Le 25 février 2016, le ministère du travail des États-Unis a publié sa proposition de règlement visant à mettre en œuvre le décret 13706, établissant le congé de maladie payé pour les entrepreneurs fédéraux. Le président Obama a publié le décret le jour de la fête du travail 2015, et le ministère du travail est tenu de publier la réglementation finale d'ici le 30 septembre 2016. Les particuliers disposent de 30 jours, soit jusqu'au 28 mars 2016, pour soumettre leurs commentaires sur cette proposition.
Les charges administratives que cette règle imposerait aux entrepreneurs couverts sont considérables. Bien que je ne puisse pas couvrir tous les détails de la proposition dans cet article, cet aperçu révèle en partie à quel point la mise en conformité sera compliquée et difficile.
Quels sont les entrepreneurs couverts ?
Les mêmes entrepreneurs qui sont couverts par les règlements d' application du décret établissant un salaire minimum pour les entrepreneurs seraient couverts par ces nouvelles exigences. Plus précisément, les employeurs ayant conclu les contrats suivants seraient tenus d'accorder des congés de maladie rémunérés à leurs employés concernés :
- Marchés publics de construction couverts par le Davis-Bacon Act (DBA)
- Marchés de services couverts par la loi sur les marchés de services (SCA)
- Contrats de concession, y compris les contrats de concession exclus de l'ACS
- Contrats relatifs aux biens ou terrains fédéraux et liés à l'offre de services aux employés fédéraux, aux personnes à leur charge ou au grand public.
Les contrats ne seraient pas couverts s'ils sont soumis uniquement aux DBA-Related Acts, s'il s'agit de subventions, s'ils sont conclus avec des tribus indiennes ou s'ils sont soumis au Walsh-Healy Public Contracts Act, c'est-à-dire des contrats de fabrication ou de fourniture de matériaux, de fournitures, d'articles ou d'équipements au gouvernement. En outre, les exigences ne s'appliqueraient qu'aux contrats ou parties de contrats exécutés aux États-Unis.
Les seuils en dollars prévus dans le DBA et le SCA doivent être atteints avant qu'un entrepreneur principal ne soit couvert (2 500 dollars pour le DBA et 2 000 dollars pour le SCA). Pour les autres marchés publics, le seuil de couverture est de 3 000 dollars. Il n'y a cependant pas de seuil monétaire pour la couverture des contrats hors marchés publics pour les concessions ou pour les contrats de sous-traitance des marchés couverts.
Quand les entrepreneurs seront-ils couverts ?
L'obligation de fournir des congés de maladie payés aux employés couverts s'appliquerait aux nouveaux contrats et aux remplacements de contrats arrivant à expiration qui résultent d'appels d'offres lancés à partir du 1er janvier 2017. En outre, la règle s'appliquerait à un contrat en vigueur avant le 1er janvier 2017, s'il est renouvelé, prolongé ou modifié à partir du 1er janvier 2017.
Quels sont les salariés qui ont droit à un congé de maladie payé ?
Les employés qui "effectuent un travail sur ou en relation avec" un contrat couvert auront le droit d'accumuler et d'utiliser des congés de maladie payés dans certaines circonstances. Pour être couverts, les salaires des employés doivent être régis par le DBA, le SCA ou le Fair Labor Standards Act (FLSA), y compris les employés qui sont exemptés des exigences de la FLSA en matière d'heures supplémentaires.
Les salariés effectuent un travail "dans le cadre" d'un contrat couvert si leur travail implique les services spécifiques décrits dans le contrat. Les employés effectuent un travail "en rapport avec" un contrat couvert si leurs activités professionnelles sont nécessaires à l'exécution de ce contrat, mais qu'ils ne sont pas directement engagés dans les services spécifiques décrits dans le contrat. Le DOL donne comme exemples d'employés effectuant un travail "en rapport avec" un contrat un garde de sécurité patrouillant sur un site couvert par le DBA et un employé chargé du traitement des salaires pour les employés du SCA.
La règle proposée prévoit une exception pour les salariés effectuant un travail "en rapport avec" un contrat couvert s'ils consacrent moins de 20 % de leurs heures travaillées au cours d'une semaine de travail donnée à un travail en rapport avec des contrats couverts. Ces employés n'ont pas droit à l'indemnité de congé de maladie payé. Cette exclusion ne s'applique toutefois pas aux salariés qui effectuent un travail "dans le cadre" d'un contrat couvert à tout moment de la semaine de travail.
Quelle est la durée des congés de maladie payés dont doivent bénéficier les salariés couverts ?
