Qu'est-ce que le risque lié aux feuilles de calcul ?
Les tableurs sont depuis longtemps la pierre angulaire des entreprises de toutes tailles. Ils constituent un ensemble d'outils puissants et adaptables qui aident les entreprises à simplifier et à gérer des processus, des projets et des rapports complexes. En facilitant la gestion quotidienne des entreprises et la gestion des projets, les tableurs sont essentiels pour permettre aux entreprises de stimuler la productivité, l'efficacité et l'analyse des données, garantissant ainsi une meilleure gestion de l'entreprise et une croissance plus rapide du chiffre d'affaires.
Pourtant, c'est grâce au format simple et adaptable des feuilles de calcul que les entreprises en sont devenues dépendantes, les utilisant souvent pour stocker et suivre les informations intégrales de l'entreprise telles que le budget, la facturation et les calculs de revenus. C'est en raison de cette dépendance à l'égard des feuilles de calcul qu'elles peuvent rapidement devenir un point de défaillance unique pour les entreprises si elles ne sont pas gérées efficacement. C'est pourquoi il est essentiel pour les entreprises de s'assurer qu'elles mettent en œuvre des mesures appropriées pour se protéger contre les risques potentiels liés aux feuilles de calcul et les éviter.
Le risque lié aux feuilles de calcul est l'impact sur une entreprise des erreurs non détectées, des fautes et des omissions dans les feuilles de calcul vitales dont une entreprise dépend pour des choses telles que la gestion des coûts. Comme cela peut avoir une incidence directe sur le chiffre d'affaires d'une entreprise, il est essentiel que les entreprises se protègent contre le risque lié aux feuilles de calcul.
Cinq exemples courants de risques
Bien que les feuilles de calcul soient des outils de gestion précieux en raison de leur flexibilité et de leur facilité d'utilisation, c'est pour cette raison qu'elles représentent un énorme potentiel de perte. Diverses études ont montré que près de 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Pourtant, alors que ce risque reste prépondérant pour les entreprises, très peu de mesures ont été prises pour l'atténuer. Bien que la majorité des erreurs soient le résultat de fautes humaines, le risque lié aux feuilles de calcul peut se manifester de plusieurs manières spécifiques, comme par exemple
- Feuilles de calcul liées qui utilisent les données d'une ou plusieurs feuilles de calcul pour calculer les résultats d'une autre feuille.
- Plusieurs versions d'une feuille de calcul circulent dans une entreprise et le contrôle des versions est inadéquat.
- Recycler et copier des données provenant d'anciennes feuilles de calcul - une erreur de copier-coller a coûté 6 milliards de dollars à JP Morgan en 2012.
- Les feuilles de calcul qui utilisent des fonctionnalités complexes, des macros ou des formules pour calculer des résultats, masquer des feuilles de calcul, etc.
- Erreur humaine lors de la saisie des données.
Gérer les risques liés aux feuilles de calcul
Lorsqu'une entreprise s'appuie de plus en plus sur des feuilles de calcul, le risque d'erreurs augmente, de même que le risque que ces erreurs ne soient pas détectées. Or, comme la majorité des risques liés aux feuilles de calcul découlent de leur flexibilité, il est difficile de remarquer les changements apportés aux fonctionnalités et aux données. Par conséquent, pour gérer efficacement ce risque, vous devez identifier les feuilles de calcul les plus critiques pour votre entreprise, établir un cadre de contrôle EUC clair, mettre en œuvre cette structure et la contrôler en permanence pour détecter tout changement.
Questions prioritaires à poser
Lorsque vous évaluez les risques liés à la feuille de calcul de votre entreprise, vous devez répondre à un certain nombre de questions clés afin de réduire les menaces potentielles. Ces questions sont les suivantes :
- Quelles sont les feuilles de calcul les plus importantes pour votre entreprise et quel serait l'impact d'une éventuelle erreur ?
- Les personnes qui créent et consultent vos feuilles de calcul les plus intégrales ont-elles reçu une formation complète sur la manière de les construire, de les utiliser et de les gérer ?
- Disposez-vous d'un moyen de contrôler si les feuilles de calcul créées par votre entreprise remplissent effectivement l'objectif qui leur est assigné ?
- Comment pouvez-vous développer des méthodes durables et à l'épreuve du temps pour gérer votre risque de feuille de calcul dans le cadre de votre modèle d'entreprise interne ?
Atténuer et minimiser les risques liés aux feuilles de calcul
La meilleure façon de contrôler efficacement les risques liés aux feuilles de calcul est sans doute d'utiliser un système de gestion des feuilles de calcul complet qui prenne en compte tous les risques potentiels. Cependant, il existe également un certain nombre d'autres mesures que vous pouvez prendre pour atténuer les risques liés aux feuilles de calcul de votre entreprise. Voici quelques exemples de mesures d'atténuation des risques :
1. Évaluer et hiérarchiser - Déterminez quelles feuilles de calcul sont les plus importantes pour votre entreprise et quel serait l'impact en cas d'erreur ou de problème.
