Si lidiar con contratos es una parte habitual de tu trabajo, entonces sabes lo difícil y laborioso que puede resultar crearlos y gestionarlos. La buena noticia es que la nueva tecnología en soluciones de gestión de contratos ofrece una amplia gama de opciones para mejorar el proceso.
Procesamiento manual de contratos
De todas las soluciones de gestión de contratos, el procesamiento manual es la forma más básica, salvo escribir el contrato con una máquina de escribir o grabarlo en tablas de piedra. Cuando se utiliza el procesamiento manual de contratos, las partes suelen modificar un documento de procesador de texto por correo electrónico. Cada parte marcará con líneas rojas los cambios que desee realizar y devolverá el archivo.
Una vez que el contrato está totalmente acordado, las partes deben imprimirlo para firmarlo o firmarlo (de forma un tanto incómoda) en el documento del procesador de textos o en un archivo PDF. Cada parte es responsable de conservar una copia electrónica o impresa del documento firmado. En cualquier caso, garantizar que se cumplan todos los términos del contrato es una tarea totalmente manual para ambas partes.
Volver a consultar el documento para comprobar los términos implicará abrir el documento del procesador de textos o sacar el contrato del archivador. Estas acciones manuales son propensas a errores y, en el mejor de los casos, se evitarían con la solución adecuada de gestión de contratos.
Lamentablemente, esta solución de gestión de contratos sigue siendo habitual en una amplia gama de empresas, pero en realidad solo es adecuada para empresas pequeñas o que generan muy pocos contratos. Para empresas de cualquier tamaño, las ineficiencias, los problemas de control de versiones y la posibilidad de cometer errores y exponerse a riesgos legales hacen que el procesamiento manual de contratos sea la peor de las soluciones de gestión de contratos.
Afortunadamente, la tecnología ha avanzado bastante más allá de esta forma primitiva de gestionar los contratos.
firma electrónica
Cuando se desarrolló por primera vez, la firma electrónica supuso un gran avance en las soluciones de gestión de contratos. Las partes implicadas ya no tenían que firmar físicamente los documentos y enviarlos por correo. La posibilidad de firmar un documento digitalmente, directamente desde el ordenador, facilitó considerablemente las cosas a todo el mundo. Los servicios de firma electrónica también proporcionaban un lugar donde se podían almacenar y consultar los contratos firmados. Ya no era necesario buscar en el disco duro o rebuscar en los archivadores para encontrar el contrato que se estaba buscando.
Sin embargo, la limitación de la firma electrónica es que solo transformó un aspecto —la firma y el almacenamiento— de un proceso complejo de gestión de contratos. Esto deja mucho que desear, tanto en el proceso de creación como en las etapas posteriores a la firma del contrato. Todavía hay que seguir haciendo correcciones en un procesador de textos para llegar a la fase de firma. Una vez que se ha llegado a la fase de firma, todavía hay que asegurarse manualmente de que todos cumplen con su parte del acuerdo.
Si su empresa todavía firma contratos manualmente, no lo dude y pase inmediatamente a la firma electrónica. Le proporcionará una eficiencia inmediata en al menos una parte de su proceso de contratación. Para las pequeñas empresas que manejan muy pocos contratos, la firma electrónica puede ser suficiente. Para las empresas más grandes, la firma electrónica es mejor considerarla como una solución provisional y un puente hacia soluciones dedicadas a la gestión de contratos.
Soluciones básicas para la gestión de contratos
Más allá de la firma electrónica, existe una amplia gama de soluciones disponibles para la gestión de contratos. Incluso las más básicas proporcionan cierto nivel de funcionalidad para las etapas previas y posteriores a la firma del contrato.
Todas las soluciones de gestión de contratos deben eliminar el proceso propenso a errores de enviar y recibir documentos con marcas de revisión por correo electrónico. Estas soluciones de software le permitirán trabajar más fácilmente en el documento en la nube. Las marcas de revisión se realizan en línea, con un seguimiento de cambios y un control de versiones más sofisticados que los que puede ofrecer un procesador de textos.
Esto permite a los usuarios ver versiones anteriores del contrato y saber quién realizó los cambios o anotaciones a lo largo del proceso. Las soluciones básicas de gestión de contratos, aunque suponen un gran avance con respecto a la firma electrónica, pueden no incluir una capacidad completa de negociación en línea.
Las soluciones básicas de gestión de contratos también deben proporcionar cierto nivel de plantillas y módulos para facilitar la elaboración de un borrador de contrato, en lugar de tener que copiar y pegar fragmentos de contratos antiguos. Esto también garantiza que solo se utilice contenido actualizado y aprobado en los nuevos contratos.
