所有企业都必须遵守一系列州和联邦就业法规。如果您不了解就业法律法规，或者知道但不遵守，您的企业可能会被要求支付费用或面临被起诉的危险。聪明的企业可以怎么做？积极主动地进行人力资源审计。
人力资源审计是对企业雇佣政策和实践的全面审查。审核员将审查员工手册、招聘和录用流程、新员工入职方式、薪酬和福利、安全、绩效管理和培训等方面。此外，审核员还希望了解员工流失率、员工满意度和员工投诉数量等问题。
就像去医院做年度体检一样，人力资源审计可以帮助贵公司确定人力资源系统的健康状况。如果发现有不符合要求的地方，审核员可以提出建议和最佳做法。
以下是人力资源审计中常见的五个风险领域。
- 对豁免和非豁免工作的错误分类
工资和工时法律法规复杂多变，因此在职位分类时很容易出错。据美国劳工部（DOL）估计，超过 70% 的雇主违反了《联邦劳动标准法》，导致数百万美元的加班费诉讼。
除了审查您的工作说明以确保其正确归类为豁免或非豁免外，雇主还必须在工作场所张贴通知，告知员工他们有权向劳工部投诉。
- 人事档案不足
人力资源审计应包括对员工档案的审查。员工档案中的一个常见错误是，纪律处分说明或绩效评估不一致或含糊不清。如果您解雇了一名员工，但后来被起诉，您的书面文件可以帮助您证明解雇是适当的。审计将帮助您创建严密的文档。
另一个常见问题是没有按照 HIPAA 法律的要求将员工的个人健康信息分开保管。对于不知道自己违反了 HIPAA 的首次违规者，罚款金额为 100 美元至 50,000 美元。对于故意疏忽的违规行为，如果在规定时间内改正，每次罚款为 10,000 至 50,000 美元。
- 禁止出席政策
为了经营公司，您需要员工保持良好的出勤率。但是，严格的考勤政策必须符合《美国残疾人法案》（ADA）。
在最近的一个案例中，美国平等就业机会委员会（EEOC）指控伊利诺伊州的一家包装公司 Pactiv 存在残疾歧视，因为调查显示，该公司对因医疗原因缺勤的工人收取 "考勤分"。
平等就业机会委员会指控文思海辉歧视残疾人，不允许将休假作为合理便利。
文思海辉被勒令支付 170 万美元，制定新的考勤政策，并开展《反歧视法》培训。
- 时间记录不准确
有些雇主要求非豁免员工打卡或填写考勤表。如果您这样做，就必须保持准确的记录，以便审计时进行审查。
在最近的一起案件中，两名文员起诉要求拖欠数年的加班工资。这两名员工记录了自己的工作时间。由于没有正式的时间记录，公司必须向这两名工人支付加班费。
- I-9 表格错误
人力资源审计经常会发现文件不全的情况，如 I-9 表丢失或不完整。雇主每次未准确填写 I-9 表，都会被处以 100 到 1000 美元的罚款。
近期因违反I-9规定而陷入困境的一家公司是亚利桑那州的金属企业DLS精密制造有限责任公司（DLS）。该公司因涉及I-9的违规行为被勒令支付305,050美元罚款。DLS辩称不应因人力资源经理的过失承担责任，但法院驳回了这一主张。
每隔几年进行一次人力资源审计是良好实践，可确保企业在合规与最佳实践方面保持正确方向。I-9表格的审查应更频繁进行。然而，每当就业法律发生重大变更时，开展审计以确保合规都是明智之举。
若贵公司拥有具备专业知识、客观公正且时间充裕的内部专业人员，他们可执行人力资源审计。若无此类人员，则应聘请外部顾问。
在完成审查并识别人力资源实践中的任何缺口后，制定行动计划以实施必要的变革。若进行审计却未能采取行动，可能增加您的法律风险。所以……行动起来吧！
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
