什么是电子表格风险？
长期以来，电子表格一直是各种规模企业的基石，它提供了一个功能强大、适应性强的工具集，帮助企业简化和管理复杂的业务流程、项目和报告。电子表格有助于促进企业的日常运行和项目管理，是企业提高生产力、效率和更有效数据分析的关键，可确保更好的业务管理和更快的收入增长。
然而，正是由于电子表格格式简单、适应性强，企业对其产生了依赖，经常使用电子表格来存储和跟踪预算、发票和收入计算等不可或缺的公司信息。正是由于对电子表格的依赖，如果管理不善，电子表格很快就会成为企业的单点故障。因此，企业必须确保采取适当措施，防范和避免电子表格的潜在风险。
电子表格风险是指公司在成本管理等方面所依赖的重要电子表格中出现的未被发现的错误、失误和遗漏对企业造成的影响。由于这会直接影响企业的收入，因此企业必须防范电子表格风险。
五个常见风险案例
虽然电子表格因其灵活性和易用性而成为宝贵的管理工具，但也正因为如此，电子表格才有可能造成巨大损失。各种研究发现，几乎 90% 的电子表格都存在错误。然而，尽管这仍然是企业面临的一个普遍风险，但几乎没有采取任何措施来减轻这一威胁。虽然大多数错误都是人为错误造成的，但电子表格风险也有许多具体的发生方式，例如： 1：
- 链接电子表格，使用一个或多个电子表格中的数据来计算另一个电子表格中的结果。
- 电子表格的多个版本在公司内部流通，版本控制不足。
- 回收和复制旧电子表格中的数据--2012 年，一个剪切和粘贴错误导致摩根大通损失 60 亿美元。
- 使用复杂功能、宏或公式计算结果、隐藏工作表等的电子表格。
- 输入数据时的人为错误。
管理电子表格风险
随着企业对电子表格的依赖程度越来越高，出错的风险也随之增加，而这些错误未被发现的风险也随之增加。然而，由于电子表格的大部分风险都是由电子表格的灵活性造成的，因此很难注意到功能和数据的变化。因此，为了有效管理这种风险，您必须确定对您的业务最重要的电子表格，建立明确的 EUC 控制框架，实施这一结构，然后持续监控其任何变化。
优先提出的问题
在评估企业的电子表格风险时，您应该解决一些关键问题，以帮助减少潜在威胁。这些问题是
- 哪些电子表格是您业务中最不可或缺的，潜在错误会产生什么影响？
- 创建和访问最重要电子表格的人员是否接受过如何构建、使用和管理电子表格的全面培训？
- 您是否有办法监控企业创建的电子表格是否有效地实现了预期目的？
- 如何在内部业务模式中制定可持续的、面向未来的电子表格风险管理方法？
缓解和降低电子表格风险
有效监控电子表格风险的最佳方法或许是使用一个考虑到所有潜在风险的综合电子表格管理系统。不过，您还可以采取一些其他措施来降低企业的电子表格风险。以下是一些降低风险的示例：
1.评估并确定优先级- 确定哪些电子表格对业务最重要，以及如果出现任何错误或问题会产生什么影响。
2.培训所有最终用户- 确保创建、使用和管理关键电子表格的人员接受过有效的使用培训。
3.确定最佳工具--电子表格通常是常用工具，但其他应用程序是否更适合这一目的？
4.简单是关键 - 保持公式简短，防止出现任何潜在问题，避免将结果硬编码到电子表格中。
5.注重结果- 始终牢记最终目标。了解您需要从电子表格中得到的结果，确定数据、公式和输出如何相互配合。
6.保持流程-保持流程的一致性，以便更容易发现错误。
7.测试和改进- 让用户测试电子表格并征求反馈意见，以发现任何可能被忽视的潜在威胁。
8.版本控制- 保持一致的版本控制和命名规范，电子表格一旦过时或被替换，就应立即停用。
9.保护关键单元格- 锁定任何不想更改的单元格，以免用户无意中替换单元格，从而影响数据。
10.备份数据- 确定并备份企业最重要的电子表格。这将有助于降低风险，并使将来的业务数据恢复变得更加简单。
电子表格错误的现实后果
电子表格风险可能会带来非常现实的后果，这一点从许多案例中可以看出。然而，尽管电子表格错误有可能造成财务和声誉损失，但它往往是一个被忽视的威胁。
- 肯辛顿和切尔西委员会因数据透视表错误 导致数百名业主的数据被泄露，被罚款 12 万英镑。除了罚款带来的经济损失外，这一错误的性质也给议会带来了相当大的声誉损失。
- 克拉卢姆县治安官办公室因在工作表中复制和粘贴工资数据而出现两个电子表格错误。虽然这只是一个看似很小的错误，但却使该县总共损失了 494,157 美元，并导致人事预算减少了 12%。
- Conviviality 公司的一个电子表格错误导致了公司的破产。该公司将利润预警归咎于其财务团队在电子表格上的计算错误，财务预测中的重大差异直接影响了预算编制，从而导致了公司的倒闭。
显然，电子表格错误在现实世界中会产生非常明显的后果，导致财务管理不善，日后补救成本高昂，而且由于必须公开承认和修正这些错误，往往会造成声誉损失。
电子表格是一种具有独特价值和灵活性的工具，可以帮助企业优化业务流程，更好地管理复杂的数据集。然而，正是由于电子表格的适应性，电子表格成为了企业的单点故障，企业越来越依赖电子表格来获取关键信息。
由于电子表格风险对业务增长构成威胁，企业比以往任何时候都更有必要确保有效管理电子表格风险。如果没有适当的管理和缓解措施，电子表格风险很快就会成为企业代价高昂的问题，因此企业必须趁早评估和管理这种风险。
监控电子表格风险的最有效方法之一是使用电子表格管理系统，该系统可考虑所有潜在风险，让您对关键业务数据的准确性充满信心。现在就与我们联系，了解 ClusterSeven 如何帮助您的企业获得关键电子表格的控制权和透明度，使您得以发展壮大。