La sofisticación de la gestión de contenidos y la elaboración de documentos varía según las soluciones. Las empresas que deseen implementar todo su manual de estrategias legales y posiciones de respaldo en software pueden necesitar soluciones de gestión de contratos más sofisticadas.
Otra diferencia entre eSignature y las soluciones básicas de gestión de contratos es que Este último ofrece cierto nivel de flujo de trabajo y aprobaciones.Los contratos suelen requerir aprobaciones en múltiples etapas. Las soluciones de gestión de contratos proporcionan flujos de trabajo de aprobación, alertas y seguimiento para sustituir la confusión de las aprobaciones por correo electrónico.
Esto debería incluir un registro de auditoría que permita a los usuarios ver quién ha aprobado el documento en cada etapa y qué aprobaciones están aún pendientes. A medida que se vaya realizando cada aprobación, el software lo marcará para que se sepa cuándo todos han firmado el nuevo contrato.
Una vez firmado un contrato, se almacenará en soluciones de gestión de contratos, junto con otros contratos ejecutados o pendientes. Esto proporciona, como mínimo, un fácil acceso a contratos anteriores y la posibilidad de realizar búsquedas de texto en múltiples contratos.
Las capacidades más sofisticadas posteriores a la ejecución, como la gestión de obligaciones para ayudar a todas las partes a cumplir sus contratos, no suelen encontrarse en este nivel de soluciones de gestión de contratos.
Gestión del ciclo de vida de los contratos
Esta es la etapa final de las soluciones de gestión de contratos. Para obtener información detallada sobre cómo funciona el software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) (como ContractRoom) y cómo puede beneficiarle, lea esto. Pero, en esencia, las soluciones de gestión del ciclo de vida ofrecen versiones más potentes de todas las funciones que ofrecen las soluciones más básicas y añaden una gran eficiencia, potencia y facilidad de uso en áreas que las soluciones de gestión de contratos más básicas no cubren.
Esto comienza con una biblioteca de contenidos que permite a las empresas crear todo su manual jurídico de contenidos aprobados en la solución de gestión de contratos. Esto incluye no solo las cláusulas contractuales preferidas, sino también una biblioteca de posiciones alternativas aprobadas. También incluye contenidos específicos para cada situación, como cláusulas que solo se utilizan en regiones o tipos de contratos concretos.
Esta biblioteca de contenidos, a su vez, alimenta la capacidad de ensamblaje automatizado de documentos, en la que una solicitud aprobada para un contrato activa automáticamente la creación de un borrador inicial del contrato por parte del sistema sin necesidad de intervención humana.
Una vez creado el borrador, una verdadera solución CLM se distinguirá de las soluciones básicas de gestión de contratos por su potente capacidad de negociación en línea. Mientras que las soluciones básicas de gestión de contratos ofrecen básicamente una versión en línea del procesador de textos con función de revisión, las soluciones CLM deben ofrecer un verdadero entorno de negociación que elimine la necesidad de la mayoría de las llamadas telefónicas y los correos electrónicos. La capacidad de proponer, aceptar y rechazar cambios fácilmente desde un ordenador, un teléfono o una tableta agiliza considerablemente la negociación. Por ejemplo, los clientes de ContractRoom han visto cómo sus acuerdos se cerraban 10 veces más rápido que con su proceso de contratación anterior.
Tras la firma, las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos hacen mucho más que simplemente almacenar y buscar contratos ejecutados. La función de análisis de contratos utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para ayudar a identificar ineficiencias y riesgos, lo que le permite mejorar continuamente su proceso de contratación.
La IA también desempeña un papel importante en la automatización de la gestión de obligaciones para garantizar que usted y sus contrapartes cumplan con los términos de los acuerdos. Un sistema CLM robusto puede contratar obligaciones e hitos y proporcionar alertas cuando se alcanza un hito o se acerca una fecha límite o vencimiento. Esto permite que todos los miembros del equipo estén siempre al tanto de las necesidades y requisitos del contrato sin tener que consultar manualmente cientos de contratos.
En el espectro de soluciones de gestión de contratos, un sistema robusto de gestión del ciclo de vida de los contratos proporciona los más altos niveles de velocidad, control y conocimiento. Esto convierte al sistema CLM en la opción ideal entre las soluciones de gestión de contratos para grandes empresas con un gran volumen de contratos o contratos complejos.
¿Cuál es la conclusión sobre las soluciones de gestión de contratos?
Independientemente de la solución que elija, hay un hecho indiscutible. Hoy en día, hay pocas o ninguna excusa para seguir utilizando procesos de contratación manuales obsoletos en lugar de soluciones de gestión de contratos. En la actualidad, existe una amplia gama de soluciones de gestión de contratos disponibles para empresas de todos los tamaños y necesidades.
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