Daten sind die Grundlage und eine Notwendigkeit für alles, was mit den AA zu tun hat. Sie können leicht zu beschaffen sein oder zum Fluch Ihrer AA-Existenz werden. Was ist der Unterschied zwischen einer einfachen Datenbeschaffung und einer mühsamen Beschaffung? Die Technik. Ich will damit nicht sagen, dass Sie über hochmoderne Systeme mit allem Drum und Dran verfügen müssen, aber Sie müssen die Möglichkeiten der vorhandenen Systeme verstehen und Prozesse für den Rest entwickeln. Beginnen wir also mit den beiden großen Systemen, die die meisten Unternehmen haben: HRIS/HRMS und ATS: Human Resources Information Systems/Human Resources Management Systems und Applicant Tracking Systems. In diesen beiden Systemen sind die Daten all Ihrer potenziellen, aktuellen und ehemaligen Mitarbeiter gespeichert. In diesem Artikel geht es um die Daten in Ihrem HRIS/HRMS, im nächsten Teil um die Daten Ihres ATS.
Welche Informationen speichert Ihr HRIS/HRMS?
DIE GRUNDINFORMATIONEN
Es kann sich um so grundlegende Informationen wie die letzten Angaben Ihrer Mitarbeiter handeln, einschließlich Name, Ethnie, Geschlecht, Veteranenstatus, Behindertenstatus, Titel, Einstellungsdatum, Kündigungsdatum, Abteilung und Gehalt. Dies sind typische Informationen, die in einem nur auf der Gehaltsabrechnung basierenden System enthalten sind. Historische Informationen wie frühere Bezüge, Titel usw. werden nicht gespeichert. Wenn Ihr HRIS in diesem Zustand ist, ist es wichtig, manuelle Systeme einzurichten, um historische Daten für Ihre Beförderungs-, Kündigungs- und Einstellungsaktivitäten zu sammeln. Dies bedeutet in der Regel, dass Sie eine Excel-Tabelle führen, die alle Beschäftigungsaktivitäten für das Planjahr enthält.
Es ist auch wichtig, dass Sie die Berichte möglichst zeitnah zum Inkrafttreten Ihres AAP aus Ihrem System abrufen, um möglichst genaue Daten zu erhalten. Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto zeitaufwändiger wird die Erfassung aller benötigten Daten. Wenn Sie die Daten sowohl in Ihr HRIS als auch in die Tabellenkalkulation in Echtzeit eingeben, können Sie die Arbeit aufteilen und brauchen nicht so viel Zeit, wenn Sie Ihren AAP aktualisieren.
GIBT MIR DAS, WAS ICH BRAUCHE
Ich bekomme, was ich brauche: aktuelle und frühere Mitarbeiterinformationen sowie alle Mitarbeitertransaktionen. Wenn dies der Stand Ihres HRIS ist, ist das Sammeln der grundlegenden Daten, die Sie für Ihren AAP benötigen, keine so entmutigende oder manuelle Aufgabe. Dennoch kann es Elemente geben, die außerhalb des Systems gespeichert sind, um Ihren AAP zu erstellen. Dazu können EEO-Codes, Zählungscodes und AA-Stellengruppen gehören. In der Regel wird eine Excel-Tabelle erstellt, in der diese zusätzlichen Codes nach Stellenbezeichnung zugewiesen werden, und diese Tabelle wird in Ihre AAP-Software hochgeladen oder als Referenztabelle beim Ausfüllen Ihres AAP verwendet. Es kann sich lohnen, sich bei Ihrem HRIS-Anbieter zu erkundigen, ob diese Felder in die Stellentabelle in Ihrem HRIS-System eingefügt werden können, so dass Sie einen Schritt weniger zum Ausfüllen Ihres AAP benötigen. Auch wenn Sie gerade ein Upgrade durchführen oder sich nach Optionen für ein neues HRIS umsehen, sollten Sie diese Felder im Hinterkopf behalten und sich weiter unten über einige zusätzliche Felder und Funktionen informieren.
HOLDS IT ALL
Alle Daten, die Sie für die Erstellung Ihres AAP benötigen, kommen also direkt aus Ihrem HRIS/HRMS, ohne dass Sie externe Tabellen pflegen müssen. Jetzt beginnt der Spaß. Die Beschaffung der Daten für Ihre AAP ist einfach; jetzt sollten Sie sich Gedanken über die Extras machen, die eine tiefergehende Analyse Ihrer Daten erleichtern. Denken Sie daran, wie viel einfacher die Gehaltsanalyse wäre, wenn Sie nicht nur die Zeit in der aktuellen Stelle, sondern auch die Zeit in der vorherigen Stelle und die Erfahrung außerhalb der Firma vor dem Eintritt in Ihr Unternehmen direkt aus Ihrem System abrufen könnten. Überlegen Sie auch, was sich auf die Vergütung Ihrer Stellen auswirkt. Ist es die Ausbildung? Sind es Zertifizierungen? Ist es die Erfahrung? Dies sind alles Regressionsfaktoren, die Sie zur Erklärung von Gehaltsunterschieden heranziehen würden. Warum haben Sie diese Informationen nicht in Ihrem HRIS/HRMS zur Hand?
