11条员工数据保护实用技巧

保护员工数据并非易事，因为总有人试图窃取这些数据牟利、毁坏声誉，甚至纯粹出于恶意。黑客已不再是过去那种阴险的反派角色，而是对员工安全构成实时威胁的存在。那么该如何保护员工数据？不妨尝试遵循以下十一条实用建议。

员工数据保护实用指南（人力资源领域）

须知 员工个人信息保护法之所以出台自有其道理。人力资源部门有责任确保所有员工保护计划得到落实、更新和遵守。在处理其他事务的同时完成这项工作可能很困难——但它至关重要。

其中部分是需要持续推进的工作，需要您进行相应安排；其余则需根据具体情况处理。

确保所有工具均具备SOC 2认证

由美国注册会计师协会（AICPA）制定的"SOC 2"认证，是授予符合基于五大信任服务原则管理客户数据标准的企业。这些原则包括：

• 安全
• 可用性
• 加工完整性
• 保密性
• 隐私权 

为获得SOC 2认证，企业需每年接受一次审计。

当您的工具获得SOC 2认证时，您可放心员工信息的安全性。Trakstar首席技术官克里斯·麦克莱夫表示： "Trakstar始终将客户数据的安全性与保密性置于首位。我们的安全及数据隐私管控措施每年接受持牌注册会计师事务所的SOC 2审计，这为客户提供了充分信心——我们已配备完善工具并实施专业培训，确保其信息得到切实保护。"

人力资源部门可采取的措施： 切勿购买未获得SOC 2认证的软件。此举将使员工面临风险，且违反了 雇主保护员工信息的责任。在购买任何存储员工信息的工具或解决方案前，务必确认其是否具备该认证。认证标识如下所示：

围绕安全制定员工政策

在入职新员工时（以及此后的定期培训中），必须使其了解关于员工数据的正式政策。该政策应涵盖员工数据保护、业务数据保护及客户数据保护。务必严格遵守此政策，并向所有员工（无论职位高低）传授最佳实践规范——同时明确说明违反政策将产生的后果。

人力资源部门可采取的措施： 围绕公司保护的敏感信息创建入职培训材料。明确说明员工若发现有人违反这些政策应采取的措施，以及违规行为被发现后的处理后果。通过追踪完成培训人员的情况确保合规性。

倡导安全密码使用规范

如果您的员工使用需要密码的计算机、账户和解决方案，请务必鼓励他们在设置密码时遵循最佳实践。一些 生成强密码的提示 ：

• 切勿为多个账户使用相同的密码
• 尽可能使用多因素身份验证（MFA）
• 密码越长，安全性越高
• 保持密码易于记忆
• 研究任何密码管理器
• 包含数字、大写字母、小写字母和符号

人力资源部门可采取的措施： 鼓励员工设置复杂密码并定期更新。

确保记录安全

几十年前，人力资源部门只需将员工信息锁在文件柜里就足够了，但那些日子已经一去不复返。如今，记录和数据安全需要技术智能的保障。必须限制对这些文件的访问权限，确保每位访问者都经过严格审查、专业培训，并深刻理解安全的重要性。若相关人员离职，首要任务之一便是立即撤销其访问权限。

人力资源部门可采取的措施： 尽可能使用加密、密码保护和身份验证软件访问员工数据。持续评估哪些人员有权访问这些信息。

人员离岗后立即限制访问权限

一旦有人离开岗位——无论是主动离职、被解雇，还是仅仅调往公司内部其他职位——都应立即限制其访问权限。权限随时可以恢复。尽管相关信息可能仍然安全，但若该人员无需访问权限，就不应允许其继续访问。

人力资源部门可采取的措施： 建立员工岗位变动或离职时的处理机制，确保该方案包含限制敏感信息访问权限的条款。

了解您所在州的法律、联邦法律及地方法律

每个州都有关于隐私、记录保存和 员工个人信息保护法。国家、县甚至城镇也可能制定各自的法规。这些法规繁多，但必须严格遵守。

人力资源部门能做些什么： 人力资源部门需及时掌握法律法规动态，建议订阅人力资源行业通讯，以便及时了解政策变化。

保持访问日志

如有可能，人力资源部门和您的IT团队应能建立访问记录，记录哪些人访问了员工档案及其他敏感信息。该记录应包含访问日期、访问原因及访问时长。

人力资源部门可采取的措施： 在这些系统实施后，务必定期进行测试和审计，确保无人能钻空子。尝试通过无痕窗口、隐私浏览、移动访问等方式来测试系统是否会被欺骗。

发送不定期提醒

若发现员工（甚至自己）在保护员工数据安全与隐私方面有所懈怠，或许是时候进行提醒了。这可以是向全体员工发送一封简单邮件，提醒他们更新密码或检查访问权限；也可以在每周汇总邮件中加入"技术小贴士"栏目，分享网络安全建议。 

人力资源部门能做些什么： 寻找独特方式，将员工信息安全置于每场对话的核心议题。

不要保留不需要的信息

若收集的信息并非必需，最好停止收集或在不再需要时立即删除。人们常因担心未来可能需要而保留数据，但员工宁愿重新提供数据，也不愿冒泄露风险。

人力资源部门可采取的措施： 审核所有收集的数据，确认其必要性。若非必需，则予以删除。

调查问题

通常，当发现员工数据存储存在问题时，人们往往只是简单修复后便不再追究，寄希望于不再重蹈覆辙。这种做法远远不够。一旦发现有人未经授权访问员工数据或记录——即使是无心之失——都必须展开彻底调查。 

人力资源部门可采取的措施： 确保您清楚了解员工隐私数据泄露时应采取的措施。您可能需要执行特定步骤，若未能及时处理，可能导致更严重的后果。

树立良好榜样

最重要的是，人力资源部门在处理个人数据和隐私问题时必须以身作则。确保员工在个人数据处理方面有值得效仿的榜样。如果他们目睹你违反规则，他们就更可能效仿。 

人力资源部门可采取的措施： 将保障线上及职场安全列为首要任务。以谨慎和尊重的态度对待所有人的信息。

Trakstar：您的全能人力资源平台

编者按：本文最初发表于Trakstar.com。2023年4月，Mitratech收购了绩效管理、人才招聘和劳动力分析解决方案的领先供应商Trakstar。此后，我们对内容进行了更新，以反映Mitratech在支持整个员工生命周期（从招聘、入职到学习和发展）以及在不断增长的人力资源产品组合中整合人力资源合规最佳实践方面的更广泛承诺。