Les données sont la base et une nécessité pour tout ce qui touche à la conformité AA. Elles peuvent être faciles à obtenir ou devenir le cauchemar de votre existence AA. Quelle est la différence entre obtenir facilement ces données et avoir du mal à les obtenir ? La technologie. Je ne veux pas dire que vous devez disposer de systèmes de pointe avec toutes les fonctionnalités possibles et imaginables, mais vous devez comprendre les capacités des systèmes dont vous disposez et créer des processus pour le reste. Commençons par les deux grands systèmes dont disposent la plupart des entreprises, les SIRH/SMRH et les ATS : les systèmes d'information sur les ressources humaines/systèmes de gestion des ressources humaines et les systèmes de suivi des candidats. Ces deux systèmes contiennent des données sur tous vos employés potentiels, actuels et passés. Cet article se concentrera sur les données de votre SIRH/SMRH, et le prochain article se concentrera sur vos données ATS.
Quelles informations votre SIRH/SGHR stocke-t-il ?
LES BASES DE L'
Il peut s'agir simplement des informations les plus récentes concernant vos employés, notamment leur nom, leur origine ethnique, leur sexe, leur statut d'ancien combattant, leur statut de personne handicapée, leur titre, leur date d'embauche, leur date de départ, leur service et leur salaire. Il s'agit là d'informations classiques contenues dans un système basé uniquement sur la paie. Les informations historiques telles que les salaires précédents, les titres, etc. ne sont pas stockées. Lorsque votre SIRH se trouve dans cet état, il est important de mettre en place des systèmes manuels pour collecter les données historiques relatives à vos activités de promotion, de licenciement et d'embauche. Cela implique généralement de tenir à jour un tableur Excel contenant chaque activité liée à l'emploi pour l'année du plan.
Il est également important d'extraire les rapports de votre système le plus près possible de la date d'entrée en vigueur de votre PAAC afin d'obtenir les données les plus précises possible. À mesure que votre organisation grandit, la collecte de toutes les données nécessaires deviendra de plus en plus chronophage. En saisissant les données en temps réel à la fois dans votre SIRH et dans le tableur, vous répartirez la charge de travail et gagnerez du temps lors de la mise à jour de votre PAAC.
DONNEZ-MOI CE DONT J'AI BESOIN
Je peux obtenir ce dont j'ai besoin : les informations actuelles et passées sur les employés ainsi que toutes les transactions les concernant. Si tel est l'état de votre SIRH, la collecte des données de base nécessaires à votre PAE n'est pas une tâche aussi ardue ou manuelle. Mais il peut encore y avoir des éléments qui sont stockés en dehors du système afin de créer votre PAE. Il peut s'agir des codes EEO, des codes de recensement et des groupes d'emplois AA. En général, un tableur Excel est créé dans lequel ces codes supplémentaires sont attribués par intitulé de poste, puis ce tableau est téléchargé dans votre logiciel AAP ou utilisé comme tableau de référence lors de la réalisation de votre AAP. Il peut être utile de demander à votre fournisseur HRIS si ces champs peuvent être ajoutés au tableau des postes de votre système HRIS, afin de vous épargner une étape dans la réalisation de votre AAP. De plus, si vous êtes en train de mettre à niveau votre système ou si vous recherchez un nouveau SIRH, gardez ces champs à l'esprit et lisez ce qui suit pour découvrir d'autres champs et fonctionnalités.
TOUT EST CONSERVÉ DANS L'
Ainsi, toutes les données dont vous avez besoin pour créer votre AAP proviennent directement de votre HRIS/HRMS, sans qu'il soit nécessaire de tenir à jour des tableaux externes. C'est là que les choses deviennent intéressantes. Il est facile d'obtenir les données pour votre AAP ; vous pouvez maintenant commencer à réfléchir aux extras qui faciliteront l'analyse approfondie de vos données. Imaginez à quel point l'analyse des rémunérations serait plus facile si vous pouviez extraire directement de votre système non seulement la durée de l'emploi actuel, mais aussi la durée de l'emploi précédent et l'expérience acquise en dehors de l'entreprise avant de rejoindre votre société. Réfléchissez également aux facteurs qui influencent la rémunération de vos emplois. S'agit-il du niveau d'études ? Des certifications ? De l'expérience ? Ce sont là tous des facteurs de régression que vous utiliseriez pour expliquer les différences de rémunération. Pourquoi ne pas avoir ces informations à portée de main dans votre SIRH/SMRH ?
