10 objetivos SMART para los profesionales de operaciones jurídicas en 2025
Objetivos SMART específicos y viables para ayudar a su equipo a aumentar la eficacia, el cumplimiento y el valor estratégico.
Sabemos desde hace tiempo que los equipos de operaciones jurídicas son un socio estratégico de la empresa en general, pero gracias a la investigación de organizaciones como McKinsey & Company, la función de operaciones jurídicas ha ganado más reconocimiento como un eje central en los departamentos jurídicos de las empresas a escala mundial. Este cambio de perspectiva significa que hay más ojos que nunca puestos en el rendimiento y las métricas de su equipo de operaciones jurídicas.
A medida que nos acercamos a la temporada de fijación de objetivos y revisión, el establecimiento de objetivos SMART puede ser transformador para su equipo de operaciones jurídicas. Estos objetivos bien definidos y medibles alinean los esfuerzos de su equipo con los objetivos de la organización, optimizan los recursos y fomentan la responsabilidad. A su vez, impulsan procesos racionalizados, ahorro de costes y relaciones más sólidas con las partes interesadas que contribuyen al éxito general del departamento.
¿No sabe por dónde empezar a establecer puntos de referencia para su equipo? En este blog te ofrecemos 10 ejemplos de objetivos SMART para que los profesionales de las operaciones jurídicas inicien el camino hacia el éxito:
- Aumentar la satisfacción de las partes interesadas y mejorar los circuitos de retroalimentación
- Optimizar la gestión del gasto jurídico
- Mejorar la asignación de recursos con análisis
- Aumentar la adopción de tecnología y mejorar el enfoque de gestión del cambio
- Puesta en marcha de un grupo de trabajo interfuncional para la iniciativa sobre privacidad de datos
- Crear una fuente única de la verdad mediante la integración
- Estandarizar un programa de incorporación y gestión de proveedores
- Automatizar el proceso de gestión de documentos
- Mejorar la eficacia del autoservicio para las solicitudes jurídicas internas
- Aumentar el cumplimiento de los contratos mediante auditorías automatizadas
Lo primero es lo primero: ¿Qué son los objetivos SMART para los profesionales de operaciones jurídicas?
Los objetivos SMART para profesionales de operaciones jurídicas (o para cualquier persona) son un marco para establecer objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos. Esta estructura ayuda a garantizar que los objetivos sean claros y viables, lo que facilita el seguimiento del progreso y la medición del éxito. Al desglosar los objetivos en estos elementos diferenciados, los profesionales de las operaciones jurídicas (y cualquier equipo) pueden alinear su trabajo de forma más eficaz con las prioridades tanto del equipo como de la organización.
La importancia de los objetivos SMART radica en su capacidad para transformar objetivos amplios en pasos concretos y alcanzables. Para los equipos de operaciones jurídicas, esto significa aportar claridad a iniciativas complejas, mejorar la eficiencia y fomentar la responsabilidad dentro del equipo. Al definir objetivos pertinentes y con plazos concretos, los profesionales pueden priorizar mejor las tareas, reducir el despilfarro de esfuerzos y maximizar los recursos, todo ello fundamental para un departamento que gestiona múltiples partes interesadas y grandes volúmenes de trabajo. El aspecto medible de los objetivos SMART es especialmente valioso para mostrar un impacto tangible, lo que refuerza el papel estratégico del departamento dentro de la empresa e impulsa la mejora continua.
Veamos algunos objetivos SMART que pueden transferirse a su equipo de operaciones jurídicas para lograr resultados más significativos y orientados al valor.
10 objetivos SMART para profesionales de operaciones jurídicas
1. Aumentar la satisfacción de las partes interesadas y mejorar los circuitos de retroalimentación
La mejora de la satisfacción de las partes interesadas y la recopilación de opiniones garantizan que su equipo de operaciones jurídicas pueda satisfacer continuamente las necesidades de los clientes de forma eficaz, fortalecer las relaciones y adaptar los procesos basándose en aportaciones reales.
Un ejemplo de objetivo SMART de satisfacción de las partes interesadas para los profesionales de operaciones jurídicas sería: Alcanzar una puntuación de satisfacción del 85%* en las encuestas trimestrales a las partes interesadas en el primer trimestre mediante un proceso de retroalimentación perfeccionado.
