¿Qué es el riesgo de las hojas de cálculo?
Las hojas de cálculo han sido durante mucho tiempo la base de empresas de todos los tamaños, ya que proporcionan un conjunto de herramientas potentes y adaptables que ayudan a las empresas a simplificar y gestionar procesos empresariales, proyectos e informes complejos. Las hojas de cálculo, que ayudan a las empresas en su gestión diaria y de proyectos, son esenciales para impulsar la productividad, la eficiencia y un análisis de datos más eficaz, lo que garantiza una mejor gestión empresarial y un crecimiento más rápido de los ingresos.
Sin embargo, debido al formato sencillo y adaptable de las hojas de cálculo, las empresas han pasado a depender de ellas, utilizándolas a menudo para almacenar y controlar información integral de la empresa, como presupuestos, facturación y cálculos de ingresos. Debido a esta dependencia de las hojas de cálculo, éstas pueden convertirse rápidamente en un punto único de fallo para las empresas si se gestionan de forma ineficaz. Por ello, es esencial que las empresas se aseguren de que aplican las medidas adecuadas para protegerse y evitar los posibles riesgos de las hojas de cálculo.
El riesgo de hoja de cálculo es el impacto que tienen en una empresa los errores no detectados, los fallos y las omisiones en hojas de cálculo vitales de las que depende una empresa para cosas como la gestión de costes. Como esto puede afectar directamente a los ingresos de una empresa, es fundamental que las empresas se protejan contra el riesgo de hoja de cálculo.
Cinco ejemplos comunes de riesgos
Aunque las hojas de cálculo son valiosas herramientas de gestión por su flexibilidad y facilidad de uso, es por ello que representan un enorme potencial de pérdidas. Según diversos estudios, casi el 90% de las hojas de cálculo contienen errores. Sin embargo, aunque esto sigue siendo un riesgo prevalente para las empresas, se ha hecho muy poco para mitigar esta amenaza. Aunque la mayoría de los errores son el resultado de fallos humanos, hay una serie de formas específicas en las que puede producirse el riesgo de las hojas de cálculo, como por ejemplo:
- Hojas de cálculo enlazadas que utilizan datos de una o varias hojas de cálculo para calcular resultados en otra.
- Múltiples versiones de una hoja de cálculo en circulación en una empresa y un control de versiones inadecuado.
- Reciclar y copiar datos de hojas de cálculo antiguas: un error de cortar y pegar le costó a JP Morgan 6.000 millones de dólares en 2012.
- Hojas de cálculo que utilizan funcionalidades complejas, macros o fórmulas para calcular resultados, ocultar hojas de cálculo, etc.
- Error humano al introducir los datos.
Gestión del riesgo de las hojas de cálculo
A medida que una empresa depende cada vez más de las hojas de cálculo, aumenta el riesgo de errores y también el riesgo de que estos errores no se detecten. Sin embargo, dado que la mayor parte del riesgo de las hojas de cálculo se debe a su flexibilidad, resulta difícil detectar cambios en la funcionalidad y los datos. Por lo tanto, para gestionar eficazmente este riesgo, debe identificar las hojas de cálculo más importantes para su empresa, establecer un marco de control EUC claro, aplicar esta estructura y, a continuación, supervisar sistemáticamente cualquier cambio que se produzca.
Preguntas prioritarias
A la hora de evaluar el riesgo de las hojas de cálculo de su empresa, hay una serie de cuestiones clave que debe abordar para ayudar a reducir la amenaza potencial. Éstas son:
- ¿Cuáles son las hojas de cálculo más importantes para su empresa y qué repercusiones tendría un posible error?
- ¿Las personas que crean y acceden a sus hojas de cálculo más integrales están plenamente capacitadas para crearlas, utilizarlas y gestionarlas?
- ¿Dispone de algún medio para controlar si las hojas de cálculo que crea su empresa cumplen eficazmente la finalidad prevista?
- ¿Cómo puede desarrollar métodos sostenibles y de futuro para gestionar el riesgo de su hoja de cálculo dentro de su modelo de negocio interno?
Mitigar y minimizar el riesgo de las hojas de cálculo
Quizá la mejor forma de controlar eficazmente el riesgo de las hojas de cálculo sea utilizar un sistema de gestión de hojas de cálculo completo que tenga en cuenta todos los riesgos potenciales. Sin embargo, también hay otras medidas que puede tomar para mitigar el riesgo de las hojas de cálculo de su empresa. He aquí algunos ejemplos de mitigación de riesgos:
1. Evalúe y priorice: determine qué hojas de cálculo son más importantes para su empresa y cuál sería el impacto en caso de que se produjera algún error o problema.