Toujours au sujet de la rémunération, l'OFCCP a proposé une règle visant à collecter les données W-2 et le nombre total d'heures travaillées dans un format EEO-1. Pour de nombreuses entreprises, cela nécessiterait d'extraire des données de plusieurs systèmes. Votre système actuel vous permet-il d'extraire les données dont vous auriez besoin ? N'oublions pas non plus que l'AAP n'est pas une fin en soi. Si votre organisation dispose également d'un plan de diversité, vous devrez peut-être traiter les données de manière légèrement différente de celle utilisée pour votre AAP. Votre AAP peut être basé sur la localisation, mais vous pouvez ventiler les données par division ou par fonction à des fins de diversité.
Enfin, lorsque vous aurez optimisé votre SIRH/SMRH, il sera peut-être temps d'envisager son intégration à d'autres systèmes : gestion des performances, système de suivi des candidats, intégration des nouveaux employés et paie/temps et présence. Tous ces systèmes peuvent contenir des données importantes pour votre plan d'action anti-discrimination, votre prochain audit ou une analyse plus approfondie de vos données. Votre SIRH/SMRH serait un meilleur allié s'il disposait de toutes ces données et s'intégrait parfaitement aux autres systèmes.
À ce stade, vous avez peut-être l'impression que j'ai posé plus de questions que je n'ai apporté de réponses. C'était justement le but : vous amener à réfléchir aux capacités actuelles de votre système, découvrir ses capacités futures et, pour combler les lacunes, vous assurer de mettre en place une solution de contournement adaptée à votre organisation. En posant ces questions, en trouvant les réponses et en tirant le meilleur parti de votre système, vous pouvez transformer votre SIRH/HRMS d'ennemi en allié.
Pour compenser toutes ces questions, voici quelques conseils généraux concernant vos données AAP :
- De bonnes données à l'entrée, des rapports précis à la sortie. De mauvaises données à l'entrée, des rapports peu fiables à la sortie. Il est important de veiller à la propreté et à l'actualité des données afin de définir vos objectifs avec précision et d'analyser votre activité professionnelle.
- Pour obtenir des données précises, il faut commencer par disposer de données fiables, mais vous devez également connaître le contenu des rapports que vous générez. Déterminez la catégorie d'employés concernée. Vérifiez si le journal des embauches indique le titre du poste à la date d'embauche ou le titre actuel. Ceci est important si une personne a été promue depuis son embauche. Comment le journal des promotions est-il programmé pour extraire les données ? Correspond-il à la définition de la promotion donnée par votre organisation ?
- Beaucoup des questions que vous vous posez au sujet de votre AAP ont déjà été posées par d'autres personnes. Il peut donc être très utile de consulter le site Web de l'OFCCP et de lire la FAQ. En voici quelques-unes qui ont une incidence sur le type de données que vous avez dans votre SIRH/SMRH et votre AAP.
- Systèmes de conservation électronique des documents : http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/dir279faqs.htm
- Relation employeur-employé (qui participe à votre régime) : http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/Employer-Employee_Relationship.html
- Guide sur les indemnités : http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/CompGuidance_faq.htm
Conclusion : Même si nous, les membres de l'AA, sommes chargés de collecter les données, de les analyser et de créer l'AAP, nous ne sommes pas responsables de la maintenance des données, de la programmation des rapports ou de la gestion du système. Il est donc important de nouer des liens avec votre service RH et de vous assurer qu'il comprend vos besoins. Formez également vos partenaires RH à l'impact de la saisie des données dans le système afin d'obtenir des données aussi fiables que possible.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
