数据是所有AA合规工作的根基与必需品。它可能唾手可得，也可能成为AA合规之路的绊脚石。究竟是什么决定了数据获取的轻松与艰难？答案在于技术。我并非要求企业配备功能齐全的尖端系统，但必须充分理解现有系统的能力，并为其余环节建立流程体系。 让我们从企业普遍配备的两大系统切入：HRIS/HRMS（人力资源信息系统/人力资源管理系统）与ATS（应聘者追踪系统）。这两套系统承载着所有潜在、现任及离职员工的数据。本文将聚焦HRIS/HRMS中的数据管理，后续篇章则将深入探讨ATS数据的处理。
贵公司的人力资源信息系统/人力资源管理系统存储哪些信息？
基础功能
其基础功能可能仅包含员工最新信息，包括姓名、种族、性别、退伍军人身份、残疾状况、职位、入职日期、离职日期、部门及薪资。这类信息通常存在于仅基于薪资的系统中，历史数据（如过往薪资、职位等）则不予存储。 当人力资源信息系统处于此状态时，必须建立手动系统来收集晋升、离职和录用活动的历史数据。这通常意味着需要维护一份Excel表格，记录计划年度内的每项雇佣活动。
在获取系统报告时，务必尽可能接近年度行动计划（AAP）的生效日期，以确保数据的准确性。随着组织规模扩大，收集全部所需数据将日益耗时。通过实时同步更新人力资源信息系统（HRIS）与电子表格中的数据，可有效分散工作量，从而在更新年度行动计划时大幅节省时间。
满足我的需求
我能获取所需信息：当前及历史员工档案，以及所有员工交易记录。 若您的HRIS系统具备此功能，收集AAP所需基础数据将不再是繁琐的手工任务。 但系统外仍可能存在需纳入AAP的存储项，例如：EEO代码、人口普查代码及AA职位组。 通常需创建Excel表格，将这些附加代码按职位名称进行分配，该表格可上传至AAP软件或作为制定计划时的参考表。建议咨询HRIS供应商，了解是否能在系统职位表中直接添加这些字段，从而减少AAP制定步骤。 此外，若您正处于系统升级阶段或考虑更换HRIS系统，请务必关注这些字段，并参阅下文了解其他附加字段与功能。
一站式解决方案
您创建AAP所需的所有数据均直接来自HRIS/HRMS系统，无需维护外部表格。精彩由此开始。获取AAP数据轻而易举；现在请开始构思那些能让数据钻取更便捷的附加功能。 试想：若能直接从系统提取当前岗位任职时长、前任职岗位时长及入职前的外部经验，薪酬分析将变得多么轻松。同时思考影响岗位薪酬的因素——是学历？是认证？还是经验？这些皆是解释薪酬差异的回归因素。何不让这些信息在HRIS/HRMS系统中触手可及？
继续讨论薪酬话题，联邦合同合规计划办公室（OFCCP）提议一项规则，要求以EEO-1表格格式收集W-2数据及总工作时长。对许多企业而言，这需要从多个系统提取数据，请问贵公司现有系统能否满足数据提取需求？同时请注意，积极行动计划（AAP）并非最终目标。 若贵机构同时实施多元化计划，其数据处理方式可能与AAP存在差异。AAP数据可能按地域统计，而多元化计划则需按部门或职能进行数据拆分。
最后，当您充分利用人力资源信息系统/人力资源管理系统后，或许该考虑与其他系统的集成：绩效管理、应聘者追踪系统、入职管理以及薪资/考勤系统。这些系统中的数据可能对您的行动计划、下次审计或深入数据分析至关重要。若您的HRIS/HRMS能整合所有数据并实现无缝协作，它将成为您更得力的助手。
此刻，你或许觉得我提出的问题比解答的更多。 这正是我的目的：促使你们思考当前系统能实现什么，探索未来系统可能达到的高度，并针对现有差距，确保为组织构建切实可行的解决方案。通过提出这些问题、寻找答案并充分利用现有系统，将人力资源信息系统/人力资源管理系统从"敌人"转变为"伙伴"。
为解答所有疑问，以下是关于AAP数据的若干通用建议：
- 优质数据输入，精准报告输出。劣质数据输入，不可靠报告输出。保持数据的清洁与及时更新，对准确设定目标和分析雇佣活动至关重要。
- 获取准确数据始于优质数据，但您还必须了解所有提取报告背后的原理。查明提取的是哪类员工数据。确认录用日志提取的是入职时的职位名称还是当前职位名称。若员工入职后获得晋升，此项尤为重要。晋升日志的提取程序如何设置？其定义是否符合贵组织的晋升标准？
- 关于您的平权计划（AAP），许多疑问其实已被他人提出过。因此访问联邦合同合规计划办公室（OFCCP）网站查阅常见问题解答（FAQs）会很有帮助。以下是几个影响您人力资源信息系统/人力资源管理系统（HRIS/HRMS）及平权计划数据类型的关键问题：
最后的思考：虽然我们分析员团队负责提取数据、分析数据并制定分析计划，但我们并不维护数据、编写报告或管理系统。因此，请与人力资源信息系统部门建立良好关系，确保他们理解您的需求，并培训人力资源伙伴了解数据录入对系统的影响，从而获得最优质的数据。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