Antes de recabar opiniones y analizarlas, identifique quiénes son las partes interesadas. Las partes interesadas pueden ser:
- Miembros del equipo jurídico
- Directivos y liderazgo
- Asesores externos y proveedores
- Equipos de cumplimiento y gestión de riesgos
¿Cómo puede conseguirlo? Implemente formularios de feedback y responda a los comentarios con soluciones oportunas. Pero, como muchos directivos saben, pedir opiniones a veces puede abrir las compuertas. Cuando se trata de cientos -o incluso miles- de usuarios, la recopilación de opiniones impactantes requiere una combinación de calidad y cantidad, como sondeos, encuestas y preguntas más precisas. ¿Cómo abordan este reto los profesionales de operaciones jurídicas estratégicas?
El uso de un software de automatización del flujo de trabajo le permite recoger y analizar los comentarios directamente en su portal. Esto se debe a que, en función de la función declarada de una persona, de cómo haya respondido a una pregunta concreta o de lo estrecha que sea su relación con este cliente en particular, puede dirigir la opinión de varias formas diferentes. De este modo, se asegura de recibir la información cualitativa y cuantitativa adecuada para introducir mejoras y aumentar la satisfacción.
2. Optimizar la gestión del gasto jurídico
La mejora del control presupuestario alinea el gasto jurídico con los objetivos corporativos, garantizando que los recursos se utilicen de forma eficiente y minimizando los costes imprevistos. La reducción de los costes jurídicos externos respalda la gestión presupuestaria y maximiza el rendimiento de la inversión de la organización al fomentar el uso eficiente de los recursos internos.
Un ejemplo de objetivo SMART de gasto en asesoramiento externo sería: Reducir el gasto en asesoramiento externo en un 15%* mediante evaluaciones trimestrales de los proveedores y una mejor presupuestación de los asuntos.
¿Cómo puede conseguirlo? Optimizar el gasto jurídico implica obtener datos sobre para qué se recurre al asesoramiento externo. Por ejemplo, si realizas fusiones y adquisiciones con un abogado externo, quizá debas reasignar esos esfuerzos para que sean internos.
El software de gestión jurídica es una forma de recopilar estos datos de forma más rápida y eficaz, ayudándole a dar a su equipo visibilidad en tiempo real de los gastos, automatizar el cumplimiento de las directrices de facturación y evitar costes imprevistos señalando los cargos no conformes. Esto ayudará a controlar los presupuestos y a mejorar la previsibilidad financiera.
También puede utilizar la Inteligencia Artificial (IA) y la Gestión Jurídica Empresarial (ELM) para ahorrar un tiempo valioso y recopilar análisis procesables para realizar un seguimiento y controlar sus gastos.
Esto se consigue mediante:
- Ciclos de pago más rápidos para usted y sus bufetes de abogados
- Análisis y categorización de los gastos jurídicos mediante IA
- Revisión de facturas, facturación electrónica, gestión de asuntos y análisis de gastos jurídicos totalmente integrados y centralizados.
- Eliminación del trabajo de poco valor para abogados y gestores, especialmente en lo relativo a la revisión de facturas legales.
- Ahorro incremental en el gasto legal total durante la vida del programa
- Uniformidad en el tratamiento y la aplicación de los datos de facturación
- Datos comparativos de miles de millones de dólares y millones de entradas temporales
- Escalabilidad a la carta
- Cumplimiento de la normativa
- Información detallada para tomar decisiones críticas sobre la contratación de asesores externos
3. Mejorar la asignación de recursos con análisis
Al optimizar su gasto jurídico, puede disponer de más tiempo y dinero para centrarse en casos y tareas de alta prioridad que aportan el mayor valor estratégico. Mediante el seguimiento y el análisis sistemáticos de dónde se invierten el tiempo y los recursos, el equipo puede reducir el esfuerzo desperdiciado en trabajos de menor impacto, mejorando así la eficiencia y los resultados.
Unos informes precisos permiten tomar decisiones basadas en datos, fomentando la transparencia y capacitando a los directivos para tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa.
Un ejemplo de objetivo SMART de asignación de recursos sería: Externalizar las tareas rutinarias de investigación jurídica en el cuarto trimestre para liberar un 20%* más de tiempo para que el equipo se centre en la estrategia de casos y el apoyo en litigios complejos.
¿Cómo conseguirlo? El seguimiento trimestral del tiempo y los gastos por tipo de caso permite a los servicios jurídicos reconocer qué casos suelen superar los presupuestos o sufren retrasos, lo que les permite ajustar los flujos de trabajo y reasignar los recursos según sea necesario. Este enfoque estructurado no sólo mejora la precisión inmediata de los informes, sino que también sienta las bases para la toma de decisiones estratégicas basadas en datos que impulsan mejoras de rendimiento a largo plazo.
