Il est difficile de savoir comment protéger les données des employés, car de nombreuses personnes tentent d'y accéder pour gagner de l'argent, nuire à la réputation d'autrui ou même simplement pour s'amuser. Les pirates informatiques ne sont plus les méchants sinistres d'autrefois ; ils constituent désormais une menace en temps réel pour la sécurité de vos employés. Que pouvez-vous donc faire pour protéger les données de vos employés ? Essayez de suivre ces onze conseils pratiques.
Conseils pratiques pour la protection des données des employés (dans les RH)
Il ne faut pas oublier que les lois sur la protection des informations personnelles des employés ont été mises en place pour une bonne raison. Il incombe aux ressources humaines de veiller à ce que tous les plans de protection des employés soient mis en œuvre, mis à jour et respectés. Cela peut être difficile à faire tout en s'occupant de toutes les autres tâches, mais c'est important.
Certaines de ces mesures sont des efforts continus dont vous devrez tenir compte, tandis que d'autres sont à évaluer au cas par cas.
S'assurer que tous les outils sont certifiés SOC 2
Développé par l'American Institute of CPAs (AICPA), « SOC 2 » est une désignation attribuée à une entreprise qui répond aux critères de gestion des données clients basés sur ses cinq principes de service de confiance. Ces principes sont les suivants :
- Sécurité
- Disponibilité
- Intégrité du traitement
- Confidentialité
- Vie privée
Pour obtenir la certification SOC 2, une entreprise doit se soumettre à un audit annuel.
Lorsque vos outils sont certifiés SOC 2, vous pouvez être sûr que les informations relatives à vos employés sont en sécurité. Chris McClave, directeur technique de Trakstar, déclare : « Trakstar accorde la priorité à la sécurité et à la confidentialité des données de ses clients. Nos contrôles de sécurité et de confidentialité des données sont soumis à un audit SOC 2 annuel réalisé par un cabinet d'experts-comptables agréé, ce qui garantit à nos clients que nous disposons des outils et des formations adéquats pour protéger leurs informations. »
Ce que les RH peuvent faire : N'achetez jamais de logiciel qui ne dispose pas de la certification SOC 2. Cela expose vos employés à des risques et va à l'encontre de la responsabilité de l'employeur de protéger les informations des employés. Avant d'acheter un outil ou une solution qui stockera tout type d'informations sur les employés, assurez-vous de vérifier cette certification. Le logo ressemble à ceci :
Élaborer des politiques relatives à la sécurité pour les employés
Lorsque vous accueillez de nouveaux employés (et régulièrement par la suite), vous devez les informer de l'existence d'une politique officielle relative aux données des employés. Celle-ci peut inclure la protection des données des employés, la protection des données commerciales et la protection des données des clients. Veillez à respecter strictement cette politique et à former tous vos employés, quel que soit leur poste, aux meilleures pratiques et aux conséquences qu'ils encourent s'ils ne respectent pas la politique.
Ce que les RH peuvent faire : Créez des supports d'intégration traitant des informations sensibles que votre entreprise protège. Indiquez clairement ce que les employés doivent faire s'ils découvrent que quelqu'un a enfreint ces politiques et ce qui se passera si quelqu'un est pris en flagrant délit. Assurez-vous du respect de ces règles en effectuant un suivi des personnes qui suivent ces formations.
Encouragez les pratiques sécurisées en matière de mots de passe
Si vos employés utilisent des ordinateurs, des comptes et des solutions qui nécessitent des mots de passe, veillez à les encourager à adopter les meilleures pratiques lorsqu'ils créent ces mots de passe. Quelques rappels pour générer un mot de passe fort :
- N'utilisez jamais les mêmes mots de passe pour plusieurs comptes.
- Utilisez l'authentification multifactorielle (MFA) dans la mesure du possible.
- Plus un mot de passe est long, mieux c'est.
- Choisissez des mots de passe faciles à mémoriser.
- Recherchez des gestionnaires de mots de passe
- Inclure des chiffres, des lettres majuscules, des lettres minuscules et des symboles.
Ce que les RH peuvent faire : Encourager les employés à créer des mots de passe complexes et à les mettre à jour régulièrement.
Conservez vos documents en lieu sûr
Il y a quelques décennies, les RH conservaient les informations relatives aux employés dans un classeur, ce qui suffisait, mais cette époque est révolue. Aujourd'hui, la sécurité des dossiers et des données nécessite une intelligence technologique. Limitez l'accès à ces fichiers et assurez-vous que toutes les personnes qui y ont accès ont été contrôlées, formées et comprennent l'importance de la sécurité. Si une de ces personnes quitte son poste, l'une des premières choses à faire est de lui retirer son accès.
Ce que les RH peuvent faire : Utilisez autant que possible le cryptage, la protection par mot de passe et les logiciels d'authentification pour accéder aux données des employés. Évaluez en permanence qui a accès à ces informations.
