L'un des aspects les moins discutés, mais les plus controversés, de la planification de l'action positive est la détermination de la date d'entrée en vigueur du plan d'action positive (AAP) et la détermination de la date de référence associée pour les employés. Depuis des années, je discute avec des clients, des consultants et l'OFCCP de leur perception du choix d'une date appropriée pour le plan, et je suis toujours surpris de constater à quel point les réponses peuvent être disparates.
Commençons par la réglementation. Les exigences sont très simples. Les entrepreneurs doivent mettre en place un AAP dans les 120 jours suivant le début d'un contrat fédéral. Voici la citation :
- 60-2.1 (c) Quand les programmes d'action positive doivent être élaborés. Les programmes d'action positive requis en vertu du paragraphe (b) de la présente section doivent être élaborés dans les 120 jours suivant le début d'un contrat et doivent être mis à jour chaque année.
Cela indique clairement que les entrepreneurs doivent finaliser leur plan dans un délai de quatre (4) mois. Cependant, la réglementation ne précise pas exactement quelle doit être la date de renouvellement annuel et les entrepreneurs doivent savoir qu'ils peuvent choisir la date qui convient le mieux à leur entreprise parmi ces 120 jours.
Avant d'aborder la question du choix entre la date du plan et l'instantané des employés, passons en revue les thèmes courants liés au choix d'une date pour le plan et les avantages et inconvénients de chacune.
- Date prévue dans le calendrier – L'élaboration du PAO avec une date prévue au 1er janvier est de loin le scénario le plus courant, la grande majorité des entrepreneurs fédéraux choisissant cette date, et ce depuis de nombreuses années. La raison en est simple : le plan porte sur une période de 12 mois et il est facile à consulter et à mettre en relation avec la période qui couvre une année entière, plutôt que d'être réparti sur deux années. Quel est donc l'inconvénient d'une date de planification calendaire ? D'après mon expérience, l'élaboration du PAA en janvier semble être le pire moment de l'année pour extraire et vérifier des données, car le personnel des ressources humaines et des technologies de l'information est submergé par les projets de fin d'année qui les entraînent dans une multitude de directions, ce qui provoque non seulement du stress, mais aussi des retards dans leur capacité à faciliter la création du plan. Je pense également que le PPA basé sur le calendrier pose des difficultés pour élaborer un plan d'action et former les responsables aux résultats si le plan n'est pas prêt très tôt dans l'année. Je ne veux pas décourager les entrepreneurs d'utiliser les PPA basés sur l'année civile, mais l'expérience m'a montré que les gens ont tendance à être stressés au cours du premier trimestre de l'année.
- Date du plan estival – L'option la plus courante après celle-ci consiste à choisir une date correspondant à la fin de l'exercice fiscal de nombreuses entreprises, soit le 1er juillet. Bien que la période estivale (troisième trimestre de l'année) présente des défis particuliers pour l'élaboration du plan AAP en raison des vacances, de la fin de l'exercice fiscal de l'OFCCP et d'autres distractions potentielles, elle offre également des avantages considérables. Le plus grand avantage est peut-être la possibilité d'utiliser les mêmes données pour les rapports AAP et EEO-1/VETS-100. Étant donné que les entrepreneurs doivent extraire et vérifier les données pour les deux rapports à remettre avant le 30 septembre, pourquoi ne pas faire d'une pierre deux coups et gérer également l'AAP ? De plus, si le troisième trimestre est une période plus calme pour l'entreprise, c'est le moment idéal pour régler les problèmes liés à la tenue des registres, passer du temps à examiner les résultats et préparer un plan d'action pour l'année à venir.
