人工处理合同

在所有合同管理解决方案中，人工处理是最基本的形式，而不是用打字机打出合同或在石碑上凿出合同。在使用人工处理合同时，双方通常通过电子邮件来回修改文字处理器文档。每一方都会重新划定他们希望做出的修改，然后将文件发回。

合同完全达成一致后，双方必须打印签署或在文字处理器文档或 PDF 文件中签署（有点笨拙）。每一方都有责任保留一份已执行文件的电子或打印副本。无论哪种情况，确保满足合同的所有条款完全由双方手动完成。

返回文档检查条款意味着打开文字处理器文档或从档案柜中取出合同。这些手动操作很容易出错，如果有合适的合同管理解决方案就可以避免。

令人遗憾的是，这种合同管理解决方案在众多企业中仍然很常见，但实际上只适用于规模较小或合同数量很少的企业。对于任何规模的企业来说，效率低下、版本控制问题以及可能出现的错误和法律风险，都使手工合同处理成为最糟糕的合同管理解决方案。

值得庆幸的是，技术的进步已经超越了这种原始的合同处理方式。

基本合同管理解决方案

除电子签名外，还有一系列可用的合同管理解决方案。即使是最基本的解决方案，也能为合同签署前后的各个阶段提供一定程度的功能。

所有合同管理解决方案都应消除通过电子邮件来回发送重划文档这一容易出错的过程。这些软件解决方案可以让您更方便地在云端处理文档。重新划线是在线进行的，具有比文字处理器更复杂的变更跟踪和版本管理功能。

这样，用户就可以查看以前版本的合同，并了解谁在过程中做了哪些修改或备注。基本的合同管理解决方案虽然比电子签名更先进，但可能不包括完整的在线谈判功能。

基本的合同管理解决方案还应提供一定程度的模板和模块，使合同草案的编制比从旧合同文件中剪切和粘贴更容易。这也开始确保新合同只使用最新的、经批准的内容。

不同解决方案的内容管理和文档组装复杂程度各不相同。如果企业希望在软件中实施整个法律流程和后备措施，可能需要寻求更复杂的合同管理解决方案。

电子签名与基本合同管理解决方案的另一个区别是 后者提供一定程度的工作流程和审批功能.合同通常需要在多个阶段进行审批。合同管理解决方案提供审批工作流、警报和跟踪功能，以取代电子邮件审批带来的混乱。

其中应包括 审计跟踪，允许用户查看每个阶段谁批准了文件，以及哪些批准仍在等待中。在每次审批时，软件都会对其进行标记，这样你就能知道每个人何时都签署了新合同。

合同一旦签署，就会与其他已执行或待执行的合同一起存储在合同管理解决方案中。这样至少可以方便地访问过去的合同，并在多个合同中进行文本搜索。

更复杂的执行后功能，如帮助各方履行合同的义务管理，在这一级别的合同管理解决方案中并不常见。

合同生命周期管理

这是合同管理解决方案的最后阶段。 如需深入了解合同生命周期管理（CLM）软件（如ContractRoom）的工作原理以及如何使您受益，请阅读本文。 但从本质上讲，生命周期管理解决方案提供了更基本的解决方案所提供的所有功能的更强大版本，并在更基本的合同管理解决方案未涵盖的领域增加了大量的效率、功能和易用性。

这首先要建立一个内容库，使企业能够在合同管理解决方案中建立其已获批准内容的整个法律手册。这不仅包括首选合同条款，还包括已获批准的备用条款库。它还包括针对具体情况的内容，如仅在特定地区或合同类型中使用的条款。

这个内容库反过来又为自动文件装配提供了能力，在这种情况下，一个获得批准的合同申请会自动触发系统创建一个合同初稿，而无需进一步的人工劳动。

草案创建完成后，真正的合同 管理解决方案将以更强大的在线谈判功能区别于基本的合同管理解决方案。基本合同管理解决方案提供的基本上是在线版的文字处理器红线，而 CLM 解决方案则应提供 真正的谈判环境，无需再拨打电话或发送电子邮件。通过电脑、手机或平板电脑就能轻松提出、接受和拒绝修改，这大大加快了谈判速度。例如，ContractRoom 的客户发现，他们的协议达成速度比以前的签约流程快 10 倍。

签署后合同生命周期管理解决方案的作用远不止存储和搜索已执行的合同。合同分析功能利用人工智能和机器学习来帮助识别低效和风险，使您能够不断改进合同流程。

人工智能在义务管理自动化方面也发挥着作用，可确保您和您的交易方履行协议条款。功能强大的合同管理（CLM）系统可以为义务和里程碑订立合同，并在里程碑已完成或最后期限或到期日临近时发出警报。这样，团队中的每个人都能始终掌握合同的需求和要求，而无需手动查阅数百份合同。

在各种合同管理解决方案中，强大的合同生命周期管理系统可提供最高级别的速度、控制和洞察力。因此，对于合同量大或合同复杂的大型企业来说，合同生命周期管理系统是合同管理解决方案的理想选择。

合同管理解决方案的结论是什么？

无论您选择哪种解决方案，有一个事实是不可否认的。 如今，几乎没有任何借口继续使用过时的人工签约流程，而不是合同管理解决方案。如今，各种合同管理解决方案可满足各种规模和需求的公司。