprüfen. Der Compliance-Beauftragte prüfte jeweils einen Punkt aus jedem der „Gesetze”, die die OFCCP durchsetzt: Executive Order 11246, Abschnitt 503 des Federal Rehabilitation Act und den Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act (VEVRAA).
Compliance-Prüfungen wurden unter der Regierung Bush (II) im Wesentlichen abgeschafft, da ihre Durchführung zu kostspielig war. Dies galt insbesondere für ländliche Gebiete in Amerika, wo Compliance-Beauftragte lange Anfahrtswege in Kauf nehmen mussten, um ein nur 30-minütiges Gespräch vor Ort zu führen. Im Jahr 2005 erließ die OFCCP eine endgültige Regelung, mit der die Verpflichtung für Compliance-Beauftragte von Behörden, zur Durchführung einer Compliance-Prüfung persönlich die Räumlichkeiten eines Auftragnehmers aufzusuchen, aufgehoben wurde. Diese Regeländerung gibt Auftragnehmern des Bundes derzeit die Wahl zwischen einem persönlichen Besuch in ihren Räumlichkeiten oder der Einsendung von Unterlagen an die OFCCP im Rahmen einer „Schreibtischprüfung” als Form der Compliance-Prüfung. In den letzten Jahren hat die Obama-Regierung Compliance-Prüfungen als Prüfungsinstrument vollständig abgeschafft.
Warum ist das wichtig?
Die im März 2019 auf der Website der Behörde veröffentlichte Liste der geplanten Unternehmensbesuche (Corporate Scheduling Announcement List, CSAL) der OFCCP identifizierte rund 3.500 Betriebe, die für eine Form der Konformitätsprüfung vorgesehen waren, darunter 500 Konformitätsprüfungen. Diese Betriebe haben in der Regel eine geringere Mitarbeiterzahl und sollten auf regionaler Ebene der OFCCP ausgewählt werden. Darüber hinaus geht die OFCCP laut ihrer Begründung vom April 2019 gegenüber dem Office of Management and Budget (OMB), in der sie neue und überarbeitete Terminplanungsschreiben vorschlägt, davon aus, dass sie jährlich bis zu 1.000 Compliance-Prüfungen durchführen wird. Um ihre Mittelzuweisung zu rechtfertigen und mit ihrem schwindenden Personalbestand eine erheblich gestiegene Gesamtzahl von Compliance-Bewertungen zu erreichen, muss die OFCCP daher den Einsatz von Compliance-Prüfungen deutlich verstärken.
Was beinhaltet eine Konformitätsprüfung?
Eine Konformitätsprüfung umfasst Unterlagen, aus denen hervorgeht, dass ein Auftragnehmer des Bundes mindestens ein wichtiges Element aus jeder der von der OFCCP durchgesetzten Nichtdiskriminierungsquellen erfüllt hat:
- Executive Order 11246 (sowie Abschnitt 503 und VEVRAA) – Ergebnisse des Affirmative-Action-Plans des Vorjahres
- VEVRAA – Beispiele für Stellenanzeigen, einschließlich Auflistungen bei staatlichen Arbeitsvermittlungsagenturen
- Abschnitt 503 – Beispiele für Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen
Auf den ersten Blick scheint das, was ein Compliance-Check von einem Auftragnehmer verlangt, recht einfach zu sein. Schließlich schätzt die OFCCP in ihrem Terminplanungsbrief an das OMB, dass jeder Auftragnehmer nur zwei (2) Stunden benötigen wird, um die für einen Compliance-Check erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen. Schauen wir uns jedoch einmal an, was dabei tatsächlich zu tun ist.
- AAP-Ergebnisse für das Vorjahr (Verordnung, Abschnitt 503, VEVRAA)
Dieses erste Element der Compliance-Prüfung verlangt im Wesentlichen, dass ein Auftragnehmer bereits die vollständige statistische Analyse des Affirmative-Action-Plans (AAP) des Vorjahres einschließlich Verfügbarkeitsanalyse, Nutzungsanalyse und Vermittlungszielen vorbereitet hat. Der einzige Schritt, der bei einer Compliance-Prüfung nicht erforderlich ist, sind die narrativen Berichte des AAP, die oft eine gewisse Menge an „Standardformulierungen” enthalten. Für AAPs gemäß Abschnitt 503 und VEVRAA ist außerdem eine vollständige Erfassung der Daten zu Behinderungen und Veteranen unter den Mitarbeitern sowie die Erstellung einer Nutzungsanalyse (Ziele für Menschen mit Behinderungen) und einer Benchmark-Analyse (Ziele für geschützte Veteranen) erforderlich. Trotz des scheinbar begrenzten Umfangs der tatsächlich einzureichenden Informationen wird es daher immer noch zu einer „Hektik” kommen, wenn ein Auftragnehmer seine Affirmative-Action-Pläne noch nicht fertiggestellt hat. Die OFCCP geht davon aus, dass eine beträchtliche Anzahl von Auftragnehmern des Bundes ihre AAPs erst nach Erhalt eines Terminschreibens vorbereitet, woraufhin ein hektisches Durcheinander beginnt.Der Terminbrief für die Compliance-Prüfung der OFCCP und die häufig gestellten Fragen weisen ebenfalls darauf hin, dass die Behörde von einem Auftragnehmer verlangt, Informationen über die in gutem Glauben unternommenen Anstrengungen zur Erreichung der Vermittlungsziele in seiner Executive Order AAP sowie eine vollständige Bewertung der Wirksamkeit der Rekrutierungs- und Outreach-Maßnahmen für Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen vorzulegen. Insgesamt umfasst dieses erste Element der Compliance-Prüfung eine beträchtliche Anzahl von Dokumentationen und Datenübermittlungen, die ansonsten für eine vollständige Compliance-Bewertung aus der detaillierten Auflistung erforderlich wären.
