Si la gestión de contratos es una parte habitual de su trabajo, sabrá lo difícil y lenta que puede resultar su creación y gestión. La buena noticia es que la nueva tecnología en soluciones de gestión de contratos ofrece una amplia gama de opciones para mejorar el proceso.
Tramitación manual de contratos
De todas las soluciones de gestión de contratos, el procesamiento manual es la forma más básica, sin llegar a mecanografiar el contrato con una máquina de escribir o cincelarlo en tablas de piedra. Cuando se utiliza el procesamiento manual de contratos, las partes suelen modificar un documento de procesador de textos por correo electrónico. Cada una de las partes redacta los cambios que desea introducir y devuelve el archivo.
Una vez acordado el contrato en su totalidad, las partes deben imprimirlo para firmarlo o firmarlo (de forma algo torpe) en el documento del procesador de textos o en un archivo PDF. Cada parte es responsable de conservar una copia electrónica o impresa del documento ejecutado. En cualquier caso, garantizar que se cumplen todos los términos del contrato es totalmente manual para ambas partes.
Volver a consultar el documento para comprobar los términos significará abrir el documento del procesador de textos o sacar el contrato de un archivador. Estas acciones manuales son propensas a errores y lo ideal sería evitarlas con la solución de gestión de contratos adecuada.
Esta solución de gestión de contratos sigue siendo tristemente común en una amplia gama de empresas, pero en realidad sólo es adecuada para empresas pequeñas o que producen muy pocos contratos. Para las empresas de cualquier tamaño, la ineficacia, los problemas de control de versiones y el potencial de error y exposición legal hacen que el procesamiento manual de contratos sea la peor de las soluciones de gestión de contratos.
Afortunadamente, la tecnología ha avanzado mucho más allá de esta forma primitiva de gestionar los contratos.
Firma electrónica
Cuando se desarrolló por primera vez, la firma electrónica supuso un gran avance en las soluciones de gestión de contratos. Ya no era necesario que todas las partes implicadas firmaran físicamente los documentos y los enviaran por correo. La posibilidad de firmar un documento digitalmente, directamente desde el ordenador, hizo las cosas mucho más cómodas para todos. Los servicios de firma electrónica también proporcionaron un lugar donde almacenar y acceder a los contratos ejecutados. Ya no hay que rebuscar en el disco duro o en archivadores para encontrar el contrato que se busca.
Sin embargo, la limitación de la firma electrónica es que sólo transforma un punto -la firma y el almacenamiento- en un complejo proceso de gestión de contratos. Esto deja mucho que desear, tanto en el proceso de creación como en las fases posteriores a la firma del contrato. Para llegar a la fase de firma, hay que seguir redactando en un procesador de textos. Una vez que se ha llegado a la fase de firma, hay que asegurarse manualmente de que todo el mundo cumple su parte del trato.
Si su empresa sigue firmando contratos manualmente, pásese inmediatamente a la firma electrónica. Le proporcionará cierta eficacia inmediata en al menos una parte de su proceso de contratación. Para las pequeñas empresas que trabajan con muy pocos contratos, la firma electrónica puede ser suficiente. En el caso de las grandes empresas, la firma electrónica es una solución provisional y un puente hacia las soluciones de gestión de contratos especializadas.
Soluciones básicas de gestión de contratos
Más allá de la firma electrónica, existe un continuo de soluciones de gestión de contratos. Incluso las más básicas ofrecen cierto nivel de funcionalidad para las fases anteriores y posteriores a la firma del contrato.
Todas las soluciones de gestión de contratos deben eliminar el proceso propenso a errores de enviar y recibir por correo electrónico documentos redactados en rojo. Estas soluciones de software le permitirán trabajar más fácilmente en el documento en la nube. La revisión se realiza en línea, con un seguimiento de cambios y un control de versiones más sofisticados que los que puede ofrecer un procesador de textos.
Esto permite a los usuarios ver versiones anteriores del contrato y ver quién hizo qué cambios o notas a lo largo del proceso. Las soluciones básicas de gestión de contratos, aunque suponen un gran avance con respecto a la firma electrónica, pueden no incluir una capacidad completa de negociación en línea.
Las soluciones básicas de gestión de contratos también deberían ofrecer cierto nivel de plantillas y módulos para que montar un borrador de contrato sea más fácil que cortar y pegar a partir de documentos contractuales antiguos. Esto también empieza a garantizar que en los nuevos contratos solo se utilicen contenidos actuales y aprobados.
La sofisticación de la gestión de contenidos y el montaje de documentos varía según las soluciones. Las empresas que deseen implantar todo su repertorio jurídico y sus posiciones de repliegue en un software pueden tener que buscar soluciones de gestión de contratos más sofisticadas.