Les entrepreneurs doivent accorder au moins une heure de congé de maladie rémunéré pour chaque tranche de 30 heures travaillées "dans le cadre" d'un contrat couvert, jusqu'à concurrence de 56 heures par an (sept journées de 8 heures). Les congés de maladie payés peuvent être reportés d'une année d'accumulation à l'autre, mais les entrepreneurs ne sont pas tenus d'autoriser une accumulation totale de plus de 56 heures à la fois. En outre, les congés reportés ne sont pas pris en compte dans le calcul des 56 heures pour l'année d'accumulation suivante.
Les employés qui sont réembauchés par le contractant ou par un contractant successeur dans un délai d'un an auront droit au rétablissement de leur solde de congés de maladie payés au moment de la cessation d'emploi. Les contractants ne seraient pas tenus de payer aux employés qui quittent l'entreprise les congés de maladie non utilisés ; toutefois, s'ils le font, ils devraient rétablir le solde des congés de l'employé au moment de son réembauchage dans un délai d'un an.
Points à noter sur l'accumulation des congés de maladie payés
- Les salariés ne seraient tenus d'accumuler des congés de maladie rémunérés que lorsqu'ils travaillent "dans le cadre" d'un contrat couvert ou "en rapport avec" celui-ci. Ainsi, le temps passé à travailler sur des projets non couverts ne nécessiterait pas l'accumulation de congés de maladie payés. Bien entendu, les entrepreneurs seraient tenus de tenir des registres adéquats permettant de différencier le lieu de travail d'un employé.
- Les "heures travaillées" englobent toutes les heures pour lesquelles un employé est ou devrait être payé, y compris les heures pendant lesquelles un employé utilise un congé de maladie rémunéré ou tout autre congé rémunéré accordé par l'employeur.
- Si les entrepreneurs ne tiennent pas de registre des heures travaillées par les employés exonérés, ils peuvent permettre à ces derniers d'accumuler des congés payés comme s'ils travaillaient 40 heures par semaine dans le cadre d'un contrat couvert.
- Les entrepreneurs peuvent choisir de fournir aux employés couverts 56 heures de congés de maladie payés au début de l'année d'accumulation.
- Les entrepreneurs seraient tenus d'informer par écrit chaque employé concerné du nombre de jours de congé de maladie accumulés mais non utilisés, comme suit : (1) au moins une fois par mois ; (2) chaque fois que l'employé demande l'information (mais pas plus d'une fois par semaine) (1) au moins une fois par mois ; (2) chaque fois qu'un employé demande l'information (mais pas plus d'une fois par semaine) ; (3) chaque fois qu'un employé demande à utiliser un congé de maladie rémunéré ; (4) lors de la cessation d'emploi ; et (5) si l'employé est réintégré dans un délai d'un an.
- Un entrepreneur ne serait pas tenu de "permettre aux employés d'accumuler des congés de maladie rémunérés par tranches de moins d'une heure pour toute fraction de 30 heures travaillées. Une telle fraction d'heures travaillées doit être ajoutée aux heures travaillées pour le même entrepreneur au cours des semaines de travail suivantes pour atteindre les 30 heures travaillées suivantes, à condition que la semaine de travail suivante au cours de laquelle l'employé travaille dans le cadre d'un contrat couvert ait lieu au cours de la même année d'accumulation".
- Un entrepreneur peut autoriser les employés à utiliser les congés de maladie payés par tranches de moins d'une heure, mais il ne peut pas exiger des employés qu'ils utilisent ces congés par tranches de plus d'une heure.
- Un entrepreneur ne peut pas réduire les congés de maladie accumulés par un employé d'une durée supérieure à celle de l'absence effective de l'employé, ni obliger un employé à prendre plus de congés qu'il n'en faut pour répondre à un besoin spécifique, pour autant que les congés soient attribués par tranches d'une heure au maximum.
- Le nombre de congés de maladie utilisés ne peut dépasser le nombre d'heures que l'employé aurait effectivement travaillées s'il n'avait pas été en congé à ce moment-là.
Quand le congé de maladie payé peut-il être utilisé ?
Un employé aurait le droit d'utiliser un congé de maladie rémunéré pour le temps passé à travailler sur ou en relation avec un contrat couvert si l'absence est liée à :
- Une maladie physique ou mentale, une blessure ou un état pathologique
- Obtenir un diagnostic, des soins ou des soins préventifs auprès d'un prestataire de soins de santé
- S'occuper d'un enfant, d'un parent, d'un conjoint, d'un partenaire domestique ou de toute autre personne liée par le sang ou par affinité dont l'association étroite avec le salarié équivaut à une relation familiale, qui présente l'une des conditions ou l'un des besoins de diagnostic, de soins ou de soins préventifs susmentionnés, ou qui a besoin de soins d'une autre manière.