Restriction d'accès dès qu'une personne quitte son poste
Dès qu'une personne quitte son poste, que ce soit parce qu'elle démissionne, qu'elle est licenciée ou simplement parce qu'elle change de poste au sein de l'entreprise, vous devez restreindre son accès. Vous pourrez toujours le lui redonner plus tard. Même si ces informations sont toujours sécurisées, si cette personne n'a pas besoin d'y avoir accès, elle ne devrait pas en avoir l'accès.
Ce que les RH peuvent faire : Mettre en place un système pour gérer les changements de poste ou les nouvelles embauches. Veiller à ce que ce plan inclue la restriction de l'accès aux informations sensibles.
Connaissez vos lois étatiques, fédérales et locales
Chaque État dispose de ses propres lois en matière de confidentialité, de conservation des données et de protection des informations personnelles des employés. Les pays, les départements et même les communes peuvent également avoir leurs propres lois. Il y a beaucoup de choses à suivre, mais il est important que vous le fassiez.
Ce que les RH peuvent faire : Les RH doivent se tenir informées des évolutions législatives. Abonnez-vous donc à des newsletters spécialisées afin de suivre les changements éventuels.
Conserver un journal d'accès
Si possible, les RH et votre équipe informatique devraient être en mesure de créer un journal indiquant qui accède aux dossiers des employés et à d'autres informations sensibles. Ce journal devrait mentionner la date d'accès, la raison et la durée de l'accès.
Ce que les RH peuvent faire : Une fois ces systèmes mis en place, veillez à effectuer régulièrement des tests et des audits afin de vous assurer que personne ne puisse passer entre les mailles du filet. Essayez de tromper le système à l'aide de fenêtres de navigation privée, d'un accès mobile, etc.
Envoyer des rappels occasionnels
Si vous constatez que vos employés, voire vous-même, relâchez vos efforts pour garantir la sécurité et la confidentialité des données des employés, il est peut-être temps de leur rappeler certaines règles. Cela peut se faire simplement en envoyant un e-mail à l'ensemble du personnel pour leur rappeler de mettre à jour leurs mots de passe ou de vérifier leurs accès, ou encore en incluant chaque semaine dans un e-mail récapitulatif des « conseils techniques » sur la sécurité sur Internet.
Ce que les RH peuvent faire : Trouver un moyen unique de mettre la sécurité des informations des employés au premier plan de chaque conversation.
Ne conservez pas les informations dont vous n'avez pas besoin
Si vous collectez des informations dont vous n'avez pas vraiment besoin, il est préférable soit d'arrêter de les collecter, soit de les supprimer dès que vous n'en avez plus besoin. Nous avons tendance à conserver les données au cas où nous en aurions besoin un jour, mais les employés préfèrent vous fournir à nouveau ces données plutôt que de risquer qu'elles soient divulguées.
Ce que les RH peuvent faire : Vérifiez toutes les données que vous collectez et déterminez si elles sont vraiment nécessaires. Si ce n'est pas le cas, supprimez-les.
Enquêter sur les problèmes
Souvent, lorsqu'une personne constate un problème dans le stockage des données relatives à ses employés, elle se contente de le résoudre et passe à autre chose, en espérant ne plus le rencontrer à l'avenir. Cela n'est pas suffisant. Si vous apprenez que quelqu'un a, d'une manière ou d'une autre, accédé sans autorisation aux données ou aux dossiers des employés, même s'il s'agit d'une erreur, vous devez mener une enquête.
Ce que les RH peuvent faire : Assurez-vous de bien comprendre ce que vous devez faire si les données privées de vos employés sont divulguées. Vous pourriez être tenu de prendre certaines mesures et, si vous ne le faites pas, cela pourrait entraîner des dommages encore plus importants.
Modèle de bon comportement
Plus important encore, les RH doivent montrer l'exemple en matière de données personnelles et de confidentialité. Veillez à ce que vos employés aient quelqu'un vers qui se tourner lorsqu'il s'agit de données personnelles et de la manière dont vous les traitez. S'ils vous voient enfreindre les règles, ils seront plus enclins à les enfreindre eux aussi.
Ce que les RH peuvent faire : Faites de la sécurité en ligne et sur le lieu de travail votre priorité. Traitez les informations de chacun avec soin et respect.
Trakstar : votre plateforme RH tout-en-un
Vous devez avoir confiance dans le fait que vos outils vous aideront dans vos relations avec vos employés, sans nuire à votre réputation ni à vos relations avec eux. Pour vous aider dans toutes les tâches RH, petites ou grandes, la plateforme Trakstar est la meilleure solution pour répondre à vos besoins en matière de ressources humaines. Demandez une démonstration dès aujourd'hui pour découvrir comment elle vous aidera à créer des liens, à automatiser les tâches fastidieuses et à faire le tri pour avoir un impact positif sur votre personnel.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
