贵组织是否需要提供带薪病假？

2016年2月25日，美国劳工部发布了旨在落实总统令第13706号（《为联邦承包商设立带薪病假制度》）的拟议规则。该总统令由奥巴马总统于2015年劳动节签署颁布，劳工部须在2016年9月30日前颁布最终法规。 公众可于30天内（即2016年3月28日前）就该提案提交意见。

该规定将给受管制的承包商带来沉重的行政负担。虽然本文无法详尽阐述提案的每个细节，但这份概述已部分揭示了合规过程将面临的复杂性和困难。

哪些承包商受到保障？

受《为承包商设定最低工资标准的行政命令》实施条例约束的承包商，同样将受这些新要求约束。具体而言，持有下列合同的雇主必须为其适用范围内的雇员提供带薪病假：

• 戴维斯-培根法》（DBA）涵盖的建筑工程采购合同
• 服务合同法》（SCA）涵盖的服务合同
• 特许权合同，包括《管制协议》排除在外的任何特许权合同
• 涉及联邦财产或土地的合同，以及为联邦雇员、其家属或公众提供服务的合同

若合同仅受《DBA相关法案》约束、属于拨款性质、与印第安部落签订，或受《沃尔什-希利公共合同法》管辖（即向政府制造或供应材料、物资、物品或设备的合同），则不在适用范围之内。此外，相关要求仅适用于在美国境内履行的合同或合同部分。

在DBA和SCA中，总承包商必须满足相应的美元金额门槛（DBA为2,500美元，SCA为2,000美元）方可纳入保障范围。对于其他采购合同，保障门槛为3,000美元。然而，针对特许经营的非采购合同或受保障合同的分包合同，则不设金额保障门槛。

承包商何时会被纳入保障范围？

为适用员工提供带薪病假的义务将适用于2017年1月1日或之后发布的招标所产生的新合同及到期合同的续签。此外，若合同在2017年1月1日或之后进行续签、延期或修订，则该规定同样适用于2017年1月1日前生效的合同。

哪些员工有权享受带薪病假？

在某些情况下，"为受保合同工作或与受保合同有关 "的员工有权累积和使用带薪病假。雇员的工资必须受《DBA》、《SCA》或《公平劳动标准法》（FLSA）的管辖，包括那些免于遵守《公平劳动标准法》加班要求的雇员，才属于受保范围。

员工的工作若涉及合同中列明的具体服务，则视为在“承接合同”范围内工作。 员工从事的工作若"与"受保障合同"相关"，则指其工作活动虽非直接执行合同规定的具体服务，但对合同履行具有必要性。劳工部举例说明"与合同相关"的工作情形：如保安在受DBA保障的场所巡逻，或薪资专员为SCA员工处理工资。

拟议规则规定，若员工在特定工作周内从事与适用合同相关的工作时间少于其总工作时间的20%，则可豁免适用该规定。此类员工无权享受带薪病假津贴。但需注意，若员工在工作周内的任何时间点从事"适用合同项下"的工作，则该豁免条款不适用。

受保障雇员必须获得多少带薪病假？

承包商必须为员工提供带薪病假，每工作30小时（在或与受保障合同相关的工作）可获得至少1小时带薪病假，每年上限为56小时（相当于七个8小时工作日）。承包商需"至少在每个工作周结束时"为每位员工计算带薪病假累计时长。 带薪病假可从一个累积年度结转至下个年度，但承包商无需允许员工累计超过56小时的病假。此外，结转的病假时长不计入下个累积年度的56小时上限。

若雇员在离职后一年内被原承包商或后续承包商重新雇佣，其离职时未使用的带薪病假余额应予恢复。承包商无需向离职雇员支付未使用的病假补偿；但若选择支付，则在一年内重新雇佣该雇员时，仍须恢复其病假余额。

带薪病假何时可以使用？

员工在因下列原因缺勤时，有权使用带薪病假：该缺勤与受保障合同相关的工作或事务有关。

• 身体或精神疾病、受伤或医疗状况
• 从医疗保健提供者处获得诊断、治疗或预防性护理
• 照顾子女、父母、配偶、同居伴侣，或任何其他与雇员存在血缘或姻亲关系、且关系亲密程度等同于家庭成员的个体，该个体若存在上述任何需要诊断、护理或预防性护理的状况或需求，或存在其他需要照料的情况。
• 家庭暴力、性侵犯或跟踪骚扰，若缺勤系因前两项所述情形或需求，或为向受害者服务机构寻求咨询或援助、申请搬迁、采取法律行动，或协助上述员工相关人员实施此类行动