- Dates prévues pour le printemps/automne – Il peut être très utile d'élaborer les PAU au printemps ou à l'automne si c'est le moment idéal pour l'entreprise de collecter et d'analyser les données, puis de créer un plan d'action pour suivre les résultats. Cependant, certaines fonctions au sein des RH peuvent rendre certaines saisons difficiles, par exemple lorsque les RH organisent des inscriptions ouvertes ou pendant les périodes d'embauche saisonnière. Quoi qu'il en soit, chaque saison présente des défis, mais il vaut la peine d'envisager d'aligner le PAA sur la période pendant laquelle l'équipe RH/conformité peut se concentrer sur l'élaboration du plan.
Une entreprise peut-elle modifier la date de son plan d'action positive ?
Oui, ils le peuvent. Les entrepreneurs doivent élaborer leur premier PAA afin de respecter les exigences relatives au délai de 120 jours, mais ils ne sont pas tenus de s'en tenir à cette date indéfiniment. Il convient toutefois de souligner un point important, car les entrepreneurs ne veulent en aucun cas laisser un vide dans l'élaboration de leur plan. En d'autres termes, si vous avez un plan qui doit être prêt en octobre, mais que vous souhaitez vraiment avoir un plan basé sur le calendrier qui soit actif au 1er janvier, vous ne pouvez pas (ou du moins vous ne devriez pas) simplement attendre trois mois et commencer un nouveau plan en janvier. Cela signifierait que vous avez une interruption pendant laquelle vous n'avez aucun plan actif. Même si vous pouvez vous en tirer ainsi, sachez que l'OFCCP considère cela comme une forme de non-conformité et attend des entrepreneurs qu'ils aient toujours un plan actif. Cela soulève donc la question très courante : « Comment puis-je modifier la date de mon plan ? » La réponse est simple. Rédigez une mise à jour qui commence à la fin de votre plan actuel et qui expire à la date à laquelle vous souhaitez commencer votre nouveau plan, puis effectuez une mise à jour annuelle à partir de là. Le fait de modifier la date de votre plan peut toutefois créer une certaine confusion lors d'un audit si vos dates changent. Soyez donc prêt à expliquer tout ce qui sort du cadre d'un programme AAP classique de 12 mois. Bien que j'hésitais à suggérer un plan prolongé, par exemple un AAP de 15 mois, je tiens à remercier une consultante compétente qui m'a fait part de ses commentaires sur cet article et qui m'a suggéré que l'OFCCP accepterait un plan prolongé à condition qu'une explication logique soit fournie, telle que la mise en place d'un nouveau SIRH ou tout autre changement important.
Qu'en est-il des fusions et acquisitions ?
Les fusions et acquisitions causent des maux de tête à bien des égards aux responsables des ressources humaines, et la conformité aux AAP devient souvent un véritable casse-tête. Lorsqu'un entrepreneur fédéral acquiert une entreprise, celle-ci tombe généralement sous le radar de la conformité, et de nombreuses personnes fiables m'ont confirmé que cela place ces entreprises dans la période de 120 jours, tout comme un nouvel entrepreneur. Cela signifie que si un entrepreneur acquiert une entreprise, l'acheteur doit s'assurer que le nouveau groupe a mis en place des plans à court terme s'il ne dispose pas déjà d'AAP. Ayant une certaine expérience en la matière, je sais que ce n'est jamais aussi simple, mais c'est un sujet qui mérite un autre article. Quoi qu'il en soit, il faut un plan pour mettre les nouvelles entreprises en conformité. Si une réorganisation importante est prévue, l'entrepreneur devra peut-être attendre que la situation se stabilise, mais la tenue des registres deviendra alors un défi de taille. Une fois encore, cela relève de la nécessité de tout documenter. Soyez en mesure de montrer qui a déménagé vers et depuis quels sites, et soyez prêt à expliquer toute fermeture de site à l'OFCCP. Des changements importants dans les effectifs mettront l'OFCCP dans l'embarras s'ils ne sont pas accompagnés d'une explication.
Que se passe-t-il si mon entreprise a des dates échelonnées pour plusieurs établissements ?
