Einer der am wenigsten diskutierten, aber dennoch umstrittensten Bereiche bei der Planung von Fördermaßnahmen ist die Festlegung des Datums, an dem der Förderplan (AAP) in Kraft tritt, und die Festlegung des damit verbundenen Stichtags für die Mitarbeiter. Seit Jahren spreche ich mit Kunden, Beratern und der OFCCP über ihre Ansichten zur Wahl eines geeigneten Termins für den Plan, und es überrascht mich immer wieder, wie unterschiedlich die Antworten ausfallen können.
Beginnen wir mit den Vorschriften. Die Anforderungen sind sehr einfach. Auftragnehmer müssen innerhalb von 120 Tagen nach Beginn eines Bundesvertrags über einen AAP verfügen. Hier ist das Zitat:
- 60-2.1 (c) Wann Programme für positive Maßnahmen entwickelt werden müssen. Die gemäß Absatz (b) dieses Abschnitts geforderten Programme für positive Maßnahmen müssen innerhalb von 120 Tagen nach Vertragsbeginn erstellt und jährlich aktualisiert werden.
Darin heißt es eindeutig, dass die Unternehmer innerhalb von vier (4) Monaten einen Plan ausarbeiten müssen. Die Verordnungen geben jedoch nicht genau an, wann die jährliche Erneuerung erfolgen muss, und die Unternehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass sie innerhalb dieser 120 Tage das Datum wählen können, das den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
Bevor wir auf die Diskussion zwischen Plandatum und Mitarbeiterschnappschuss eingehen, sollten wir die allgemeinen Themen für die Auswahl eines Plandatums sowie die Vor- und Nachteile der beiden Varianten betrachten.
- Kalenderplanungsdatum - Die Entwicklung des AAP mit dem ersten Januar als Planungsdatum ist bei weitem das gängigste Szenario, da die überwiegende Mehrheit der Bundesauftragnehmer dieses Datum wählt, und das schon seit vielen Jahren. Der Grund dafür ist einfach, denn der Plan blickt auf einen Zeitraum von 12 Monaten zurück, und es ist einfach, das Zeitfenster, das ein ganzes Jahr umfasst, zu betrachten und sich darauf zu beziehen, im Gegensatz zur Aufteilung auf Teile von zwei Jahren. Was ist also der Nachteil eines Kalenderplanungsdatums? Meiner Erfahrung nach ist die Erstellung des AAP im Januar die schlechteste Zeit des Jahres, um Daten zu erfassen und zu prüfen, da die Mitarbeiter der Personal- und IT-Abteilung mit Projekten zum Jahresende beschäftigt sind, die sie in unzählige Richtungen ziehen, was nicht nur Stress verursacht, sondern auch zu Verzögerungen bei der Planerstellung führt. Ich glaube auch, dass der AAP-Kalender die Erstellung eines Aktionsplans und die Schulung des Managements zu den Ergebnissen erschwert, wenn der Plan nicht schon sehr früh im Jahr einsatzbereit ist. Ich will die Auftragnehmer nicht davon abhalten, Kalenderjahres-AAPs zu verwenden, aber die Erfahrung zeigt mir, dass die Leute im ersten Quartal des Jahres eher gestresst sind.
- Sommerplanungsdatum - Die nächsthäufigere Option für die Auswahl eines Planungsdatums folgt dem Ende des Geschäftsjahres, das für viele Unternehmen der 1. Juli ist. Während die Sommerzeit (drittes Quartal des Jahres) aufgrund von Urlaub, Ende des OFCCP-Geschäftsjahres und anderen potenziellen Ablenkungen eigene Herausforderungen für die AAP-Entwicklung mit sich bringt, hat der Sommer auch einige große Vorteile. Der vielleicht größte Vorteil ist die Möglichkeit, denselben Datenschnappschuss sowohl für den AAP als auch für die EEO-1/VETS-100-Berichte zu verwenden. Da die Auftragnehmer die Daten für die beiden Berichte, die bis zum 30. September fällig sind, abrufen und überprüfen müssen, warum nicht zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und auch den AAP verwalten? Wenn das dritte Quartal für das Unternehmen eine ruhigere Zeit ist, ist dies der optimale Zeitpunkt, um die Aufzeichnungen zu bereinigen, die Ergebnisse zu überprüfen und einen Aktionsplan für das kommende Jahr zu erstellen.
