在平权行动规划中，一个鲜少被讨论却最具争议的领域，是确定平权行动计划（AAP）的生效日期及相关员工基准日。多年来，我与客户、顾问及联邦合同合规计划办公室（OFCCP）就选择合适计划日期的看法进行过交流，而各方答案的差异之大总令我惊讶不已。
首先，让我们从法规开始。要求非常简单：承包商必须在联邦合同启动后120天内制定并实施反歧视计划（AAP）。相关条款如下：
- 60-2.1 (c)平权行动方案的制定时限。根据本条(b)款要求制定的平权行动方案，须在合同生效后120天内完成制定，并须每年更新。
这明确规定承包商需在四（4）个月内完成计划制定。然而，法规并未具体规定年度续期日期，承包商应知悉可在该120天周期内选择符合公司需求的日期。
在探讨计划日期与员工快照的差异之前，让我们先回顾选择计划日期的常见考量因素及其各自的优缺点。
- 日历计划日期——采用1月1日作为年度行动计划（AAP）制定起始日，至今仍是联邦承包商最普遍的做法，绝大多数企业选择此日期，且这一惯例已延续多年。原因很简单：该计划需回顾过去12个月的运营情况，而完整年度的时间跨度便于审视和关联，相较于横跨两年时段的分割周期更为清晰。那么日历计划日存在哪些弊端？根据我的经验，一月制定AAP堪称全年最糟糕的时段——此时人力资源与信息技术人员深陷年末项目，被多方事务牵扯导致不仅压力倍增，更延误了计划制定进程。此外，若年度计划未能在年初就准备就绪，按日历年制定的AAP将难以有效制定行动方案，也难以对管理层进行成果培训。我并非要阻止承包商采用日历年AAP，但经验表明人们往往在第一季度就已不堪重负。
- 夏季计划日期——选择计划日期时，紧随其后最常见的选项是遵循许多公司的财政年度结束日，即7月1日。尽管夏季（年度第三季度）因假期、联邦合同合规计划办公室（OFCCP）财政年度结束及其他潜在干扰因素，给平权行动计划（AAP）制定带来独特挑战，但夏季同样具备显著优势。 最大优势或许在于能同时利用同一数据快照编制AAP与EEO-1/VETS-100报告。承包商需在9月30日前为这两份报告提取并核查数据，何不一举两得，同步管理AAP？ 此外，若公司第三季度恰逢业务淡季，这正是梳理记录保存问题、审视评估结果并制定来年行动计划的最佳时机。
- 春秋季计划制定时间——若公司能在春季或秋季进行数据提取分析，随后制定行动计划以监测成效，此时制定年度行动计划（AAP）将极具价值。然而人力资源部门某些职能可能使特定季节成为挑战期，例如开放注册期间或季节性招聘时段。 尽管任何季节都存在挑战，但将行动计划与人力资源/合规团队能专注于计划制定的时间段相匹配，仍值得考虑。
公司能否更改其平权行动计划的日期？
是的，他们可以。承包商必须制定首个AAP以满足120天要求，但并不意味着必须永远维持该日期。 这里需要特别提醒：承包商绝不能让计划制定出现时间断层。例如，若计划原定十月提交，但你实际希望制定一份从一月一日起生效的年度计划，则不能（或至少不应）简单等待三个月后再启动新计划。 这将导致计划执行出现时间断层。虽然可能侥幸过关，但需注意联邦合约合规办公室（OFCCP）将此视为违规行为，并要求承包商始终保持计划有效。由此引出常见问题："如何变更计划起始日？"答案很简单： 撰写一份从当前计划终止日开始生效的更新计划，并设定其在您期望的新计划起始日到期，此后每年进行更新即可。需要注意的是，计划起始日的变更可能在审计时引发困惑——若日期出现波动，请准备好解释任何偏离典型12个月AAP计划的情况。 虽然我曾犹豫是否建议采用延长计划（例如15个月的AAP），但在此要感谢一位资深顾问对本文的反馈——她指出只要提供合理说明（如实施新HRIS系统或其他重大变更），联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将接受延长计划。
那么并购呢？
并购交易给人力资源部门带来多重困扰，而《美国人就业计划》合规问题往往成为棘手难题。当联邦承包商收购企业时，被收购方通常会进入合规监管视野——多位可靠人士均认同，这会使被收购企业如同新承包商般进入120天合规窗口期。 这意味着若承包商收购企业，收购方应确保新集团尽快制定计划——除非其已具备AAP方案。基于相关经验，我深知实际操作远非如此简单，但这属于另文讨论的范畴。无论如何，必须制定计划使新业务达到合规要求。 若计划进行重大重组，承包商可能需要等待尘埃落定，但届时记录保存将成为巨大挑战。再次强调，这要求必须完整记录所有事项：需能证明人员进出各站点的情况，并准备向联邦合同合规计划办公室（OFCCP）解释任何站点关闭的原因。若无合理依据支撑，员工人数的大幅变动将使OFCCP措手不及。
如果我的公司为多个分支机构设置了错开的计划日期，该怎么办？
虽然企业将计划完成日期分散在全年实施的做法较为常见，但每次见到这种情况仍令我感到惊讶。我理解承包商这么做的原因——当诸多其他需求迫在眉睫时，从数据收集到最终报告的平权行动计划制定过程确实耗费大量精力。然而，若我与采用分散计划日期的客户合作，终止这种做法将成为我的首要任务。我的理由很简单："当流程永远没有真正终点时，如何能切实落实计划成果？"若完成一轮计划仅意味着新一轮的开始，企业又如何弥补自身短板？尽管资源匮乏可能是分阶段执行的主因，承包商仍应努力摆脱这种模式，从而将精力聚焦于善意努力、完善记录保存、开展培训等核心工作。 需注意，独立运作的功能性AAP等例外情况始终存在。但无论如何，当客户询问如何改变此流程时，答案可能需要向高管层争取（要求）更多资源。在当今平等就业机会/平权行动环境下，合规要求正不断扩大，仅依靠以往支持力度显然难以应对。
我的计划日期和员工快照日期是否应连续两天？
我们将以最棘手的问题结束本次讨论。多年来，联邦承包商通常采用12月31日的员工快照，随后设定1月1日作为计划起始日，形成类似2013年1月1日至2013年12月31日的年度AAP周期。那么这是否意味着所有人都在除夕夜制定AAP？ 哈哈，并非如此。我敢打赌，几乎每次ILG会议都会有人讲这个老梗。实际情况是：人们在年初制定AAP，计划中标注追溯生效日期，若被审计则意味着计划制定得更快。那么承包商为何要承受在起始日期已过之后仓促推进AAP的压力？ 这难道不意味着存在一段承包商没有有效计划的空窗期？从技术层面看确实如此。但这种做法已沿用多年，众所周知联邦合同合规办公室（OFCCP）对此心知肚明，他们只会对数据快照与计划日期之间的任何时间差提出质疑。相信我，我几乎在每个地区都向OFCCP工作人员征询过对此的看法。 承包商或许更倾向于先提取快照数据、制定行动计划再启动计划——这种逻辑看似合理。但需注意：此时数据已与计划日期脱节，若为维持12个月更新周期而需在计划日期前更新数据，将产生尴尬的认知偏差。 值得一提的是，部分机构确实采用快照日与实际计划日分离的做法，但若未经OFCCP地区办公室批准，我不建议采用此方案。尽管争议仍在持续，但就实际操作而言，员工快照日紧接计划日的模式——无论是否完全合乎逻辑——已然成为行业标准。
祝你好运。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
