El sector jurídico está dejando rápidamente atrás su reputación de ser reacio a la tecnología y aferrado a procesos lentos e ineficientes, para tomar conciencia de la importancia de mejorar la rapidez, la eficiencia y la precisión.
¿Por qué? Porque el clima actual y los clientes lo exigen. Los clientes presionan a sus abogados para que les ofrezcan procesos más sencillos y rápidos, en contraposición a la lentitud de años anteriores.
Según el Informe sobre el estado del mercado jurídico de 2019, publicado por el Centro de Ética y Profesión Jurídica de la Facultad de Derecho de Georgetown y el Instituto Ejecutivo Jurídico Thomson Reuters, el modelo tradicional de bufete de abogados «se ha desmoronado en gran medida debido a las nuevas realidades del mercado».1 Los clientes exigen más valor por su gasto legal.
Comienza con herramientas de automatización de documentos legales.
La tecnología ha avanzado hasta el punto de poder respaldar plenamente cualquier forma de funcionamiento de un bufete de abogados para alcanzar el éxito, ya sea facturando por horas o adoptando un modelo de tarifa plana. Esto es especialmente importante cuando se trata de la ingente tarea de recopilar documentos legales, que durante siglos ha sido una parte fundamental, tediosa y laboriosa del trabajo jurídico. Los equipos jurídicos redactan y modifican constantemente documentos específicos para cada asunto y, a menudo, estos procesos se repiten con regularidad. Y esto abarca todas las áreas de práctica, desde contratos, solicitudes de préstamos y acuerdos de liquidación hasta cartas, formularios y testamentos.
La solución para sustituir estos procesos dolorosamente lentos y propensos a errores es la automatización de documentos legales. Desarrolladas por primera vez en la década de 1990, las herramientas de automatización de documentos legales transforman los documentos y formularios de uso frecuente (que suelen estar en formato Microsoft Word o PDF) en plantillas dinámicas y flujos de trabajo automatizados, utilizando cuestionarios en línea para personalizar el documento según los requisitos exactos de la empresa y el cliente. Como resultado, los documentos se convierten en ofertas dinámicas, personalizadas, valiosas y uniformes en una fracción del tiempo que habría llevado crearlos en el pasado.
Aun así, muchos bufetes de abogados pueden mostrarse reticentes a utilizar las herramientas más recientes, y prefieren seguir utilizando métodos tradicionales para generar documentos, como las primeras versiones de software o incluso hojas de cálculo. Otros reconocen que las soluciones actuales de automatización de documentos legales de nivel empresarial son extremadamente potentes y versátiles para satisfacer todas las necesidades de creación de documentos de un bufete de abogados, y son lo suficientemente sencillas como para que las utilice cualquier persona del bufete encargada de gestionar documentos.
Hoy en día, las opciones en la nube son más fáciles de implementar que nunca. Las mejores herramientas de automatización de documentos legales también se integran a la perfección con las soluciones tecnológicas existentes de una empresa y ofrecen opciones escalables para negocios de todos los tamaños, desde un profesional independiente hasta un bufete de abogados con cientos de socios. No importa cuán extenso o complejo sea, cualquier documento que deba producirse de forma repetitiva puede ejecutarse en cualquier entorno o dispositivo.
«Como sector, el ámbito jurídico se ha sumado a la idea de utilizar la tecnología para aportar más valor y reducir la carga de trabajo», afirma Tomas Suros, director global de marketing de productos jurídicos de AbacusNext. «Al mismo tiempo, la automatización está ganando terreno en numerosos sectores, a medida que el mundo se abre a la idea de que las empresas deben ser más eficientes».
¿Cómo ayuda la automatización de documentos legales?
La automatización de documentos legales puede afectar los resultados financieros de un bufete de abogados en áreas esenciales de la gestión de casos y prácticas. A continuación se explica cómo la automatización de documentos está mejorando el trabajo jurídico a medida que el sector se transforma hacia un nuevo futuro:
1. Reduce los errores y los riesgos.
Para un bufete de abogados, la precisión es esencial. Los errores más insignificantes en un contrato o acuerdo, por ejemplo, pueden tener graves consecuencias, e incluso un corrector cuidadoso puede cometer errores utilizando los métodos tradicionales de cortar y pegar. Esto es mucho menos probable que ocurra cuando se utilizan herramientas de automatización de documentos, afirma Seth Hanisek, formador de productos en AbacusNext.
«Al automatizar el proceso y evitar que los usuarios manipulen manualmente los documentos, se puede reducir drásticamente el riesgo general que conllevan la producción y la distribución», explica.
El proceso de entrevista inteligente automatizado está diseñado para permitir a los usuarios responder correctamente a las preguntas y evitar que respondan de forma incorrecta, de modo que solo se extraiga la información relevante. El usuario no necesita saber cómo elaborar un documento, solo tiene que responder a preguntas básicas, lo que reduce la posibilidad de cometer errores.
