Si les contrats font partie intégrante de votre travail, vous savez à quel point leur création et leur gestion peuvent être difficiles et prendre du temps. La bonne nouvelle, c'est que la nouvelle technologie en matière de solutions de gestion des contrats offre un large éventail d'options pour améliorer le processus.
Traitement manuel des contrats
De toutes les solutions de gestion des contrats, le traitement manuel est la forme la plus basique, à moins de taper le contrat à la machine à écrire ou de le graver sur des tablettes de pierre. Lorsqu'elles utilisent le traitement manuel des contrats, les parties modifient généralement un document de traitement de texte dans les deux sens par courrier électronique. Chacune d'entre elles redessine les modifications qu'elle souhaite apporter et renvoie le fichier.
Une fois le contrat entièrement accepté, les parties doivent l'imprimer pour le signer ou le signer (un peu maladroitement) dans le document du traitement de texte ou dans un fichier PDF. Chaque partie est responsable de la conservation d'une copie électronique ou imprimée du document exécuté. Dans un cas comme dans l'autre, les deux parties doivent s'assurer que toutes les conditions du contrat sont respectées.
Se référer au document pour vérifier les termes signifie ouvrir le document de traitement de texte ou sortir le contrat d'un classeur. Ces actions manuelles sont sujettes à des erreurs et devraient idéalement être évitées grâce à la bonne solution de gestion des contrats.
Cette solution de gestion des contrats reste malheureusement courante dans un grand nombre d'entreprises, mais elle n' est vraiment adaptée qu' aux petites entreprises ou à celles qui produisent très peu de contrats. Pour les entreprises de toute taille, l'inefficacité, les problèmes de contrôle des versions et le risque d'erreur et d'exposition juridique font du traitement manuel des contrats la moins bonne des solutions de gestion des contrats.
Heureusement, la technologie a franchi plusieurs étapes par rapport à cette façon désormais primitive de traiter les contrats.
Signature électronique
Lorsqu'elle a été mise au point, la signature électronique a constitué une avancée majeure dans les solutions de gestion des contrats. Les parties concernées n'avaient plus besoin de signer physiquement et d'envoyer des documents par la poste. La possibilité de signer un document numériquement, directement à partir de l'ordinateur, a rendu les choses beaucoup plus pratiques pour tout le monde. Les services de signature électronique ont également fourni un endroit où les contrats exécutés pouvaient être stockés et consultés. Plus besoin de fouiller dans votre disque dur ou dans des classeurs pour trouver le contrat que vous cherchez.
La limite de l'eSignature, cependant, est qu'elle ne transforme qu'un seul point - la signature et le stockage - dans un processus complexe de gestion des contrats. Cela laisse beaucoup à désirer, tant dans le processus de création que dans les étapes qui suivent la signature du contrat. Vous êtes toujours obligé de faire des allers-retours dans un traitement de texte pour atteindre l'étape de la signature. Une fois cette étape franchie, il faut encore s'assurer manuellement que chacun respecte sa part du contrat.
Si votre entreprise signe encore des contrats manuellement, passez immédiatement à la signature électronique. Elle vous apportera une efficacité immédiate dans au moins une partie de votre processus contractuel. Pour les petites entreprises traitant très peu de contrats, la signature électronique peut suffire. Pour les grandes entreprises, il est préférable de considérer la signature électronique comme un palliatif et une passerelle vers des solutions dédiées à la gestion des contrats.
Solutions de base pour la gestion des contrats
Au-delà de la signature électronique, il existe un continuum de solutions de gestion des contrats. Même les plus simples d'entre elles offrent un certain niveau de fonctionnalité pour les étapes précédant et suivant la signature du contrat.
Toutes les solutions de gestion des contrats devraient permettre d'éliminer le processus source d'erreurs consistant à envoyer par courrier électronique des documents modifiés dans tous les sens. Ces solutions logicielles vous permettront de travailler plus facilement sur le document dans le nuage. Les modifications sont effectuées en ligne, avec un suivi des modifications et un contrôle des versions plus sophistiqués que ceux offerts par un traitement de texte.
Cela permet aux utilisateurs de consulter les versions précédentes du contrat et de voir qui a apporté des modifications ou des notes en cours de route. Les solutions de gestion des contrats de base, bien qu'elles constituent un grand pas en avant par rapport à la signature électronique, n'offrent pas toujours une capacité de négociation en ligne complète.
Les solutions de gestion des contrats de base devraient également fournir un certain niveau de modèles et de modules pour faciliter l'assemblage d'un projet de contrat plutôt que de faire du copier-coller à partir d'anciens documents contractuels. Cela permet également de s'assurer que seul le contenu actuel et approuvé est utilisé dans les nouveaux contrats.
