Desde que lanzamos LegalHold, hemos visto cómo lo han acogido los profesionales del ámbito jurídico que necesitaban una solución de software de retención legal fácil de usar. ¿Cuál es la mejor manera de mantener ese impulso? Trabajando con ellos para añadirnuevas funciones.
Al igual que muchos otros proveedores de software de éxito, elaboramos la hoja de ruta de cualquier producto basándonos en los comentarios y la innovación conjunta con nuestra comunidad de usuarios. Fueron las aportaciones de los clientes las que impulsaron muchas de las funciones que se incluyeron en LegalHold cuando relanzamos el producto el otoño pasado. Puede visitar la página del producto para verlas todas, pero algunas de las que fueron especialmente importantes para los usuarios fueron...
- Facilidad de integración con sus plataformas pertinentes existentes, especialmente Active Directory y los sistemas de RR. HH. Esto les permitió identificar de forma rápida y sencilla a los custodios adecuados aprovechando los datos actuales de los empleados.
- Integración con otros productos de gestión jurídica empresarial (ELM) de Mitratech, concretamente TeamConnect y eCounsel, ya que muchos de nuestros clientes ya los utilizan. Esto les permite iniciar cómodamente una retención legal desde esas aplicaciones, en lugar de tener que cambiar de aplicación, ya que los formularios de LegalHold se pueden rellenar previamente con los datos del ELM. LegalHold también se puede integrar con otros productos ELM que no sean de Mitratech.
- Realice un seguimiento e informe sobre las respuestas en espera, ya que las marcas de fecha y hora de las respuestas garantizan que los resultados de la espera sean auditables y puedan resistir el escrutinio judicial.
Software de retención legal en constante evolución con nuevas funciones
1. Guardianes silenciosos
Ahora se puede añadir a los custodios a una retención legal, pero sin enviarles ninguna notificación; esta función resulta útil en investigaciones internas en las que no se desea que sepan que están sujetos a una retención legal, o en las que no se quiere molestar a determinadas partes con notificaciones de retención (por ejemplo, si se trata del director general).
2. Reconocimiento de terceros
Esto resulta útil en situaciones en las que un departamento jurídico puede cumplir con una retención legal en nombre de otra persona, por ejemplo, el director general o alguien que se encuentre de baja prolongada.
3. Notificaciones automáticas de salida
Cuando un empleado sujeto a retenciones legales abandona la empresa, el sistema puede generar notificaciones automáticas a un grupo seleccionado de personas y enviar también una copia al responsable del empleado que se marcha. Este correo electrónico incluirá toda la información relevante sobre la retención y el estado actual del cumplimiento, etc. Se trata de una función bastante exclusiva que no está disponible en la mayoría de los demás programas de retención legal.
Cuando se avecina un posible litigio o una investigación regulatoria, es fundamental conservar la información relevante y evitar cualquier sanción que pueda imponer un tribunal, comoseñalará cualquier experto legal.Al reducir la puesta en marcha de una retención legal a cuatro sencillos pasos, una solución de software de retención legal SaaS ayuda a reducir los costes, las ineficiencias y los riesgos que plagan la ejecución tradicional de la retención legal.
Teniendo esto en cuenta, no debería sorprender que los usuarios de LegalHold se muestren tan activos a la hora de solicitar nuevas funciones. Son ellos quienes más interés tienen en que el software de retención legal avance al siguiente nivel.
Y siempre que tengan buenas ideas, nuestro trabajo consiste en convertir esas ideas en realidad.
