Die Bedeutung einer aussagekräftigen Bewerberdisposition
Lassen Sie es nicht so weit kommen: Ein Auftragnehmer der Bundesregierung wird vom Amt für die Einhaltung von Bundesverträgen (Office of Federal Contract Compliance Programs, OFCCP) des US-Arbeitsministeriums einer Überprüfung im Rahmen der Affirmative Action unterzogen. Das OFCCP hat Fragen zum prozentualen Anteil der eingestellten männlichen und weiblichen Bewerber und fordert eine Kopie des Bewerberprotokolls des Unternehmens an. Aus dem Bewerberprotokoll geht hervor, dass die meisten Bewerber entweder als „eingestellt” oder „abgelehnt” gekennzeichnet waren. Das OFCCP fordert das Unternehmen auf, alle Bewerber ordnungsgemäß zu klassifizieren. Da seit der ursprünglichen Prüfung der Bewerber bereits einige Zeit vergangen ist, verfügt das Unternehmen nicht mehr über Informationen darüber, was mit allen Kandidaten geschehen ist. Nachdem so viele Bewerber wie möglich ordnungsgemäß klassifiziert wurden, zeigen Analysen der Bewerber-Einstellungen große Unterschiede bei der Einstellung weiblicher Bewerber, und das OFCCP fordert eine erhebliche Nachzahlung.
Ein solches Szenario hat sich im Rahmen mehrerer kürzlich erfolgter Nachzahlungsvereinbarungen abgespielt, die die OFCCP auf ihrer Website bekannt gegeben hat. Die OFCCP sucht weiterhin nach Möglichkeiten, Antragstellern Nachzahlungen zu gewähren, wobei eine unzureichende Dokumentation häufig eine Rolle bei diesen Nachzahlungen spielt. Hätte das Unternehmen im oben genannten Beispiel alle Bewerber ordnungsgemäß behandelt, hätte es möglicherweise keine Ungleichheiten gegeben und die OFCCP hätte keinen Grund gehabt, Nachzahlungen zu verlangen.
Um Bewerberdaten effektiv analysieren zu können, müssen Unternehmen Bewerberstatusangaben verwenden, die genau wiedergeben, was mit den Bewerbern geschehen ist. Einige Unternehmen verwenden allgemeine oder generische Statusangaben, um zu charakterisieren, was mit Bewerbern geschehen ist. Beispielsweise verwenden einige Unternehmen Statusangaben wie „nicht ausgewählt“, „geprüft“ oder „abgelehnt“. Diese generischen Statusangaben liefern keine Informationen darüber, warum und wann der Bewerber aus dem Auswahlverfahren ausgeschieden ist.
Die endgültige Entscheidung für jeden Bewerber sollte so konkret wie möglich sein. Sinnvolle Entscheidungen weisen die folgenden Merkmale auf:
- Sie liefern Einzelheiten zum endgültigen Ergebnis bei der Prüfung eines Bewerbers.
- Sie erläutern, warum ein Bewerber aus dem Auswahlverfahren ausgeschieden ist.
- Sie klären, in welcher Phase ein Bewerber nicht mehr berücksichtigt wurde.
- Sie begründen, warum ein anderer Bewerber besser qualifiziert war, indem sie sich auf Eigenschaften wie Erfahrung, Ausbildung oder Fähigkeiten beziehen.
Hier sind einige Vergleiche zwischen problematischen und sinnvollen Einstellungen:
- Anstatt „Nicht ausgewählt“ zu verwenden, sollte ein Bewerber, der zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurde und aufgrund seiner geringeren Ausbildung gegenüber dem ausgewählten Kandidaten nicht ausgewählt wurde, als „Vorstellungsgespräch geführt – anderer Kandidat ausgewählt (Ausbildung)“ aufgeführt werden.
- Anstatt „Abgelehnt“ zu verwenden, sollte ein Bewerber, dessen Qualifikationen geprüft wurden und der aufgrund fehlender erforderlicher Erfahrung die grundlegenden Qualifikationen für eine Stelle nicht erfüllt, als „Erfüllt nicht die grundlegenden Qualifikationen (Erfahrung)“ ausgewiesen werden.
- Anstatt „Nicht mehr in Betracht gezogen“ zu verwenden, sollte ein Bewerber, der sich in der Phase vor dem Angebot zurückzieht, weil er nicht zum Vorstellungsgespräch erschienen ist, als „Zurückgezogen – nicht zum Vorstellungsgespräch erschienen“ aufgeführt werden.
Beachten Sie, dass in den letzten beiden Beispielen der Bewerber nicht in den Bewerberberichten und anderen statistischen Analysen erscheinen sollte, die der OFCCP vorgelegt werden, da der Bewerber die Bestimmungen der OFCCP-Regelung für Internetbewerber nicht erfüllt hat. (Die OFCCP-Regelung für Internetbewerber regelt die Art der Bewerberdaten, die von Bundesauftragnehmern und Subunternehmern aufbewahrt, erfasst und analysiert werden müssen.) Durch die Verwendung aussagekräftigerer Entscheidungen würden Sie wissen, dass Sie diese Bewerber aus allen Berichten entfernen sollten. Umgekehrt könnten Sie bei Verwendung von Entscheidungen wie „Nicht ausgewählt“ oder „Abgelehnt“ nicht feststellen, ob ein Bewerber in die Berichte an die OFCCP aufgenommen werden sollte.
Im Falle einer Überprüfung durch die OFCCP wird diese den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens genau unter die Lupe nehmen. Die OFCCP erwartet, dass Ihr Unternehmen über Unterlagen verfügt, aus denen hervorgeht, wann und warum Bewerber aus dem Einstellungsprozess ausgeschieden sind. Ohne diese Unterlagen könnte die OFCCP davon ausgehen, dass eine Diskriminierung vorliegt. Aussagekräftige Bewerberentscheidungen spielen eine entscheidende Rolle, um der OFCCP Ihren Einstellungsprozess zu erläutern.
Wussten Sie . . . dass gemäß der OFCCP-Regelung für Online-Bewerber Bewerber aus der Bewerber-/Einstellungsanalyse ausgeschlossen werden können, wenn sie die Mindestqualifikationen für die Stelle nicht erfüllen, ihre Bewerbung zurückgezogen haben oder sich beworben haben, obwohl keine Stellen ausgeschrieben waren?
Für weitere Informationen zur OFCCP-Regelung für Online-Bewerber oder zur Erörterung bewährter Verfahren für die Auswahl von Bewerbern können Sie mich gerne unter [email protected] kontaktieren.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