Para lograr precisión en los informes sobre litigios y el estado de los asuntos, las herramientas de tecnología jurídica pueden ser la clave para identificar patrones, seguir el progreso y garantizar la coherencia. Mediante el uso de la tecnología para medir y supervisar métricas como la duración de los casos, el coste por asunto, la eficiencia del tiempo y las tasas de victorias y derrotas, los equipos pueden detectar tendencias que ayuden a mejorar la asignación de recursos y la presupuestación.
4. Aumentar la adopción de tecnología y mejorar el enfoque de gestión del cambio
Dado que el 70 % de las transformaciones digitales fracasan debido a la escasa adopción y a la resistencia al cambio, impulsar la adopción de la tecnología y la gestión eficaz del cambio se ha convertido en una prioridad absoluta para los equipos jurídicos que pretenden mejorar la productividad y agilizar los flujos de trabajo.
Un ejemplo de objetivo SMART de adopción de tecnología sería: Fomentar y apoyar la transición al 90%* de los abogados que utilizan activamente un sistema de gestión de asuntos para toda la documentación y actualizaciones relacionadas con los casos en un plazo de 6* meses.
¿Cómo conseguirlo? Crear campeones del cambio, impartir formación y ofrecer apoyo continuo garantiza que los miembros del equipo se sientan seguros utilizando las nuevas herramientas y comprendan sus ventajas. Este enfoque estructurado de la gestión del cambio no sólo aumenta los índices de adopción de la tecnología, sino que también minimiza las interrupciones, fomenta una experiencia de usuario positiva y favorece el uso constante y a largo plazo del software para lograr mejoras cuantificables en la productividad y la calidad de los datos.
Otras cosas que hay que tener en cuenta para aumentar la adopción de la tecnología son:
- Definición de objetivos estratégicos:
- Identifique los objetivos a corto y largo plazo de su nuevo sistema
- Garantizar que los objetivos estén en consonancia con las estrategias empresariales generales y los requisitos de cumplimiento.
- Evaluación de las capacidades actuales:
- Evaluar los procesos, tecnologías y recursos existentes
- Identificar carencias y áreas de mejora
- Priorizar las iniciativas clave
- Determinar los cambios o implantaciones más críticos necesarios
- Clasificar las iniciativas en función de su impacto y viabilidad
- Establecer hitos claros
- Desglosa tu hoja de ruta en pasos factibles con plazos concretos
- Asignar responsabilidades para cada hito
5. 5. Asignación de recursos
- Garantizar que se dispone del presupuesto, el personal y la tecnología necesarios.
- Plan de apoyo y formación continuos
6. Seguimiento y adaptación
- Revisar periódicamente los avances con respecto a la hoja de ruta
- Ser flexible y ajustar la hoja de ruta según sea necesario en función de los comentarios y las necesidades cambiantes.
Una hoja de ruta eficaz para lograr la aceptación de cualquier herramienta (como la implantación de la gestión de asuntos, por ejemplo) puede ser de gran ayuda.
5. Poner en marcha un grupo de trabajo interfuncional para la iniciativa sobre privacidad de datos
El riesgo es un deporte de equipo, y los departamentos jurídico, de riesgos y de RR.HH. son actores clave. Alguien tiene que impulsar ese esfuerzo para mantener a todos en la misma página; ¿por qué no el departamento jurídico? Establecer un grupo de trabajo no solo centraliza la responsabilidad, sino que también mantiene a cada departamento alineado con los requisitos normativos como GDPR, CCPA/CPRA e HIPAA. Este enfoque coordinado reduce la posibilidad de descuidos, mejora la comunicación entre departamentos y fomenta una cultura proactiva de cumplimiento que refuerza la seguridad de los datos de la organización y protege su reputación.
Un ejemplo de objetivo SMART de cumplimiento sería: Poner en marcha un grupo de trabajo interfuncional para la iniciativa de privacidad de datos en el segundo trimestre, con el fin de alinear los esfuerzos de cumplimiento de los departamentos jurídico, de RR.HH. y de riesgos, y que el equipo se reúna al menos tres veces este trimestre para esbozar un plan de revisión y corrección de riesgos.
¿Cómo puede conseguirlo? Cree una lista de comprobación de auditorías y asigne revisiones de cumplimiento a los miembros designados para garantizar que las prioridades de cada departamento se incorporan a la hoja de ruta de riesgos y cumplimiento. Pensar en salvar las distancias entre los distintos departamentos es una idea intimidante. Pero no tiene por qué serlo. Un enfoque conectado de su gestión jurídica y de riesgos significa que puede acceder a capacidades específicas, configurar diferencias y cohesionar datos entre sistemas y departamentos centrales, al tiempo que crea una taxonomía de riesgos coherente en los distintos procesos.