La sophistication de la gestion du contenu et de l'assemblage des documents varie d'une solution à l'autre. Les entreprises qui souhaitent mettre en œuvre l'ensemble de leurs règles juridiques et leurs positions de repli dans un logiciel devront peut-être rechercher des solutions de gestion des contrats plus sophistiquées.
Une autre distinction entre la signature électronique et les solutions de base de gestion des contrats est que la seconde offre un certain niveau de flux de travail et d'approbations. Les contrats nécessitent souvent des approbations à plusieurs stades. Les solutions de gestion des contrats fournissent des flux de travail d'approbation, des alertes et un suivi pour remplacer la confusion des approbations par courriel.
Il devrait inclure une piste d'audit permettant aux utilisateurs de voir qui a approuvé le document à chaque étape et quelles sont les approbations encore en attente. Au fur et à mesure que les approbations sont données, le logiciel les marque pour que vous sachiez quand tout le monde a signé le nouveau contrat.
Une fois qu'un contrat est signé, il est stocké dans les solutions de gestion des contrats, avec les autres contrats exécutés ou en cours d'exécution. Cela permet au moins d'accéder facilement aux contrats antérieurs et d'effectuer des recherches textuelles dans plusieurs contrats.
Des fonctionnalités post-exécution plus sophistiquées, telles que la gestion des obligations pour aider toutes les parties à respecter leurs contrats, ne sont pas courantes à ce niveau des solutions de gestion des contrats.
Gestion du cycle de vie des contrats
Il s'agit de la dernière étape des solutions de gestion des contrats. Pour une présentation approfondie du fonctionnement des logiciels de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) (tels que ContractRoom) et des avantages qu'ils peuvent vous apporter, lisez ceci. Pour l'essentiel, les solutions de gestion du cycle de vie offrent des versions plus puissantes de toutes les fonctionnalités offertes par les solutions de base et ajoutent beaucoup d'efficacité, de puissance et de facilité d'utilisation dans des domaines que les solutions de gestion des contrats plus basiques ne couvrent pas.
Cela commence par une bibliothèque de contenu qui permet aux entreprises d'intégrer dans la solution de gestion des contrats l'ensemble de leur cahier des charges juridique de contenu approuvé. Il s'agit non seulement des clauses contractuelles préférées, mais aussi d'une bibliothèque de positions de repli approuvées. Elle comprend également des contenus spécifiques à certaines situations, comme les clauses qui ne sont utilisées que dans certaines régions ou pour certains types de contrats.
Cette bibliothèque de contenu alimente à son tour la capacité d'assemblage automatisé de documents, dans laquelle une demande de contrat approuvée déclenche automatiquement la création d'un premier projet de contrat par le système, sans travail humain supplémentaire.
Une fois le projet créé, une véritable solution CLM se distinguera des solutions de gestion des contrats de base par une capacité de négociation en ligne plus puissante. Alors que les solutions de gestion des contrats de base fournissent essentiellement une version en ligne du traitement de texte, les solutions CLM devraient offrir un véritable environnement de négociation qui élimine la plupart des appels téléphoniques et des courriels. La possibilité de proposer, d'accepter et de rejeter facilement des modifications à partir d'un ordinateur, d'un téléphone ou d'une tablette accélère considérablement la négociation. Par exemple, les clients de ContractRoom ont vu leurs accords se conclure 10 fois plus rapidement que dans le cadre de leur ancien processus de passation de marchés.
Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats après signature font bien plus que simplement stocker et rechercher des contrats exécutés. La capacité d'analyse des contrats utilise l'IA et l'apprentissage automatique pour aider à identifier les inefficacités et les risques, ce qui vous permet d'améliorer continuellement votre processus contractuel.
L'IA joue également un rôle dans l'automatisation de la gestion des obligations afin de garantir que vous et vos contreparties respectiez les termes des accords. Un système CLM robuste peut établir des contrats pour les obligations et les jalons et fournir des alertes lorsqu'un jalon a été atteint ou qu'une date limite ou d'expiration approche. Cela permet à tous les membres de l'équipe de toujours rester au fait des besoins et des exigences du contrat sans avoir à se référer manuellement à des centaines de contrats.
Dans l'éventail des solutions de gestion des contrats, un système robuste de gestion du cycle de vie des contrats offre les niveaux les plus élevés de rapidité, de contrôle et de visibilité. Le système CLM est donc le choix idéal parmi les solutions de gestion des contrats pour les grandes entreprises ayant un volume de contrats important ou des contrats complexes.
Quelle est la conclusion des solutions de gestion des contrats ?
Quelle que soit la solution choisie, il y a un fait inattaquable. Aujourd'hui, il n' y a que peu ou pas d'excuses pour continuer à utiliser des processus de passation de marchés manuels dépassés au lieu de solutions de gestion des marchés. Aujourd'hui, un large éventail de solutions de gestion des contrats est disponible pour les entreprises de toutes tailles et de tous besoins.
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