Um beim Thema Vergütung zu bleiben: Die OFCCP hat eine Vorschrift vorgeschlagen, nach der W-2-Daten und die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden in einem EEO-1-Format erfasst werden sollen. Für viele Unternehmen würde dies bedeuten, dass sie Daten aus mehreren Systemen abrufen müssten. Ist es also mit Ihrem derzeitigen System möglich, die benötigten Daten abzurufen? Wir dürfen auch nicht vergessen, dass der AAP nicht das Ende der Fahnenstange ist. Wenn Ihr Unternehmen auch einen Diversity-Plan hat, kann es sein, dass Sie die Daten ein wenig anders verarbeiten müssen als für Ihren AAP. Für Ihren AAP können die Daten standortbezogen sein, aber für den Diversity-Plan werden sie nach Abteilungen oder Funktionen aufgeschlüsselt.
Und schließlich, wenn Sie Ihr HRIS/HRMS optimiert haben, ist es vielleicht an der Zeit, über die Integration mit anderen Systemen zu sprechen: Leistungsmanagement, Applicant Tracking System, Onboarding und Gehaltsabrechnung/Zeiterfassung. Alle diese Systeme verfügen möglicherweise über Daten, die für Ihren AAP, das nächste Audit oder einen tieferen Einblick in Ihre Daten wichtig sind. Ihr HRIS/HRMS wäre ein besserer Freund, wenn es alles hätte und mit anderen zusammenarbeiten könnte.
An dieser Stelle mag es sich so anfühlen, als hätte ich mehr Fragen gestellt, als ich beantwortet habe. Das war der Sinn der Sache: Sie sollten darüber nachdenken, was Ihr System heute kann, herausfinden, was Ihr System morgen kann, und sicherstellen, dass Sie für die Lücken eine Lösung finden, die für Ihr Unternehmen geeignet ist. Denken Sie daran, Ihr HRIS/HRMS von einem Feind zu einem Freund zu machen, indem Sie diese Fragen stellen, die Antworten herausfinden und das Beste aus Ihrem System machen.
Um die vielen Fragen zu beantworten, hier ein paar allgemeine Tipps zu Ihren AAP-Daten:
- Gute Daten rein, genaue Berichte raus. Schlechte Daten rein, unzuverlässige Berichte raus. Es ist wichtig, die Daten sauber und aktuell zu halten, damit Sie Ihre Ziele genau festlegen und Ihre Beschäftigungstätigkeit analysieren können.
- Um genaue Daten zu erhalten, braucht man gute Daten, aber man muss auch wissen, was hinter den Berichten steht, die man abruft. Finden Sie heraus, welche Kategorie von Mitarbeitern sie abrufen. Finden Sie heraus, ob das Einstellungsprotokoll die Berufsbezeichnung zum Einstellungsdatum oder die aktuelle Berufsbezeichnung abruft. Dies ist wichtig, wenn jemand seit seiner Einstellung befördert wurde. Wie ist das Beförderungsprotokoll für die Abfrage programmiert? Stimmt es mit der Definition einer Beförderung in Ihrem Unternehmen überein?
- Viele der Fragen, die Sie zu Ihrem AAP haben, haben auch andere Leute gestellt. Daher kann es sehr hilfreich sein, die Website der OFCCP aufzurufen und die FAQs zu lesen. Hier sind einige, die sich auf die Art der Daten auswirken, die Sie in Ihrem HRIS/HRMS und AAP haben.
- Elektronische Aufzeichnungssysteme: http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/dir279faqs.htm
- Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis (wer nimmt an Ihrem Plan teil): http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/Employer-Employee_Relationship.html
- Ausgleichsleitlinien: http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/CompGuidance_faq.htm
Letzter Gedanke: Wir von der AA sind zwar diejenigen, die die Daten abrufen, analysieren und die AAP erstellen, aber wir pflegen die Daten nicht, programmieren nicht die Berichte und verwalten nicht das System. Machen Sie sich also mit Ihrer HRIS-Abteilung bekannt und stellen Sie sicher, dass sie Ihre Bedürfnisse versteht und schulen Sie Ihre HR-Partner in den Auswirkungen der Dateneingabe in das System, damit Sie die saubersten Daten erhalten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