6. Crear una única fuente de verdad mediante integraciones flexibles
Establecer una única fuente de información mediante la integración de aplicaciones mejora la eficiencia, reduce el tiempo dedicado a la introducción de datos redundantes y permite obtener información más precisa y basada en datos. Al consolidar los datos en el sistema de gestión de asuntos, el equipo de operaciones jurídicas puede trabajar de forma más colaborativa y la organización obtiene una visión más clara y en tiempo real de las operaciones jurídicas.
Un ejemplo de objetivo SMART de integración sería: Conectar el 75%* de las aplicaciones del equipo jurídico con su sistema de gestión de asuntos para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la accesibilidad de los datos en toda la organización.
¿Cómo puede conseguirlo? Reúna todas las fuentes de datos en una única fuente de verdad para que toda la información sobre asuntos jurídicos, gestión de gastos, facturación electrónica, gestión de contratos, selección y gestión de asesores externos, gestión de bufetes y paneles, y facturación de proveedores esté centralizada y hable el mismo idioma.
Al centralizar los datos en un solo sistema, puede reducir la duplicación, minimizar los errores y permitir a su equipo jurídico exportar datos fácilmente a herramientas de visualización de toda la empresa para una mejor toma de decisiones. Lo mejor es que no es necesario sustituir o revisar las aplicaciones existentes.
El software adecuado se integrará a la perfección con su pila tecnológica actual para garantizar que no pierda ni un ápice de eficiencia.
7. Normalizar el programa de incorporación y gestión de proveedores
Un enfoque coherente de la gestión de proveedores crea una base sólida para trabajar con asesores externos, impulsando tanto la rentabilidad como la calidad.
Un ejemplo de objetivo SMART de gestión de proveedores sería: Completar la incorporación de nuevas empresas en un plazo de 60* días y alcanzar una tasa de cumplimiento del 85%* de las métricas de rendimiento y diversidad definidas por la empresa.
¿Cómo puede conseguirlo? Al estandarizar la incorporación y las evaluaciones de rendimiento, el departamento de operaciones jurídicas puede abordar de forma proactiva las deficiencias, medir el impacto en las métricas clave (como la diversidad y la eficiencia) y mantener la alineación con los valores de la organización. Este objetivo no sólo fortalece las asociaciones, sino que también proporciona información práctica que puede refinar sus relaciones con los proveedores a lo largo del tiempo.
Lamentablemente, con miles de páginas que revisar y un tiempo limitado para sumergirse realmente en ellas, pocos equipos aprenden realmente lo suficiente del proceso estándar de RFI como para realizar cambios procesables. Esto puede lograrse con la ayuda de un enfoque estandarizado que mantenga el proceso de RFI y evaluación corto, estratégico y dulce y, en el proceso, cree una mejor relación y comprensión de las necesidades internas.
Aprovechar los datos y las revisiones por pares también puede ayudarle a tomar decisiones más estratégicas e informadas sobre el asesoramiento externo que mejor respalde sus objetivos empresariales y de impacto social. Desde las contribuciones pro bono, a los esfuerzos ESG o el compromiso con la innovación, hay muchas fuentes de valor a tener en cuenta a la hora de determinar los mejores socios para su negocio.
8. Automatizar el proceso de gestión de documentos
Cada vez son más los trabajadores que reconocen que liberar ese tiempo les permite centrarse en un trabajo más significativo, lo que se traduce en una mayor satisfacción laboral y una mayor productividad. De hecho, una encuesta reciente puso de relieve que casi el 70% de los trabajadores considera que la principal ventaja de la automatización es la reducción del tiempo dedicado a tareas manuales repetitivas, como la introducción de datos y la gestión de documentos.
Un ejemplo de objetivo de proceso de gestión documental sería: Reducir un 30%* el tiempo dedicado a completar contratos en los próximos 3* meses.
¿Cómo puede conseguirlo? No te abrumes con una pila interminable de contratos. Establecer plantillas estandarizadas para la generación de documentos puede ayudarte a reducir significativamente el tiempo que dedicas a elaborar y crear contratos, acuerdos de confidencialidad, etc. ¿Necesitas ayuda para crear esas plantillas (y asegurarte de que cumplen la normativa?) La implantación de un sistema estandarizado para la gestión de documentos jurídicos puede ayudarte a agilizar y acelerar tus procesos.