员工如何申请带薪病假？

员工可通过口头或书面形式提出休假申请，申请方式包括当面提交、电话或电子邮件。当休假需求可预见时，申请应至少提前7个日历日提交。 若无法预见，员工应在实际可行的情况下尽可能提前通知。尽管请假申请应包含员工所需时间的预估，但"承包商不得要求员工严格遵守申请中提供的预估时间"。承包商须在实际可行的情况下尽快回应请假申请。劳工部建议应"立即或在数小时内"作出回应。 若承包商拒绝休假申请，须以书面形式说明理由。若因信息不全而拒绝，承包商应给予员工补正申请的机会。若拒绝理由是员工申请在非承接合约工作期间使用带薪病假，则必须提供证明员工承接合约工作与非承接合约工作时间的记录作为依据。

承包商可通过口头或书面形式通知员工其申请获准，但批准申请时必须以书面形式告知员工可获得的带薪病假天数。

雇主何时可以要求员工提供证明带薪病假需求的文件？

雇主仅能在员工连续缺勤三个或以上完整工作日时，要求其提供医疗证明（若缺勤涉及家庭暴力、性侵或跟踪骚扰，则可要求其他证明文件）。此外，雇主必须在员工返岗前告知此项要求，方可强制要求提供证明文件。雇主可通过公司政策或员工手册中的条款向员工传达此项要求。

承包商能否利用其现有的带薪休假政策来满足合规要求？

是的，只要它满足所有监管要求。

是否存在反报复条款？

是的。承包商不得干涉雇员的权利或休假使用。下列行为将被视为干涉：

• 误算员工累积的带薪病假金额
• 拒绝或无理拖延对带薪病假申请的答复
• 阻止员工使用带薪病假
• 员工积存带薪病假的减少量超过实际使用量
• 将员工调往非适用合同岗位工作，以防止其使用或累积带薪病假

此外，承包商不得因以下原因解雇或歧视员工

• 使用或试图使用带薪病假
• 投诉、提起诉讼或以其他方式主张行政命令或法规规定的任何权利
• 在根据行政命令或条例进行的任何调查中提供合作或作证
• 告知他人其根据行政命令或法规享有的权利

法规将如何执行？

该行政命令及拟议规则均不赋予私人提起诉讼的权利。因此，劳工部工资与工时司将负责调查合规情况并判定是否存在违规行为。根据违规性质的不同，可能采取的补救措施包括：

• 工资或福利被拒绝或损失
• 因违法行为而遭受的实际金钱损失
• 违约赔偿金
• 扣留合同应付款项
• 被错误解雇的员工复职

合同中会包含哪些条款？

完整合同条款可通过引用方式纳入联邦合同及分包合同，具体表述如下：“第13706号行政命令——为联邦承包商设立带薪病假制度及其实施条例（包括适用合同条款）均通过引用方式纳入本合同，其效力等同于完整载入本合同。”同时必须注明包含完整合同条款或适用《联邦法规汇编》（CFR）或《联邦采购条例》（FAR）条款的网页地址。

受监管承包商必须保留哪些记录？

承包商必须在承保合同期间及此后三年内保存每位雇员的以下记录：

• 姓名、地址和社保号
• 职业或分类
• 支付的工资率
• 日工作时数和周工作时数
• 从工资中扣除的任何款项
• 每个发薪期支付的工资总额
• 通知员工累积的带薪病假数量
• 员工申请使用带薪病假
• 使用带薪病假的日期和金额
• 书面拒绝使用带薪病假的申请，包括解释
• 与认证及文件要求和提供相关的记录
• 记录显示对员工带薪病假累积和/或使用情况的追踪或相关计算
• 由前任提交给合同官员的未使用的带薪病假认证清单
• 由签约官员向继任者提供的未使用的带薪病假认证清单
• 覆盖合同

是否存在员工通知要求？

是的，承包商有义务向所有从事或参与相关合同工作的雇员告知带薪病假要求。劳工部将提供海报，该海报必须在工作场所醒目位置张贴。若承包商惯常以电子方式发布通知，则可通过在通常用于发布雇员雇佣条款和条件通知的网站上发布该通知来满足通知要求。

结论

由于最终规则预计于2016年9月发布，而生效日期为2017年1月，两者间隔时间较短，因此可能受这些强制性规定约束的承包商应仔细审阅条款，着手规划实施工作并为增加的开支进行预算安排。尽管可能存在某些调整，但最终规则很可能会纳入提案规则中的大部分条款。 当然，若总统选举由不同政党胜出，该行政命令本身也可能被完全撤销。

本文仅供参考，不构成法律建议。请根据您的具体情况咨询律师，以确定最佳行动方案。

编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。