- Frühjahr/Herbst-Planungstermine - Die Entwicklung von AAPs im Frühjahr oder Herbst kann sehr nützlich sein, wenn dies ein optimaler Zeitpunkt für das Unternehmen ist, um Daten zu erheben und zu analysieren, gefolgt von der Erstellung eines Aktionsplans zur Überwachung der Ergebnisse. Es kann jedoch Funktionen innerhalb der Personalabteilung geben, die bestimmte Jahreszeiten zu einer Herausforderung machen, z. B. wenn die Personalabteilung eine offene Registrierung durchführt oder während der saisonalen Einstellungszeiten. Unabhängig davon gibt es zu jeder Jahreszeit Herausforderungen, aber es ist eine Überlegung wert, den AAP auf die Zeit abzustimmen, in der sich das Personal-/Compliance-Team auf die Planentwicklung konzentrieren kann.
Kann ein Unternehmen das Datum seines Affirmative Action Plans ändern?
Ja, das können sie. Die Auftragnehmer müssen ihren ersten AAP entwickeln, um die 120-Tage-Anforderungen zu erfüllen, aber sie müssen nicht unbedingt für immer bei diesem Datum bleiben. An dieser Stelle muss eine wichtige Warnung ausgesprochen werden, denn die Auftragnehmer wollen niemals eine Lücke in ihrer Planentwicklung haben. Das heißt, wenn Sie einen Plan haben, der im Oktober fällig ist, Sie aber wirklich einen kalenderbasierten Plan haben wollen, der am ersten Januar aktiv ist, können Sie nicht einfach drei Monate warten (oder sollten es zumindest nicht) und im Januar einen neuen Plan beginnen. Das würde bedeuten, dass Sie eine Lücke in der Zeit haben, in der Sie keinen aktiven Plan haben. Auch wenn Sie damit durchkommen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die OFCCP dies als eine Form der Nichteinhaltung betrachtet und erwartet, dass Auftragnehmer immer einen aktiven Plan haben. Daraus ergibt sich die häufig gestellte Frage: "Wie kann ich das Datum meines Plans ändern?" Die Antwort ist einfach. Schreiben Sie eine Aktualisierung, die mit dem Ende Ihres aktuellen Plans beginnt, und lassen Sie die Aktualisierung an dem Datum auslaufen, an dem Sie Ihr neues Plandatum beginnen wollen. Die Verschiebung eines Planungsdatums kann bei einer Prüfung zu Verwirrung führen, wenn sich Ihre Daten verschieben. Seien Sie also darauf vorbereitet, alles zu erklären, was über ein typisches 12-monatiges AAP-Programm hinausgeht. Ich habe zwar gezögert, einen verlängerten Plan vorzuschlagen, z. B. einen 15-monatigen AAP, aber ich möchte mich bei einer sachkundigen Beraterin bedanken, die mir ein Feedback zu diesem Artikel gegeben hat, und sie meinte, dass die OFCCP einen verlängerten Plan akzeptiert, solange es eine logische Erklärung dafür gibt, z. B. die Einführung eines neuen HRIS oder eine andere wichtige Änderung.
Was ist mit Fusionen und Übernahmen?
Fusionen und Übernahmen bereiten den Personalverantwortlichen in vielerlei Hinsicht Kopfzerbrechen, und die Einhaltung der AAP wird oft zu einem Problem. Wenn ein Bundesauftragnehmer ein Unternehmen erwirbt, fällt dieses Unternehmen in der Regel unter das Compliance-Radar, und viele verlässliche Leute haben mir zugestimmt, dass diese Unternehmen damit in das 120-Tage-Fenster fallen, genau wie ein neuer Auftragnehmer. Das heißt, wenn ein Auftragnehmer ein Unternehmen erwirbt, sollte der Käufer dafür sorgen, dass die neue Gruppe in kürzester Zeit Pläne aufstellt, wenn sie nicht bereits über AAPs verfügt. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es nie ganz so einfach ist, aber das ist ein Thema für einen anderen Artikel. Unabhängig davon muss es einen Plan geben, um die neuen Unternehmen zur Einhaltung der Vorschriften zu bewegen. Wenn eine größere Umstrukturierung geplant ist, muss der Auftragnehmer vielleicht warten, bis sich der Staub gelegt hat, aber dann wird die Führung der Unterlagen zu einer großen Herausforderung. Auch hier gilt, dass man alles dokumentieren muss. Sie müssen in der Lage sein, nachzuweisen, wer in welche Standorte eingezogen ist und wer sie verlassen hat, und Sie müssen darauf vorbereitet sein, der OFCCP etwaige Standortschließungen zu erklären. Große Veränderungen in der Mitarbeiterzahl werden die OFCCP auf die Palme bringen, wenn sie nicht über eine entsprechende Geschichte verfügen.
Was ist, wenn mein Unternehmen für mehrere Betriebe gestaffelte Plantermine hat?