9. Mejorar la eficiencia del autoservicio para las solicitudes jurídicas internas
Cada día, el departamento jurídico es bombardeado con solicitudes "urgentes" que dificultan la eficiencia y distraen la atención de las prioridades más importantes. En un esfuerzo por gestionar y dar respuesta a las solicitudes, muchos departamentos jurídicos buscan formas más eficientes de canalizarlas y clasificarlas para acelerar la obtención de valor, agilizar la redacción y revisión, organizar la gestión de documentos y ofrecer asesoramiento jurídico de autoservicio.
Un ejemplo de objetivo de autoservicio sería: Alcanzar una tasa de autoservicio del 50%* para documentos estándar como acuerdos de confidencialidad y contratos durante el próximo año.
¿Cómo puedes conseguirlo? Sustituye el frenesí de chats, correos electrónicos y preguntas puntuales dirigiendo a cualquier persona que busque asesoramiento jurídico hacia el mismo canal de difusión.
Aquí, se les pueden pedir tipos de solicitudes rutinarias (plantillas de contratos) o preguntas frecuentes previamente respondidas (como "cuál es nuestra política para___..."). En ese caso, toda la información necesaria se recopila por adelantado (empresa, dirección, estado, partes implicadas, etc.) antes de enviarla al departamento jurídico, lo que sustituye las idas y venidas para obtener información.
Los empleados pueden utilizar los portales de consultas jurídicas en toda la organización para cuestiones como contratos de venta, acuerdos con proveedores o simplemente cuestiones jurídicas generales. Por otro lado, los portales de consultas jurídicas permiten conocer la carga de trabajo del personal jurídico, proporcionando datos valiosos sobre la duración de los procesos, los cuellos de botella o las carencias de personal.
¿Quiere ver más de cerca cómo funciona? Eche un vistazo entre bastidores a un flujo de trabajo de Legal Front Door.
10. Aumentar el cumplimiento de los contratos mediante auditorías automatizadas
Una visibilidad limitada del estado, el progreso o los asuntos relacionados con los contratos puede crear bloqueos en los procesos, exponer a las organizaciones a incoherencias que aumentan el riesgo e incluso afectar a los ingresos. World Commerce & Contracting llegó a la conclusión de que una mala gestión de los contratos puede costar a las empresas el 9% de sus beneficios. Piense en lo que podría hacer con un 9% más en su bolsillo de gastos legales.
Por otra parte, las auditorías periódicas garantizan el cumplimiento de los términos contractuales, reduciendo el riesgo legal y asegurando el cumplimiento de las obligaciones, lo que protege a la organización de posibles responsabilidades.
Un ejemplo de objetivo SMART de cumplimiento de contratos sería: Reducir la revisión manual de contratos en un 25%* en 6 meses*.
¿Cómo puede conseguirlo? Al automatizar los contratos y la documentación, incorpore comprobaciones de cumplimiento en sus flujos de trabajo. Esto puede hacerse con activadores dinámicos que marquen los registros en función de sus criterios predeterminados (tipos de contrato de alto riesgo, valores que superen un determinado umbral, contratos a los que les falten disposiciones clave, etc.). Para realizar revisiones y análisis adicionales, cree un panel de control que realice un seguimiento de los registros, los datos enviados y los metadatos, de modo que su equipo pueda supervisar las discrepancias o los cambios.
La introducción de la tecnología adecuada de flujo de trabajo o automatización de documentos puede ayudar a acelerar cada etapa del proceso de creación, revisión, negociación y aprobación de contratos. Esto supondrá un gran avance a la hora de minimizar riesgos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Considere la posibilidad de recuperar ese 9% de su cuenta de resultados.
Establecer objetivos SMART para reforzar el equipo de operaciones jurídicas
Establecer objetivos SMART en Operaciones Jurídicas es clave para impulsar la eficiencia, la responsabilidad y el éxito medible. Cada objetivo -desde aumentar la satisfacción de las partes interesadas hasta mejorar la eficiencia del autoservicio- ayuda al equipo a operar de forma más estratégica, reducir costes y atender mejor las necesidades de la organización.
Al centrarse en objetivos específicos y alcanzables, los equipos de operaciones jurídicas pueden alinearse más estrechamente con las prioridades empresariales, agilizar los flujos de trabajo y demostrar un valor claro. En última instancia, los objetivos SMART no sólo afinan el enfoque del equipo, sino que también capacitan a las operaciones jurídicas para convertirse en una fuerza proactiva dentro de la organización, en continua evolución para hacer frente a nuevos retos.
Prepare a su equipo para un exitoso 2025 aplicando objetivos SMART este trimestre.
¿Quiere que le ayudemos? Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo.
* Los porcentajes deben ser determinados por su equipo interno para alinearlos con objetivos empresariales mayores.