Otra distinción entre la firma electrónica y las soluciones básicas de gestión de contratos es que este último ofrece cierto nivel de flujo de trabajo y aprobaciones. Los contratos suelen requerir aprobaciones en varias fases. Las soluciones de gestión de contratos ofrecen flujos de trabajo de aprobación, alertas y seguimiento para sustituir la confusión de las aprobaciones por correo electrónico.
Debe incluir una pista de auditoría que permita a los usuarios ver quién aprobó el documento en cada fase y qué aprobaciones están aún pendientes. A medida que se apruebe cada documento, el programa lo marcará para que sepas cuándo todos han dado su visto bueno al nuevo contrato.
Una vez firmado un contrato, se almacenará en las soluciones de gestión de contratos, junto con otros contratos ejecutados o pendientes. Esto permite, como mínimo, acceder fácilmente a contratos anteriores y realizar búsquedas de texto en varios contratos.
En este nivel de soluciones de gestión de contratos no suelen encontrarse funciones más sofisticadas posteriores a la ejecución, como la gestión de obligaciones para ayudar a todas las partes a cumplir sus contratos.
Gestión del ciclo de vida de los contratos
Esta es la etapa final de las soluciones de gestión de contratos. Para conocer en profundidad cómo funciona el software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) (como ContractRoom) y cómo puede beneficiarle, lea esto. Pero esencialmente, las soluciones de gestión del ciclo de vida ofrecen versiones más potentes de todas las funcionalidades que ofrecen las soluciones más básicas y añaden una gran eficacia, potencia y facilidad de uso en áreas que las soluciones de gestión de contratos más básicas no cubren.
Esto comienza con una biblioteca de contenidos que permite a las empresas incorporar a la solución de gestión de contratos todo su manual jurídico de contenidos aprobados. Esto incluye no sólo las cláusulas contractuales preferidas, sino también una biblioteca de posiciones alternativas aprobadas. También incluye contenido específico para cada situación, como cláusulas que sólo se utilizan en determinadas regiones o tipos de contrato.
Esta biblioteca de contenidos, a su vez, alimenta la capacidad de ensamblaje automático de documentos, en la que una solicitud aprobada de un contrato desencadena automáticamente la creación de un borrador inicial de contrato por parte del sistema sin más trabajo humano.
Una vez que se ha creado un borrador, una verdadera solución de CLM se distinguirá de las soluciones básicas de gestión de contratos con una capacidad de negociación en línea más potente. Mientras que las soluciones básicas de gestión de contratos ofrecen esencialmente una versión en línea de la redacción en el procesador de textos, las soluciones de CLM deben ofrecer un verdadero entorno de negociación que elimine la necesidad de la mayoría de las llamadas telefónicas y correos electrónicos. La posibilidad de proponer, aceptar y rechazar cambios fácilmente desde un ordenador, teléfono o tableta acelera considerablemente la negociación. Por ejemplo, los clientes de ContractRoom han visto cómo sus acuerdos se cerraban 10 veces más rápido que con su anterior proceso de contratación.
Después de la firma, las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos hacen mucho más que simplemente almacenar y buscar contratos ejecutados. La capacidad de análisis de contratos utiliza IA y aprendizaje automático para ayudar a identificar ineficiencias y riesgos, lo que le permite mejorar continuamente su proceso de contratación.
La IA también desempeña un papel en la automatización de la gestión de obligaciones para garantizar que usted y sus contrapartes cumplen los términos de los acuerdos. Un sistema de gestión de contratos sólido puede contratar obligaciones e hitos y proporcionar alertas cuando se ha cumplido un hito o se aproxima una fecha límite o de vencimiento. Esto permite a todos los miembros del equipo estar siempre al tanto de las necesidades y requisitos del contrato sin tener que consultar manualmente cientos de contratos.
En el espectro de soluciones de gestión de contratos, un sistema sólido de gestión del ciclo de vida de los contratos proporciona los niveles más altos de velocidad, control y conocimiento. Esto hace que un sistema CLM sea la opción ideal entre las soluciones de gestión de contratos para grandes empresas con un gran volumen de contratos o contratos complejos.
¿Cuál es la conclusión de las soluciones de gestión de contratos...?
Independientemente de la solución que elija, hay un hecho incuestionable. Hoy en día, hay pocas o ninguna excusa para seguir utilizando procesos de contratación manuales anticuados en lugar de soluciones de gestión de contratos. Hoy en día, existe una amplia gama de soluciones de gestión de contratos para empresas de todos los tamaños y necesidades.
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