2. Aumenta la eficiencia y reduce los costes.
El ensamblaje manual de documentos es lento, lo que simplemente ya no es compatible con la creciente velocidad de los negocios actuales y el ritmo cada vez más rápido de las demandas de los clientes. El ensamblaje automatizado de documentos legales aumenta la eficiencia de la producción, en particular la creación de documentos complicados, intrincados y de importancia crítica.
«La automatización se extenderá a más áreas de estas empresas, con un mayor reutilización de la información y una reducción considerable de la manipulación manual de palabras en una página. Tendrás una empresa formada por un grupo de personas inteligentes y creativas, y la automatización de documentos les liberará de las tareas administrativas cotidianas. Les dará más tiempo para innovar». – Seth Hanisek, formador de productos en AbacusNext.
Mediante el uso de plantillas inteligentes e interactivas, los autores de documentos pueden rellenar y generar rápidamente un documento personalizado, controlando los datos de forma sencilla y directa. Lo que antes podía llevar un día entero, ahora puede hacerse en menos de una hora. Esta eficiencia se traduce en menores costes y mayor flexibilidad a la hora de tratar con clientes que exigen modalidades de facturación alternativas, como tarifas fijas o facturación por tareas.
3. Ahorra tiempo y elimina las tareas domésticas.
«La reelaboración de documentos es una tarea realmente tediosa en el ámbito jurídico, que a la mayoría de la gente no le gusta», afirma Eunson. «La automatización de documentos elimina esta pérdida de tiempo».
Además, no solo ensamblaje manual de documentos impide a muchos abogados dedicarse a otras tareas de mayor valor y a generar ingresos, sino que ciertos asuntos pueden requerir un gran volumen de documentos, y los grandes bufetes pueden llegar a manejar miles de documentos al mes.
El tiempo necesario para preparar manualmente todos esos documentos puede hacer que las transacciones se prolonguen más de lo necesario, en un momento en el que los clientes están más interesados en cerrar las transacciones. Con las herramientas de automatización de documentos legales, las empresas pueden entregar documentos precisos mucho más rápidamente, lo que se traduce en clientes satisfechos y ganancias más rápidas.
[cta id="21276″ hide_title="false" xclass=""]
4. Ayuda a los bufetes de abogados a ser más competitivos.
El mercado de la automatización de documentos legales ha madurado. No solo los bufetes de abogados utilizan esta tecnología, sino también sus clientes, incluidos los asesores jurídicos internos de las empresas. «Si aún no lo han hecho, es posible que empiecen a preguntar a sus bufetes de abogados por qué no utilizan la herramienta de automatización de documentos adecuada», afirma Eunson. «Quieren pagar por la experiencia de sus abogados, no por la redacción de documentos».
Al utilizar herramientas que proporcionan mejores documentos con mayor rapidez, los bufetes de abogados obtienen una ventaja para retener a sus clientes, captar otros nuevos y aumentar su competitividad.
5. Mejora la transferencia de conocimientos y la captura de datos.
El proceso de plantillas de automatización de documentos captura y cristaliza de manera eficaz datos y conocimientos especializados, afirma Hanisek. «La captura de datos cobra especial valor, ya que crea un modelo reutilizable de conocimientos específicos para información que normalmente solo reside en la mente de unas pocas personas», explica, con el riesgo de que se pierda si esas personas se jubilan o abandonan la empresa.
Al permitir que un mayor número de empleados tenga acceso a la producción de documentos, los datos quedan expuestos a más personal, lo que aumenta el volumen de documentos que las empresas pueden gestionar y preserva el capital intelectual. Los propios abogados pueden crear los documentos, mientras que los asociados junior, los asistentes jurídicos y otro personal de apoyo pueden aprender a manejar los documentos automatizados en el trabajo. Esto también facilita la gestión de los documentos de los casos, ya que está prácticamente automatizada. Por último, la automatización de documentos legales se centra en áreas de conocimiento que son específicamente importantes para el sector de esa persona, mientras que las tareas mecánicas y tediosas pasan a un segundo plano.
6. Aumenta las oportunidades de servicios adicionales.
Existen numerosas oportunidades para que los bufetes de abogados amplíen el uso de herramientas de automatización de documentos legales con el fin de ofrecer y vender nuevos servicios jurídicos. «Quizás se trate de crear herramientas gratuitas y sencillas para atraer nuevos negocios y, a continuación, ofrecer un asesoramiento más especializado y un servicio personalizado», afirma Eunson. Podría tratarse de convertir en productos básicos los trabajos de menor nivel y automatizar procesos que normalmente serían demasiado sencillos para aceptar nuevos negocios, pero un bufete puede transformarlos en contenido que se puede vender y generar ingresos que van directamente a las arcas del bufete.