- Beispiele für Stellenanzeigen, einschließlich Einträge bei staatlichen ESDS-
Wenn ein Auftragnehmer seine offenen Stellen nicht beim zuständigen Employment Service Delivery System (ESDS) gemeldet hat, wird dieses zweite Element der Konformitätsprüfung zu einem echten Problem. Ein Auftragnehmer kann keine rückwirkenden Nachweise für Einträge bei Arbeitsvermittlungsagenturen vorlegen. Mit anderen Worten: Ein Auftragnehmer kann nicht „das Rad neu erfinden” und jetzt ESDS-Einträge für bereits besetzte Stellen einreichen, für die kein Eintrag bei ESDS vorgenommen wurde. Die Compliance-Beauftragten der OFCCP überprüfen dies ohnehin häufig vor Beginn einer Prüfung. Dies allein ist schon ein guter Grund für Auftragnehmer der Bundesregierung, einen Drittanbieter zu beauftragen, der als „Clearingstelle” fungiert und Stellenanzeigen sowohl an Interessenverbände als auch an die zuständigen ESDS-Agenturen sendet. - Beispiele für Anpassungen für Menschen mit Behinderungen
Es ist nicht genau bekannt, wie viele „Beispiele” erforderlich sind, um einen OFCCP-Compliance-Beauftragten hinsichtlich dieses dritten Elements der Compliance-Prüfung zufriedenzustellen. Mit etwas Gedächtnis und vorhandenen Unterlagen lassen sich jedoch wahrscheinlich ohne großen Aufwand rückwirkend Beispiele für Anpassungen und Ergebnisse erstellen. Schließlich handelt es sich hierbei vorerst nur um „Beispiele” und nicht um die Gesamtheit aller Anpassungsanträge. Möglicherweise existieren bereits Unterlagen in der Personalabteilung, die sich auf die Einhaltung anderer Bundesgesetze wie dem Americans with Disabilities Act oder dem Family Medical Leave Act beziehen. Informationen über Arbeitsplatzanpassungen sind möglicherweise noch leichter verfügbar, wenn ein Auftragnehmer einen externen Dienstleister für Urlaubs- und Behindertenmanagement in Anspruch nimmt.
Der nächste Horizont
Obwohl noch nicht genehmigt, enthält der von der OFCCP vorgeschlagene überarbeitete Terminbrief für die Compliance-Prüfung an das OMB einige subtile, aber dennoch bedeutende Änderungen.1Erstens: Wenn ein Auftragnehmer sich gegen einen Vor-Ort-Besuch entscheidet, müssen laut dem vorgeschlagenen Compliance-Check-Terminbrief alle Daten und Unterlagen elektronisch eingereicht werden. Zweitens: Es müssen die tatsächlichen schriftlichen Affirmative-Action-Pläne vorgelegt werden, die in Übereinstimmung mit der Executive Order 11246, Section 503 und VEVRAA erstellt wurden, und nicht nur die „Ergebnisse des Vorjahres”. Drittens müssen alle Anträge auf Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen (und die ergriffenen Maßnahmen) vorgelegt werden, und nicht nur „Beispiele”. In dieser vorläufigen Phase gibt es keinen Grund zu der Annahme, dass die Vorschläge der OFCCP nicht von der OMB genehmigt werden.
Schlussfolgerung
Es liegt auf der Hand, dass eine Compliance-Prüfung bei weitem nicht so aufwendig und tiefgreifend ist wie eine „traditionelle” Compliance-Bewertung. Auch ist es unwahrscheinlich, dass sie sich wie eine vollständige Betriebsprüfung endlos hinzieht. Dennoch sollte eine Compliance-Prüfung nicht auf die leichte Schulter genommen werden, da sie eine beträchtliche Anzahl der Elemente der detaillierten Liste umfasst, die ansonsten bei einer vollständigen Prüfung erforderlich wären. Eine Compliance-Prüfung sollte auch deshalb ernst genommen werden, weil eine mangelhafte oder gar fehlende Einhaltung der Vorschriften der OFCCP einen objektiven Grund liefern könnte, den Auftragnehmer in Zukunft einer vollständigen Compliance-Bewertung zu unterziehen.
Gary Chamberlin ist Vorsitzender der Praxisgruppe „Affirmative Action & Government Contractors” (Fördermaßnahmen und staatliche Auftragnehmer) bei Miller Johnson. Bei Fragen zu diesem Artikel oder zu OFCCP/Fördermaßnahmen und Compliance-Angelegenheiten für staatliche Auftragnehmer wenden Sie sich bitte direkt an Gary unter [email protected] oder (616) 831-1709. Weitere Ressourcen finden Sie auf der Website von Miller Johnson (www.millerjohnson.com).
1. Die OFCCP hat außerdem zwei neue Terminierungsschreiben für die Einleitung von Konformitätsprüfungen bei Bauunternehmern vorgeschlagen, die für (a) Haupt-/Direktbauverträge und (b) staatlich geförderte Bauverträge verwendet werden sollen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
