L'importance des dispositions significatives des candidats
Ne laissez pas cette situation vous arriver : un contractant fédéral fait l'objet d'un examen d'action positive par l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) du ministère américain du travail. L'OFCCP s'interroge sur le pourcentage de candidats masculins et féminins embauchés et demande une copie du registre des candidats de l'entreprise. Le registre des candidats montre que la plupart des candidats ont été soit "embauchés", soit "rejetés". L'OFCCP demande à l'entreprise de traiter correctement tous les candidats. Un certain temps s'est écoulé depuis que les candidats ont été examinés et l'entreprise ne dispose plus d'informations sur ce qu'il est advenu de tous les candidats. Une fois que le plus grand nombre possible de candidats ont été correctement traités, les analyses de recrutement des candidats révèlent d'importantes disparités en ce qui concerne l'embauche de candidates, et l'OFCCP demande une indemnité substantielle pour les arriérés de salaires.
Ce type de scénario s'est produit dans le cadre de plusieurs règlements d'arriérés de paiement que l'OFCCP a récemment annoncés sur son site web. L'OFCCP continue de rechercher des occasions d'accorder des arriérés de salaire aux candidats, et une mauvaise tenue des dossiers joue souvent un rôle dans l'octroi de ces arriérés. Dans l'exemple ci-dessus, si l'entreprise avait correctement disposé de tous les candidats, il est possible qu'il n'y ait pas eu de disparités et que l'OFCCP n'ait pas eu de raison de demander l'octroi d'arriérés de salaires.
Afin d'analyser efficacement les données relatives aux candidats, les entreprises doivent utiliser des dispositions relatives aux candidats qui reflètent correctement ce qui leur est arrivé. Certaines entreprises utilisent des dispositions générales ou génériques pour caractériser ce qui est arrivé aux candidats. Par exemple, certaines entreprises utilisent des dispositions telles que "non sélectionné", "examiné" ou "rejeté". Ces dispositions génériques ne fournissent aucune information sur la raison et le moment où le candidat a abandonné le processus de sélection.
La décision finale pour chaque demandeur doit être aussi précise que possible. Les décisions significatives présentent les caractéristiques suivantes :
- Ils fournissent des détails sur le résultat final de l'examen d'un candidat.
- Ils clarifient les raisons pour lesquelles un candidat a abandonné le processus de sélection.
- Ils précisent à quel stade un candidat n'a plus été pris en considération.
- Ils identifient les raisons pour lesquelles un autre candidat était mieux qualifié en se référant à des attributs tels que l'expérience, la formation ou les compétences.
Voici quelques comparaisons entre les dispositions problématiques et les dispositions significatives :
- Plutôt que d'utiliser la mention "Non sélectionné", un candidat qui est reçu en entretien et qui n'est pas sélectionné parce qu'il a un niveau d'études inférieur à celui du candidat choisi doit être indiqué comme "Entretien - autre candidat choisi (niveau d'études)".
- Plutôt que d'utiliser la mention "Rejeté", un candidat dont les qualifications ont été examinées et qui ne satisfait pas aux qualifications de base pour un poste en raison d'un manque d'expérience doit être indiqué comme "N'a pas satisfait aux qualifications de base (expérience)".
- Plutôt que d'utiliser la mention "Plus à l'étude", un candidat qui se retire au stade de la pré-offre parce qu'il ne s'est pas présenté à un entretien doit être indiqué comme "Retiré - ne s'est pas présenté à l'entretien".
Notez que dans les deux derniers exemples, le candidat ne doit pas apparaître dans les rapports sur les candidats et autres analyses statistiques fournis à l'OFCCP, car il n'a pas respecté les dispositions de la règle de l'OFCCP relative aux candidats sur Internet. (Cette règle de l'OFCCP régit la nature des données relatives aux candidats qui doivent être conservées, enregistrées et analysées par les contractants et sous-traitants fédéraux). En utilisant des dispositions plus significatives, vous saurez que vous devez supprimer ces candidats de tout rapport. Inversement, en utilisant des dispositions telles que "Non sélectionné" ou "Rejeté", vous ne pourrez pas déterminer si un candidat doit être inclus dans les rapports fournis à l'OFCCP.
En cas d'examen par l'OFCCP, cette dernière accordera une attention particulière au processus d'embauche utilisé par votre entreprise. L'OFCCP s'attend à ce que votre entreprise dispose de documents expliquant quand et pourquoi les candidats ont été écartés de la procédure d'embauche. Sans cette documentation, l'OFCCP peut supposer qu'il y a discrimination. Les dispositions significatives prises à l'égard des candidats joueront un rôle essentiel dans l'explication de votre processus d'embauche à l'OFCCP.
Saviez-vous que qu'en vertu de la règle de l'OFCCP relative aux candidats sur Internet, les candidats peuvent être retirés des analyses de candidatures/embauches s'ils ne remplissent pas les qualifications minimales pour le poste, s'ils se sont retirés de la considération ou s'ils ont posé leur candidature alors qu'aucun poste n'était ouvert ?
Pour de plus amples informations sur la règle de l'OFCCP relative aux candidats sur Internet ou pour discuter des meilleures pratiques en matière de disposition des candidats, n'hésitez pas à me contacter à l'adresse suivante : [email protected].
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