- Violence domestique, agression sexuelle ou harcèlement, si l'absence est motivée par l'une des conditions ou l'un des besoins mentionnés dans les deux premières puces, ou pour obtenir des conseils ou de l'aide auprès d'un organisme d'aide aux victimes, chercher à se reloger, intenter une action en justice, ou aider une personne liée à l'employé comme décrit ci-dessus à prendre l'une de ces mesures.
Points remarquables sur l'utilisation des congés de maladie payés
- Si les salariés travaillent à la fois sur un contrat couvert et sur un contrat non couvert, ils n'auront le droit d'utiliser les congés de maladie payés que pendant la période où ils travailleront sur le contrat couvert ou en relation avec celui-ci.
- Une "maladie physique ou mentale, une blessure ou un état pathologique" est définie comme "toute maladie, tout trouble, toute déficience ou tout traumatisme du corps ou de l'esprit". Le traitement par un prestataire de soins de santé n'est pas nécessaire, et les exemples incluent "un rhume, une infection de l'oreille, des maux d'estomac, un ulcère, une grippe, des maux de tête, une migraine, une entorse de la cheville, un bras cassé ou un épisode dépressif".
- Les salariés ont des "affinités étroites" avec toute personne avec laquelle ils ont un lien personnel significatif qui s'apparente à une relation familiale et qu'ils considèrent comme un membre de la famille. "Il suffit au salarié d'affirmer qu'il existe une relation familiale ou de type familial.
Comment les salariés peuvent-ils demander un congé de maladie payé ?
Les salariés peuvent demander un congé oralement ou par écrit, en personne, par téléphone ou par courrier électronique. Les demandes de congé doivent être formulées au moins sept jours civils à l'avance lorsque la nécessité du congé est prévisible. S'il n'est pas prévisible, les salariés sont censés donner un préavis aussi long que possible compte tenu des circonstances. Bien que la demande de congé doive inclure une estimation du temps nécessaire à l'employé, "le contractant ne peut pas obliger l'employé à se conformer à l'estimation fournie dans la demande". Les contractants devront répondre à une demande de congé dès que possible. Le ministère du travail propose que cela se fasse "immédiatement ou dans les heures qui suivent". Si un entrepreneur refuse une demande de congé, il doit le faire par écrit et en expliquer la raison. Si le refus est motivé par un manque d'informations, l'entrepreneur devra donner à l'employé la possibilité de soumettre une demande corrigée. Si le refus est fondé sur une demande d'utilisation de congés de maladie payés à un moment où l'employé ne travaille pas dans le cadre d'un contrat couvert, le refus doit être étayé par des documents indiquant le temps passé par l'employé dans le cadre d'un travail couvert et non couvert.
Le contractant peut notifier oralement ou par écrit à l'employé que sa demande est acceptée, mais le montant du congé de maladie rémunéré disponible doit être communiqué par écrit à l'employé lorsque la demande est acceptée.
Quand un entrepreneur peut-il exiger des documents attestant de la nécessité d'un congé de maladie payé ?
Le seul cas où un entrepreneur peut exiger des documents d'un prestataire de soins de santé (ou d'autres documents si le congé est lié à la violence domestique, à l'agression sexuelle ou au harcèlement) est celui où l'employé est absent pendant au moins trois jours ouvrables complets consécutifs. En outre, ces documents ne peuvent être exigés que si l'employeur informe l'employé de la nécessité de fournir ces informations avant qu'il ne reprenne le travail. Les employés peuvent être informés d'une telle exigence par le biais d'une politique générale ou d'une disposition du manuel.
Points à noter concernant la justification de la nécessité d'un congé de maladie rémunéré
- Un entrepreneur peut exiger que l'employé fournisse des pièces justificatives dans un délai de 30 jours à compter de la date de début du congé.
- Un contractant refusant le congé sur la base de la documentation devra prendre une telle décision dans les 10 jours civils suivant la réception de la documentation ou dans les 10 jours civils suivant la date limite de soumission si aucune documentation n'est fournie.
- Un contractant ne peut contacter un prestataire de soins de santé que pour authentifier ou clarifier le contenu de la certification. Il ne peut pas demander d'informations sur l'état de santé, solliciter un deuxième avis ou remettre en question le contenu de la certification.
- Un entrepreneur ne peut pas exiger d'un employé qu'il se rende effectivement chez un prestataire de soins de santé comme condition d'acceptation de la certification.
- Les certifications et les documents fournis par les employés doivent rester confidentiels.
Un entrepreneur peut-il utiliser sa politique existante en matière de prise de congé pour se mettre en conformité ?
Oui, pour autant qu'il réponde à toutes les exigences réglementaires.
