有意义的申请人处置的重要性
切勿重蹈覆辙：某联邦承包商接受美国劳工部联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的平权行动审查。OFCCP对男女应聘者的录用比例存疑，要求公司提交应聘者记录副本。该记录显示多数应聘者状态仅标注为"录用"或"拒绝"。 OFCCP要求企业对所有申请者进行规范归档。由于申请者初次筛选已时隔多时，企业已无法追溯所有候选人的后续情况。在尽可能完成规范归档后，申请者录用分析显示女性申请者的录用率存在显著差异，OFCCP据此要求企业支付巨额补薪。
此类情形在联邦合同合规计划办公室（OFCCP）近期在其官网公布的数起补发工资和解协议中均有体现。 OFCCP持续寻找向求职者发放补薪的机会，而记录保存不善往往是触发补薪裁决的关键因素。以上述案例为例，若企业当初妥善处理所有候选人资料，本可避免薪酬差异问题，OFCCP也就无须要求补发薪资。
为有效分析应聘者数据，企业需采用能准确记录应聘者状态的处理结果分类。部分企业在描述应聘者状态时使用过于宽泛或笼统的分类，例如"未录用"、"已审核"或"已拒绝"等。这类通用分类无法说明应聘者在何时因何原因退出选拔流程。
每位申请人的最终处理结果应尽可能具体明确。有效的处理结果应具备以下特征：
- 他们提供了关于申请人最终结果的详细信息。
- 他们阐明了申请者退出选拔流程的原因。
- 他们明确说明申请人在哪个阶段不再被考虑。
- 他们通过列举经验、教育背景或技能等资质，说明为何另一位申请者更胜一筹。
以下是一些问题倾向与有意义倾向的对比：
- 对于接受面试但因教育程度低于最终录用者而未获录用的申请人，不应使用"未录用"的表述，而应标注为"已面试——另择他人（教育程度原因）"。
- 对于经审核发现因缺乏必要经验而未达到职位基本资格要求的申请人，应标注为"未满足基本资格要求（经验）"，而非使用"被拒"。
- 对于在录用通知前阶段因未出席面试而主动退出申请的候选人，应标注为"主动退出-未出席面试"，而非使用"不再考虑"的表述。
请注意，在最后两个示例中，由于申请人未满足联邦合约合规计划办公室（OFCCP）《网络应聘者规则》的规定，其信息不应出现在提交给OFCCP的应聘者报告及其他统计分析中。（该规则规范了联邦承包商及分包商必须保留、记录和分析的应聘者数据类型。） 采用更具实质意义的处理结果标记，您便能明确应将此类申请人从所有报告中剔除。反之，若使用"未录用"或"拒绝"等处理结果标记，则无法判断该申请人是否应纳入提交给OFCCP的报告。
若发生联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审查，该机构将重点关注贵公司采用的招聘流程。OFCCP将要求贵公司备有书面记录，说明应聘者在何时、因何原因退出招聘流程。若缺乏此类记录，OFCCP可能认定存在歧视行为。详实的应聘者处理记录对向OFCCP阐明贵公司招聘流程至关重要。
您是否知道 根据联邦合同合规计划办公室（OFCCP）的网络应聘者规则，若应聘者不符合岗位最低要求、主动退出应聘流程，或在岗位空缺期间提交申请，则可将其从应聘者/录用分析中剔除？
如需了解联邦合同合规计划办公室（OFCCP）关于网络应聘者的规定详情，或探讨候选人筛选的最佳实践，欢迎随时通过[email protected]与我联系。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