2. Forme a todos los usuarios finales - Asegúrese de que quienes crean, utilizan y gestionan sus hojas de cálculo críticas han recibido una formación eficaz sobre su uso.
3. Determine cuál es la mejor herramienta: las hojas de cálculo suelen ser la herramienta a la que se recurre, pero ¿sería mejor otra aplicación para este fin?
4. La simplicidad es la clave : las fórmulas deben ser breves y sencillas para evitar posibles problemas e introducir los resultados en una hoja de cálculo.
5. Enfócate en los resultados - Ten siempre en mente tu objetivo final. Comprende los resultados que necesitas de una hoja de cálculo para determinar cómo funcionarán entre sí los datos, las fórmulas y los resultados.
6. Mantenga su proceso - Mantenga la coherencia para facilitar la detección de errores.
7. Pruebe y mejore: haga que los usuarios prueben sus hojas de cálculo y pídales su opinión para identificar posibles amenazas que, de otro modo, podrían pasarse por alto.
8. Control de versiones - Mantenga un control de versiones y una convención de nomenclatura coherentes, retirando las hojas de cálculo una vez obsoletas o sustituidas.
9. Proteger celdas clave - Bloquee las celdas que no desee que cambien para evitar que los usuarios sustituyan celdas involuntariamente y, por tanto, afecten a los datos.
10. Haga copias de seguridad de los datos: identifique y haga copias de seguridad de las hojas de cálculo más importantes de su empresa. Esto ayudará a reducir el riesgo y hará que la recuperación de datos empresariales sea mucho más sencilla en el futuro.
Consecuencias reales de los errores en las hojas de cálculo
El riesgo de las hojas de cálculo puede tener consecuencias muy reales, como demuestran varios casos. Sin embargo, a pesar del potencial de pérdidas financieras y de reputación que presentan los errores en las hojas de cálculo, es una amenaza que a menudo se pasa por alto.
- El ayuntamiento de Kensington y Chelsea ha sido multado con 120.000 libras después de que un error en una tabla dinámica provocara la violación de los datos de cientos de propietarios. Además de las pérdidas económicas ocasionadas por la multa, la naturaleza de este error también ha supuesto una pérdida de reputación considerable para el ayuntamiento.
- La oficina del sheriff del condado de Clallum se vio afectada por dos errores de hoja de cálculo creados al copiar y pegar datos salariales en distintas hojas de cálculo. Aunque aparentemente se trata de un fallo menor, este error costó al condado un total de 494.157 dólares y supuso una reducción del presupuesto para personal del 12%.
- Un error en la hoja de cálculo de Conviviality contribuyó a la quiebra de la empresa. La empresa atribuyó la advertencia de beneficios a un error aritmético cometido en una hoja de cálculo por su equipo financiero, con discrepancias materiales en las previsiones financieras que afectaron directamente a la presupuestación y, por tanto, contribuyeron a su caída.
Está claro que los errores en las hojas de cálculo tienen consecuencias muy tangibles en el mundo real, ya que contribuyen a una mala gestión financiera que resulta costosa de subsanar posteriormente y, a menudo, provocan pérdidas de reputación al tener que reconocer y enmendar públicamente estos errores.
Las hojas de cálculo son una herramienta excepcionalmente valiosa y flexible, que ayuda a las empresas a optimizar los procesos empresariales y a gestionar mejor conjuntos de datos complejos. Sin embargo, es precisamente debido a la naturaleza adaptable de las hojas de cálculo que se han convertido en un único punto de fallo para las empresas que han llegado a depender cada vez más de las hojas de cálculo para obtener información crítica.
Debido a la amenaza que esto supone para el crecimiento empresarial, es más importante que nunca que las organizaciones se aseguren de que están gestionando eficazmente el riesgo de sus hojas de cálculo. Si no se gestiona y mitiga adecuadamente, el riesgo de las hojas de cálculo puede convertirse rápidamente en un problema costoso para las empresas, por lo que es esencial que las empresas evalúen y gestionen este riesgo antes de que sea demasiado tarde.
Una de las formas más efectivas de controlar el riesgo de las hojas de cálculo es hacer uso de un sistema de gestión de hojas de cálculo que tenga en cuenta todos los riesgos potenciales, permitiéndole una confianza total sobre la precisión de los datos críticos del negocio. Póngase en contacto con nosotros hoy para obtener más información acerca de cómo ClusterSeven puede ayudar a su negocio a obtener el control y la transparencia de sus hojas de cálculo clave, lo que le permite desarrollar y crecer.