Même s'il est assez courant que les entreprises échelonnent les dates d'achèvement de leurs plans tout au long de l'année, cela me surprend toujours. Je comprends pourquoi les entrepreneurs procèdent ainsi, car l'élaboration d'un plan d'action positive, depuis les données jusqu'aux rapports finaux, peut demander beaucoup d'efforts alors que tant d'autres besoins sont urgents. Cependant, si je travaille avec un client qui utilise des dates de plan échelonnées, ma première priorité sera de mettre fin à cette pratique. Mon raisonnement est simple. «Comment pouvez-vous travailler à la mise en œuvre des résultats alors que le processus n'aboutit jamais à une véritable conclusion ? » Si l'achèvement d'une série de plans d'action positive ne conduit qu'au début de la série suivante, comment une entreprise peut-elle améliorer ses faiblesses ? Bien qu'il semble probable que le manque de ressources soit la cause principale des plans échelonnés, le prestataire devrait essayer de s'éloigner de cette pratique afin de pouvoir se concentrer sur les efforts de bonne foi, une meilleure tenue des registres, la formation, etc. Notez qu'il existe toujours des exceptions, telles que l'utilisation de plans d'action anti-discrimination fonctionnels qui fonctionnent de manière indépendante. Quoi qu'il en soit, si un client demande comment modifier ce processus, la réponse peut nécessiter de s'adresser à la direction et de demander (exiger) davantage de ressources. Dans le contexte actuel de l'égalité professionnelle et de la discrimination positive, les exigences en matière de conformité s'étendent, de sorte que se contenter des niveaux de soutien antérieurs ne suffira tout simplement pas.
La date de mon régime et la date de référence de mon employé doivent-elles être consécutives ?
Nous conclurons cette discussion par la question la plus difficile de toutes. Depuis de nombreuses années, les entrepreneurs fédéraux utilisent, par exemple, un instantané des employés au 31 décembre, suivi d'une date de planification au 1er janvier qui correspond à la période du 1er janvier 2013 au 31 décembre 2013 pour le cycle annuel du PAA. Cela signifie-t-il que tout le monde élabore le PAA le soir du Nouvel An ? Ha ha, et non. Je parierais qu'il n'y a pas une seule conférence de l'ILG sans que quelqu'un fasse cette vieille blague. En réalité, cela signifie que les gens élaborent leur AAP au début de l'année avec une date rétroactive indiquée sur le plan, et s'ils font l'objet d'un audit, cela signifie simplement qu'ils élaborent le plan plus rapidement. Alors pourquoi les entrepreneurs s'imposeraient-ils la pression d'essayer de faire passer un AAP après la date de début ? Cela ne signifie-t-il pas qu'il y a une période pendant laquelle l'entrepreneur n'a pas de plan actif ? Oui, techniquement, c'est le cas. Cependant, c'est une pratique courante depuis de nombreuses années et il est bien connu que l'OFCCP s'y attend et posera problème s'il y a un écart entre la date de l'instantané et la date du plan. Croyez-moi, j'ai demandé l'avis du personnel de l'OFCCP à ce sujet dans presque toutes les régions. Il peut sembler logique qu'un entrepreneur préfère extraire les données instantanées, élaborer le plan d'action annuel (AAP) et le mettre en œuvre ; cependant, on peut faire valoir que les données à ce stade sont déjà détachées de la date du plan, ce qui crée une perception délicate lorsque les données doivent être renouvelées avant la date du plan si elles doivent rester sur un calendrier de renouvellement de 12 mois. Il convient de mentionner que certaines organisations utilisent effectivement une séparation entre la date de l'instantané et la date réelle du plan, mais je ne recommanderais pas de le faire sans l'accord de votre bureau régional de l'OFCCP. Que le débat fasse rage, mais d'un point de vue pratique, le concept selon lequel l'instantané des employés est immédiatement suivi de la date du plan est, à toutes fins utiles, la norme dans le secteur, qu'il soit parfaitement logique ou non.
Bonne chance là-bas.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