7. Mantiene a todos los miembros del bufete de abogados en sintonía.
Gracias a la automatización de documentos, el contenido puede ser coherente, estandarizado y uniforme en todo el bufete de abogados, lo que puede ser esencial para la gestión de documentos de casos, así como para la gestión de una variedad de clientes y asuntos a largo plazo. El lenguaje y las reglas comerciales aprobados se pueden almacenar en un repositorio central, de modo que todos trabajen con la información más reciente y puedan crear documentos idénticos. Los expertos afirman que este tipo de tecnología «seguirá desglosando aspectos del trabajo jurídico durante la próxima década».2
Es decir, los abogados con salarios elevados centrarán su atención en casos de alto nivel, mientras que otros servicios jurídicos, como la preparación de documentos, serán realizados por personal no jurídico o por medios tecnológicos. Esto requiere que todo el personal esté en sintonía.
Fenwick & West LLP Generación rápida de documentos con HotDocs
Con 300 abogados al servicio de clientes de los sectores tecnológico y de las ciencias de la vida, Fenwick & West, con sede en Silicon Valley, sabía que necesitaba automatizar y agilizar su proceso de generación de documentos. Depender del rellenado manual de formularios genéricos en Microsoft Word ya no era lo suficientemente eficiente para su negocio en expansión.
Fenwick & West eligió HotDocs por su gran aceptación en el sector jurídico y su facilidad de uso para todos los profesionales del derecho, así como por sus «entrevistas» fluidas que los clientes rellenan antes de que los abogados generen y revisen los documentos.
«HotDocs nos ha permitido reducir el tiempo de entrega de la generación de documentos legales, lo que permite a nuestros abogados centrar su experiencia en abordar cuestiones legales específicas de cada uno de nuestros clientes», afirma Mark Gerow, director de desarrollo de aplicaciones y procesos empresariales de Fenwick & West.
Potencia el proceso documental con un software de automatización de documentos legales.
La tecnología, incluida la automatización de documentos legales, está transformando rápidamente la forma en que se prestan los servicios jurídicos, según el Informe sobre el estado del mercado jurídico de 20193 «Durante muchos años, tanto los bufetes como los clientes daban por sentado que el trabajo jurídico era muy laborioso, solo podía ser realizado por abogados y que los bufetes controlaban la prestación de los servicios jurídicos», afirma James W. Jones, investigador principal del Centro de Ética y Profesión Jurídica de la Facultad de Derecho de Georgetown y autor principal del informe. «Eso ya no refleja la realidad del mercado de los servicios jurídicos».
Por supuesto, la automatización está ganando terreno en todos los sectores, a medida que la transformación digital se afianza y la eficiencia, la precisión y el cumplimiento normativo se convierten en una fuerza motriz en todas las áreas de negocio. En el ámbito jurídico, McKinsey estima que el 23 % del trabajo de un abogado puede automatizarse.4 Con las herramientas de automatización de documentos, los profesionales jurídicos altamente cualificados de todas las áreas de práctica pueden centrarse en proporcionar asesoramiento jurídico para sus casos, en lugar de dedicarse a tareas tediosas como la recopilación de documentos, cuya mayor parte consiste en actualizar variables junto con información estándar en un documento reutilizado.
«La automatización se extenderá a más áreas de estas empresas, con un mayor reutilización de la información y una manipulación manual mucho menor de las palabras en una página», afirma Hanisek. «Se creará una empresa formada por un grupo de personas inteligentes y creativas, y la automatización de documentos les liberará de las tareas administrativas cotidianas. Esto les permitirá dedicarse a la innovación».
Con las herramientas de automatización de documentos legales, los bufetes de abogados también pueden limitar sus riesgos y cumplir mejor con las normativas mediante la creación de documentación estandarizada y uniforme. Por último, la automatización de documentos legales puede ayudar a potenciar el proceso documental de un bufete de abogados para obtener resultados reales: ahorra tiempo y dinero, al tiempo que mejora la calidad de los documentos legales y la eficiencia de la gestión de casos y prácticas.
Los bufetes de abogados con visión de futuro ya están invirtiendo en el mejor software de automatización de documentos legales de nivel empresarial. Para otros, se trata de un territorio desconocido y un cambio radical con respecto a las formas tradicionales y manuales de hacer negocios. Pero con el panorama competitivo actual y las nuevas realidades del mercado, como la transición del modelo facturable durante la última década, es imprescindible mantenerse al día con los cambios. La automatización de documentos forma parte de una transformación digital más amplia que ningún bufete de abogados puede ignorar. Aquellos que no aprovechen las potentes herramientas disponibles para llevar su gestión de casos y prácticas al siguiente nivel pueden quedarse atrás.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
