Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, haben Sie wahrscheinlich eine lange Liste von Kriterien, die Ihnen helfen, den richtigen Kandidaten zu finden. Fähigkeiten und Erfahrung sind zwar wichtig, aber es gibt auch einen entscheidenden Aspekt, der nicht außer Acht gelassen werden sollte: die Berechtigung, in den USA zu arbeiten.
Obwohl die Überprüfung einiger Beschäftigungskriterien im Ermessen der internen Einstellungsverfahren liegt, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Beschäftigungsberechtigung für jeden Mitarbeiter durch Ausfüllen des Formulars I-9 zu bestätigen. Für bestimmte Arten von Arbeitsplätzen und in einigen Bundesstaaten müssen Arbeitgeber in einem weiteren Schritt die ausgefüllten I-9-Formulare über das E-Verify-System übermitteln.
Bei dem E-Verify-System handelt es sich um eine elektronische Datenbank, die die im Formular I-9 gemachten Angaben mit staatlichen Aufzeichnungen abgleicht, um zu bestätigen, dass ein Arbeitnehmer tatsächlich zur Arbeit in den USA berechtigt ist.
E-Verify ist zwar ein hilfreiches Instrument für alle Arbeitgeber, die sicherstellen wollen, dass die I-9-Formulare ordnungsgemäß ausgefüllt wurden, doch in Fällen, in denen E-Verify vorgeschrieben ist , handelt es sich um einen obligatorischen zusätzlichen Schritt. Die Strafen für die Nichteinhaltung der E-Verify-Anforderungen hängen von dem Bundesstaat ab, in dem ein Unternehmen ansässig ist, können jedoch die Annullierung von Verträgen und die Rückbuchung von Geldern, den Ausschluss von zukünftigen öffentlichen Aufträgen und sogar die Aussetzung und/oder den Entzug von Geschäftslizenzen und Genehmigungen umfassen.
Daher ist die Einhaltung aller E-Verify-Anforderungen für alle Unternehmen, die zur Nutzung des Systems verpflichtet sind, von entscheidender Bedeutung. Die Einhaltung der E-Verify-Vorschriften mussjedoch keine lästige Last sein, wenn Sie sich an die nachstehend beschriebenen bewährten Verfahren halten.
1. Prüfen Sie, ob Sieverpflichtet sind, E-Verify zu verwenden
Obwohl E-Verify dazu beitragen kann, dass jedes Unternehmen die gesetzlichen Einstellungsanforderungen erfüllt, gibt es einige Fälle, in denen Arbeitgeber verpflichtet sind, das Formular I-9 über das System einzureichen, da sie sonst mit empfindlichen Strafen rechnen müssen. Der erste Schritt zur Einhaltung von E-Verify besteht darin zu wissen, ob das System für Ihr Unternehmen obligatorisch ist. Ein Erlass des Präsidenten und die Federal Acquisition Regulation (FAR) schreiben vor, dass Auftragnehmer auf Bundesebene E-Verify verwenden müssen, um den Beschäftigungsstatus von Mitarbeitern zu überprüfen, die im Rahmen bestimmter öffentlicher Aufträge arbeiten. Außer in den Fällen, in denen die FAR-Vorschrift dies vorschreibt, kann E-Verify nicht zur Überprüfung des Status bestehender Mitarbeiter verwendet werden.
Die E-Verify-Bestimmungen variieren auch von Bundesland zu Bundesland, und es ist wichtig, dass Sie sich über die Anforderungen informieren, je nachdem, wo Ihr Unternehmen ansässig ist und mit welchen Arten von Verträgen Sie zu tun haben. In einigen Fällen hängen die E-Verify-Anforderungen davon ab, ob es sich um einen Vertrag mit einer öffentlichen Einrichtung (Gemeinde, Landkreis, Staat) und/oder um einen Vertrag mit einem bestimmten Dollarwert handelt. Umgekehrt ist es Unternehmen nach kalifornischem Recht mit bestimmten Ausnahmen nicht gestattet, den Einwanderungsstatus potenzieller Mitarbeiter zu überprüfen, was unterstreicht, wie wichtig es ist, Ihre spezifischen Verpflichtungen zu kennen.
2. Verwechseln Sie nicht Ihre Verpflichtungen aus Formular I-9 und E-Verify
Die Formulare I-9 und E-Verify erfüllen scheinbar ähnliche Zwecke, aber sie sind nicht dasselbe - und die Einhaltung des einen garantiert nicht die Einhaltung des anderen. Selbst wenn ein Mitarbeiter ein Formular I-9 ausgefüllt hat und Sie es mit seinen Unterlagen aufbewahrt haben, müssen Arbeitgeber, die zur E-Verifizierung verpflichtet sind, den zusätzlichen Schritt der Übermittlung einer Abfrage über das elektronische System mit den vorgeschriebenen Fristen unternehmen.
Ebenso können Arbeitgeber, die es versäumen, für jede Person, die auf ihrer Gehaltsliste steht (oder anderweitig eine Vergütung erhält), ein ausgefülltes Formular I-9 aufzubewahren, auch nach der Überprüfung des Status eines Mitarbeiters mit gesonderten Strafen belegt werden. I-9-Compliance-Software mit direkter E-Verify-Übermittlungsfunktion kann dazu beitragen, die Einhaltung der Vorschriften an beiden Fronten zu gewährleisten.
3. Verstehen Sie die Anforderungen für E-Verify
Sobald Sie sich über Ihre E-Verify-Anforderungen im Klaren sind, sollten Sie sich darüber informieren, was Sie für die Nutzung des Systems benötigen. Zunächst einmal müssen sich Arbeitgeber, die E-Verify nutzen müssen, bei dem System anmelden. Nach der Anmeldung müssen Unternehmen, die das System nutzen, ein Plakat aushängen, das auf ihre Teilnahme am E-Verify-Programm hinweist, sowie ein Aufklärungsplakat über die Rechte der Arbeitnehmer.