Existe-t-il une disposition anti-représailles ?
Oui. Il serait interdit aux contractants d'interférer avec les droits ou l'utilisation des congés des employés. Les actions suivantes seraient considérées comme une ingérence :
- Mauvais calcul du nombre de congés de maladie payés accumulés par un employé
- Refuser ou retarder de manière déraisonnable une réponse à une demande de congé de maladie rémunéré
- Décourager un employé d'utiliser un congé de maladie rémunéré
- la réduction des congés de maladie accumulés d'un salarié au-delà du montant effectivement utilisé
- le transfert d'un employé pour travailler sur des contrats non couverts afin d'empêcher l'utilisation ou l'accumulation de congés de maladie payés
En outre, les entrepreneurs ne peuvent pas licencier ou discriminer un employé pour les raisons suivantes
- Utilisation ou tentative d'utilisation d'un congé de maladie rémunéré
- déposer une plainte, entamer une procédure ou faire valoir de toute autre manière les droits prévus par le décret ou les règlements
- Coopérer à toute enquête ou témoigner dans le cadre d'une procédure en vertu du décret ou des règlements.
- Informer une autre personne de ses droits en vertu du décret ou des règlements.
Comment les règlements seront-ils appliqués ?
Ni le décret ni la proposition de règlement ne créent une cause d'action privée. Par conséquent, la division "Wage and Hour" du ministère du travail enquêtera sur le respect des règles et déterminera s'il y a eu violation. En fonction du type de violation, les recours possibles sont les suivants :
- Rémunération ou avantages refusés ou perdus
- Perte pécuniaire réelle subie du fait de l'infraction
- Dommages-intérêts liquidés
- Retenue des paiements dus au titre du contrat
- Réintégration d'un salarié licencié à tort
Quelle est la clause à inclure dans les contrats ?
La clause contractuelle complète pourrait être incorporée par référence dans les contrats et sous-contrats fédéraux avec la formulation suivante : "Le décret 13706 - Establishing Paid Sick Leave for Federal Contractors, et ses règlements d'application, y compris la clause contractuelle applicable, sont incorporés par référence dans le présent contrat comme s'ils y figuraient intégralement. La page web qui contient la clause contractuelle dans son intégralité ou la disposition applicable du CFR ou du FAR doit également être citée.
Quels documents doivent être conservés par les contractants couverts ?
Les registres suivants doivent être conservés par les contractants pour chaque employé pendant la durée du contrat couvert et pendant trois ans par la suite :
- Nom, adresse et SSN
- Profession ou classification
- Taux des salaires versés
- Nombre d'heures de travail quotidiennes et hebdomadaires
- Toutes les retenues sur les salaires
- Total des salaires versés à chaque période de paie
- Notification aux employés du nombre de congés de maladie accumulés
- Demandes d'utilisation des congés de maladie payés par les salariés
- Dates et montants des congés de maladie payés utilisés
- Refus écrit des demandes d'utilisation des congés de maladie rémunérés, y compris des explications
- Dossiers relatifs à la certification et à la documentation requise et fournie
- Registres indiquant le suivi ou les calculs relatifs à l'accumulation et/ou à l'utilisation des congés de maladie payés d'un employé
- Liste certifiée des congés de maladie payés non utilisés fournis à un agent contractuel par un prédécesseur
- Liste certifiée des congés de maladie payés non utilisés fournis par un agent contractuel à un successeur
- Contrats couverts
Existe-t-il une obligation de notification aux employés ?
Oui, les entrepreneurs seront tenus d'informer tous les employés travaillant dans le cadre d'un contrat couvert des exigences en matière de congés de maladie payés. Le ministère du travail fournira une affiche qui devra être placée bien en vue sur le lieu de travail. Si l'entrepreneur a l'habitude de publier des avis par voie électronique, il peut satisfaire à l'obligation de notification en publiant l'avis sur un site web qui est normalement utilisé pour les avis aux employés concernant leurs conditions d'emploi.
Conclusion
En raison du court délai entre la publication prévue de la règle finale en septembre 2016 et la date d'entrée en vigueur en janvier 2017, les entrepreneurs susceptibles d'être concernés par ces mandats devraient les examiner attentivement et commencer à planifier leur mise en œuvre et à budgétiser l'augmentation des dépenses. Bien que certains changements soient possibles, la règle finale intégrera probablement la plupart des dispositions de la règle proposée. Et, bien entendu, si un autre parti politique remporte les élections présidentielles, le décret lui-même pourrait être entièrement annulé.
Cet article a été rédigé à des fins d'information uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Veuillez consulter un avocat en fonction de votre situation personnelle afin de déterminer la meilleure marche à suivre.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