2. Former tous les utilisateurs finaux - Assurez-vous que les personnes qui créent, utilisent et gèrent vos feuilles de calcul critiques ont été formées efficacement à leur utilisation.
3. Déterminer le meilleur outil - Les feuilles de calcul sont souvent l'outil de prédilection, mais une autre application conviendrait-elle mieux à cette fin ?
4. La simplicité est la clé - Veillez à ce que vos formules soient courtes et simples afin de prévenir tout problème potentiel et d'éviter de coder les résultats en dur dans une feuille de calcul.
5. Concentrez-vous sur les résultats - Gardez toujours votre objectif final à l'esprit. Comprenez les résultats que vous attendez d'une feuille de calcul afin de déterminer comment les données, les formules et les résultats fonctionneront les uns avec les autres.
6. Maintenez votre processus - Maintenez la cohérence pour faciliter la recherche d'erreurs.
7. Tester et améliorer - Faites tester vos feuilles de calcul par les utilisateurs et demandez-leur leur avis afin d'identifier toute menace potentielle qui aurait pu être négligée.
8. Contrôle des versions - Maintenir un contrôle des versions et une convention de dénomination cohérents, en retirant les feuilles de calcul lorsqu'elles sont obsolètes ou remplacées.
9. Protéger les cellules clés - Verrouillez les cellules que vous ne souhaitez pas voir modifiées afin d'éviter que les utilisateurs ne remplacent involontairement des cellules et n'affectent ainsi les données.
10. Sauvegarder les données - Identifiez et sauvegardez les feuilles de calcul les plus importantes de votre entreprise. Cela contribuera à réduire les risques et à simplifier la récupération des données de l'entreprise à l'avenir.
Les conséquences des erreurs de tableur dans le monde réel
Les risques liés aux feuilles de calcul peuvent avoir des conséquences très concrètes, comme le montrent un certain nombre de cas. Pourtant, malgré le potentiel de perte financière et de réputation que représentent les erreurs de tableur, il s'agit d'une menace souvent négligée.
- Le conseil de Kensington et Chelsea a été condamné à une amende de 120 000 livres sterling après qu'une erreur dans un tableau croisé dynamique a entraîné la violation des données de centaines de propriétaires. Outre la perte financière engendrée par l'amende, la nature de cette erreur a également entraîné une perte de réputation considérable pour le conseil.
- Le bureau du shérif du comté de Clallum a été victime de deux erreurs de tableur créées par le copier-coller de données salariales sur plusieurs feuilles de calcul. Bien qu'apparemment mineure, cette erreur a coûté au total 494 157 dollars au comté et a entraîné une réduction de 12 % du budget alloué au personnel.
- Une erreur de tableur chez Conviviality a contribué à la mise sous administration de l'entreprise. L'entreprise a attribué l'avertissement sur les bénéfices à une erreur arithmétique commise sur une feuille de calcul par son équipe financière, les divergences matérielles dans les prévisions financières ayant un impact direct sur la budgétisation et contribuant ainsi à sa chute.
Il est clair que les erreurs de calcul ont des conséquences très tangibles dans le monde réel, contribuant à une mauvaise gestion financière qu'il est coûteux de corriger par la suite, et entraînant souvent une perte de réputation du fait de l'obligation de reconnaître et de corriger publiquement ces erreurs.
Les feuilles de calcul sont un outil particulièrement précieux et flexible, qui aide les entreprises à optimiser leurs processus opérationnels et à mieux gérer des ensembles de données complexes. Toutefois, c'est précisément en raison de la nature adaptable des feuilles de calcul qu'elles sont devenues un point de défaillance unique pour les entreprises qui en sont venues à compter de plus en plus sur les feuilles de calcul pour obtenir des informations critiques.
En raison de la menace que cela représente pour la croissance des entreprises, il est plus important que jamais pour les organisations de s'assurer qu'elles gèrent efficacement le risque lié aux feuilles de calcul. S'il n'est pas géré et atténué de manière appropriée, le risque lié aux feuilles de calcul peut rapidement devenir un problème coûteux pour les entreprises, d'où la nécessité pour ces dernières d'évaluer et de gérer ce risque avant qu'il ne soit trop tard.
L'un des moyens les plus efficaces de contrôler les risques liés aux feuilles de calcul est d'utiliser un système de gestion des feuilles de calcul qui prend en compte tous les risques potentiels, vous permettant ainsi d'avoir une confiance totale dans l'exactitude des données critiques de votre entreprise. Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment ClusterSeven peut aider votre entreprise à contrôler et à rendre transparentes vos feuilles de calcul clés, vous permettant ainsi de vous développer et de croître.