Wenn Arbeitgeber E-Verify nutzen, müssen ihre Mitarbeiter in Abschnitt 1 ihre SSN angeben. Außerdem muss der Arbeitgeber eine Kopie behalten, wenn ein Dokument mit Foto vorgelegt wird (US-Reisepass, US-Passkarte, EAD und Daueraufenthaltskarte). Legt ein Arbeitnehmer ein Dokument der Liste B vor, so muss dieses Dokument ein Foto enthalten. Arbeitgeber können das E-Verify-Verfahren für neu eingestellte Mitarbeiter einleiten, sobald diese ein Beschäftigungsangebot angenommen und ihr I-9 ausgefüllt haben. Das I-9 muss innerhalb von drei Tagen ausgefüllt werden. Wird das E-Verify-Verfahren nicht innerhalb von drei Tagen eingeleitet, kann eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften eingeleitet werden.
4. Schnelles und angemessenes Ansprechen von TNCs
Von Zeit zu Zeit kann ein Mitarbeiter eine vorläufige Nichtbestätigung (Tentative Non Confirmation, TNC) vom E-Verify-System erhalten. Solche Benachrichtigungen bedeuten nicht, dass ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit berechtigt ist - sie bedeuten nur, dass das System weitere Informationen benötigt, um seine Berechtigung zu überprüfen. Solche Benachrichtigungen müssen umgehend bearbeitet werden, um die Rechte des Mitarbeiters zu schützen und das Risiko zu verringern, dass ein korrigierbarer Fehler zu einer endgültigen Nichtbestätigung führt, was Sie dazu veranlassen kann, das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters zu beenden.
Im Falle einer TNC-Benachrichtigung muss der Arbeitgeber den neuen Mitarbeiter schnellstmöglich benachrichtigen und ihm eine FAN-Benachrichtigung (Further Action Required) zukommen lassen, die er durchlesen und unterschreiben muss und in der der Grund für die TNC erklärt wird. Der Arbeitnehmer muss auch entscheiden, ob er gegen die TNC vorgehen möchte. Wenn er Maßnahmen ergreift, erklärt er sich bereit, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um sich mit der zuständigen Behörde in Verbindung zu setzen, um das Problem zu lösen. Nicht tätig zu werden bedeutet, dass der Mitarbeiter nicht bereit ist, Maßnahmen zu ergreifen, und führt letztendlich zu einer endgültigen Nichtbestätigung, was bedeutet, dass E-Verify die Beschäftigungsberechtigung der Person nicht bestätigen kann.
Falls der Arbeitnehmer die TNC anfechten möchte, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Bestätigung des Verweisungsdatums aushändigen und darf keine nachteiligen Maßnahmen gegen den Arbeitnehmer ergreifen, bis die TNC geklärt ist. Der Arbeitnehmer muss selbst entscheiden, ob er sich mit der zuständigen Behörde in Verbindung setzen möchte, um die TNC zu klären. Geschieht dies nicht, kann dies zu einer endgültigen Nichtbestätigung führen, was bedeutet, dass E-Verify die Beschäftigungsberechtigung der Person nicht bestätigen kann.
Arbeitnehmer haben ab dem Datum der Überweisung acht Arbeitstage Zeit, um den TNC-Fall zu lösen. Dieser Countdown beginnt nicht mit dem Datum des TNC, sondern mit dem Datum, an dem der Arbeitnehmer das FAN unterschreibt und der Fall an E-Verify weitergeleitet wird. Ein elektronisches I-9-System, das den TNC-Status auf einen Blick anzeigt, kann dazu beitragen, dass die Arbeitnehmer die benötigten Informationen rechtzeitig erhalten.
5. Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Fehler durch die Einführung eines einheitlichen Prozesses und einheitlicher Instrumente
Wenn Sie E-Verify von Fall zu Fall angehen, kann die Sicherstellung der Arbeitsberechtigung Ihrer Mitarbeiter komplizierter werden, und es besteht die Gefahr, dass Sie auf Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften stoßen. Stattdessen kann ein ganzheitlicher Ansatz, der durch Tools unterstützt wird, die die Navigation im E-Verify-System erleichtern, zu einer Rationalisierung und Zeitersparnis beitragen und das Risiko von vermeidbaren Compliance-Verstößen verringern.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise keinen staatlichen Vorschriften unterliegt, die die Verwendung von E-Verify verbieten, können Sie das Risiko verringern, dass Sie versehentlich vergessen, einen erforderlichen Mitarbeiter zu überprüfen, indem Sie die E-Verifizierung zur Standardpraxis für alle Neueinstellungen machen. Ein System, mit dem Sie nach dem Hochladen des I-9-Formulars eines Mitarbeiters die E-Verifizierung mit einem einzigen Mausklick durchführen können, bedeutet, dass Sie dies ohne unnötigen Mehraufwand tun können. Eine spezielle Softwarelösung kann Ihnen auch dabei helfen, Fehler zu erkennen, bevor Sie sie einreichen, und liefert zeitnahe, umsetzbare Benachrichtigungen, falls weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Sind Sie unsicher, ob Ihr Unternehmen zur E-Verifizierung verpflichtet ist? Sehen Sie sich diesen Leitfaden für jedes Bundesland um Ihre Verpflichtungen zu verstehen. Und wenn Sie fertig sind, erkunden Sie weitere bewährte Verfahren für E-Verify und das Formular I-9.