Es ist zwar durchaus üblich, dass Unternehmen die Termine für die Fertigstellung ihrer Pläne über das Jahr verteilen, aber es überrascht mich immer wieder, wenn ich dieses Szenario sehe. Ich kann verstehen, warum Auftragnehmer dies tun, denn es kann sehr mühsam sein, einen Plan für positive Maßnahmen von den Daten bis zu den Abschlussberichten zu erstellen, wenn so viele andere Aufgaben anstehen. Sollte ich jedoch jemals einen Kunden beauftragen, der mit gestaffelten Terminen arbeitet, wird es meine erste Aufgabe sein, dieser Praxis ein Ende zu setzen. Meine Argumentation ist einfach. "Wie können Sie jemals an der Umsetzung der Ergebnisse arbeiten, wenn es nie einen wirklichen Abschluss des Prozesses gibt? Wenn der Abschluss einer Reihe von AAPs nur dazu führt, dass die nächste Reihe begonnen wird, wie kann ein Unternehmen dann jemals seine Schwächen verbessern? Obwohl es wahrscheinlich ist, dass ein Mangel an Ressourcen die treibende Kraft hinter den gestaffelten Plänen ist, sollte der Auftragnehmer versuchen, von dieser Praxis wegzukommen, damit er seine Aufmerksamkeit auf die Bemühungen nach Treu und Glauben, bessere Aufzeichnungen, Schulungen usw. richten kann. Es gibt jedoch immer Ausnahmen, wie z. B. die Verwendung von funktionalen AAPs, die unabhängig voneinander funktionieren. Unabhängig davon kann die Antwort auf die Frage eines Kunden, wie dieser Prozess geändert werden kann, darin bestehen, dass er sich an die Unternehmensleitung wendet und um mehr Ressourcen bittet (und diese auch benötigt). Im heutigen EEO/AA-Umfeld werden die Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften immer größer, so dass es einfach nicht ausreicht, sich mit dem bisherigen Maß an Unterstützung zufrieden zu geben.
Sollten mein Plandatum und das Datum des Mitarbeiter-Snapshots an aufeinanderfolgenden Tagen liegen?
Wir werden diese Diskussion mit der schwierigsten Frage von allen abschließen. Viele Jahre lang haben Bundesvertragsnehmer z. B. den 31. Dezember als Stichtag für den jährlichen AAP-Zyklus verwendet, gefolgt vom ersten Januar, also dem 1. Januar 2013 bis zum 31. Dezember 2013. Heißt das also, dass jeder den AAP am Silvesterabend entwickelt? Ha Ha, und nein. Ich würde wetten, dass kaum eine ILG-Konferenz vergeht, ohne dass jemand diesen uralten Witz macht. In Wirklichkeit bedeutet es, dass die Leute ihren AAP zu Beginn des Jahres mit einem rückwirkenden Datum auf dem Plan entwickeln, und wenn sie geprüft werden, bedeutet das nur, dass sie den Plan schneller entwickeln. Warum sollten sich die Auftragnehmer also dem Druck aussetzen, einen AAP durchzusetzen, nachdem das Startdatum bereits überschritten ist? Bedeutet dies nicht, dass es ein Zeitfenster gibt, in dem der Auftragnehmer keinen aktiven Plan hat? Ja, technisch gesehen schon. Dies ist jedoch seit vielen Jahren gängige Praxis, und es ist bekannt, dass die OFCCP dies erwartet und ein Problem mit allen Lücken zwischen dem Schnappschuss und dem Datum des Plans hat. Glauben Sie mir, ich habe die OFCCP-Mitarbeiter in so gut wie jeder Region nach ihrer Meinung dazu gefragt. Nun mag es logisch erscheinen, dass ein Auftragnehmer es vorziehen würde, die Momentaufnahme zu erstellen, den AAP zu entwickeln und dann aktiv werden zu lassen; es kann jedoch argumentiert werden, dass die Daten zu diesem Zeitpunkt bereits vom Plantermin abgekoppelt sind, und es entsteht eine unangenehme Wahrnehmung, wenn die Daten vor dem Plantermin erneuert werden müssen, wenn sie in einem 12-Monats-Zeitplan für die Erneuerung bleiben sollen. Es ist erwähnenswert, dass einige Organisationen eine Trennung zwischen der Momentaufnahme und dem tatsächlichen Plandatum verwenden, aber ich würde nicht empfehlen, dies ohne die Genehmigung Ihres OFCCP-Bezirksbüros zu tun. Man kann darüber streiten, aber in der Praxis ist das Konzept, dass auf die Momentaufnahme des Mitarbeiters unmittelbar das Plandatum folgt, der Industriestandard, ob es nun logisch ist oder nicht.
Viel Glück da draußen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
