Le secteur juridique est en train de se défaire rapidement de sa réputation de luddite technologique, attaché à des processus lents et inefficaces, pour prendre conscience de l'importance d'améliorer la rapidité, l'efficacité et la précision.
Pourquoi ? Parce que le contexte actuel et les clients l'exigent. Les clients réclament à leurs avocats des processus plus simples et plus rapides, contrairement à la lenteur qui prévalait ces dernières années.
Selon le rapport 2019 sur l'état du marché juridique, publié par le Center on Ethics and the Legal Profession de Georgetown Law et le Thomson Reuters Legal Executive Institute, le modèle traditionnel des cabinets d'avocats « s'est aujourd'hui largement effondré en raison des nouvelles réalités du marché ».1 Les clients exigent davantage de valeur pour leurs dépenses juridiques.
Tout commence par des outils d'automatisation des documents juridiques
La technologie a évolué pour soutenir pleinement tous les modes de fonctionnement d'un cabinet d'avocats, qu'il s'agisse d'une facturation à l'heure ou d'un modèle à tarif forfaitaire. Cela est particulièrement important lorsqu'il s'agit de la tâche colossale que représente la constitution de documents juridiques, qui, depuis des siècles, constitue une partie centrale, fastidieuse et chronophage du travail juridique. Les équipes juridiques rédigent et modifient constamment des documents spécifiques à chaque dossier et, souvent, ces processus se répètent régulièrement. Et cela s'étend à tous les domaines d'activité, qu'il s'agisse de contrats, de demandes de prêt, d'accords de règlement, de lettres, de formulaires ou de testaments.
La solution pour remplacer ces processus extrêmement lents et sujets aux erreurs est l' logiciels d'automatisation des documents juridiques. Développés pour la première fois dans les années 1990, les outils d'automatisation des documents juridiques transforment les documents et formulaires fréquemment utilisés (qui sont généralement au format Microsoft Word ou PDF) en modèles dynamiques et en flux de travail automatisés, à l'aide de questionnaires en ligne permettant de personnaliser le document en fonction des besoins précis du cabinet et du client. Ainsi, les documents deviennent dynamiques, personnalisés, utiles et uniformes, et leur création ne prend qu'une fraction du temps qu'elle aurait nécessité auparavant.
Pourtant, de nombreux cabinets d'avocats peuvent se montrer réticents à utiliser les derniers outils, préférant s'en tenir aux méthodes traditionnelles de création de documents, telles que les anciens logiciels ou même les tableurs. D'autres reconnaissent que les solutions actuelles d'automatisation des documents juridiques destinées aux entreprises sont extrêmement puissantes et polyvalentes pour répondre à tous les besoins des cabinets d'avocats en matière de création de documents, tout en étant suffisamment simples pour être utilisées par n'importe quel membre du personnel chargé de traiter les documents.
Aujourd'hui, les options cloud sont plus faciles à déployer que jamais. Les meilleurs outils d'automatisation des documents juridiques s'intègrent également de manière transparente aux solutions technologiques existantes d'un cabinet et offrent des options évolutives pour les entreprises de toutes tailles, du praticien indépendant au cabinet d'avocats comptant des centaines d'associés. Quelle que soit leur longueur ou leur complexité, toutes les tâches répétitives peuvent être exécutées dans n'importe quel environnement ou sur n'importe quel appareil.
« En tant que secteur, le droit a rattrapé son retard en matière d'utilisation de la technologie pour offrir plus de valeur ajoutée et réduire la charge de travail », explique Tomas Suros, directeur mondial du marketing produit, service juridique chez AbacusNext. « Parallèlement, l'automatisation s'accélère dans de nombreux secteurs, à mesure que le monde s'ouvre à l'idée que les entreprises doivent gagner en efficacité. »
En quoi l'automatisation des documents juridiques est-elle utile ?
L'automatisation des documents juridiques peut avoir un impact sur les résultats financiers d'un cabinet d'avocats dans des domaines essentiels tels que la gestion des dossiers et la gestion des pratiques. Voici comment l'automatisation des documents améliore le travail juridique alors que le secteur évolue vers un nouvel avenir :
1. Réduit les erreurs et les risques
Pour un cabinet d'avocats, la précision est essentielle. Les erreurs les plus minimes dans un contrat ou un accord, par exemple, peuvent avoir de graves conséquences, et même un relecteur attentif peut commettre des erreurs en utilisant les méthodes traditionnelles de copier-coller. Cela est beaucoup moins susceptible de se produire lorsque l'on utilise des outils d'automatisation des documents, explique Seth Hanisek, formateur produit chez AbacusNext.
« En automatisant le processus et en empêchant les utilisateurs de manipuler manuellement les documents, vous pouvez réduire considérablement les risques généraux liés à la production et à la distribution », explique-t-il.
Le processus d'entretien intelligent automatisé est conçu pour permettre aux utilisateurs de répondre correctement aux questions et les empêcher de répondre de manière incorrecte, afin que seules les informations pertinentes soient extraites. L'utilisateur n'a pas besoin de savoir comment construire un document : il suffit de répondre à des questions simples, ce qui réduit les risques d'erreurs.
2. Augmente l'efficacité et réduit les coûts
L'assemblage manuel des documents est lent, ce qui n'est tout simplement plus compatible avec la vitesse croissante des affaires et le rythme toujours plus rapide des demandes des clients. L'assemblage automatisé des documents juridiques augmente l'efficacité de la production, en particulier la création de documents complexes, détaillés et d'une importance cruciale.
« L'automatisation va s'étendre à davantage de domaines dans ces entreprises, avec une réutilisation accrue des informations et une réduction considérable des manipulations manuelles des mots sur une page. Vous aurez une entreprise composée d'un groupe de personnes intelligentes et créatives, et l'automatisation des documents les libérera des tâches administratives quotidiennes. Cela leur permettra de se consacrer à l'innovation. » – Seth Hanisek, formateur produit chez AbacusNext
Grâce à des modèles intelligents et interactifs, les auteurs de documents peuvent rapidement remplir et générer un document personnalisé, en contrôlant les données de manière simple et directe. Ce qui pouvait auparavant prendre une journée entière peut désormais être réalisé en moins d'une heure. Ces gains d'efficacité se traduisent par une réduction des coûts et une plus grande flexibilité dans les relations avec les clients qui exigent des modalités de facturation alternatives, telles que des honoraires forfaitaires ou une facturation à la tâche.
3. Gain de temps et élimination des tâches ménagères
« La réécriture de documents est une véritable corvée pour le secteur juridique, une tâche que la plupart des gens n'apprécient guère », explique M. Eunson. « L'automatisation des documents élimine cette perte de temps. »
De plus, non seulement l'assemblage manuel assemblage manuel de documents empêche de nombreux avocats de se consacrer à d'autres tâches à forte valeur ajoutée et génératrices de revenus, mais certaines affaires peuvent également nécessiter un volume de documents particulièrement important, les grands cabinets pouvant traiter plusieurs milliers de documents par mois.
Le temps nécessaire à la préparation manuelle de tous ces documents peut entraîner un allongement inutile de la durée des transactions, alors que les clients souhaitent avant tout conclure rapidement. Grâce aux outils d'automatisation des documents juridiques, les cabinets peuvent fournir des documents parfaitement adaptés beaucoup plus rapidement, ce qui se traduit par la satisfaction des clients et une augmentation plus rapide des revenus.
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4. Aide les cabinets d'avocats à devenir compétitifs
Le marché de l'automatisation des documents juridiques a atteint sa maturité. Ce ne sont pas seulement les cabinets d'avocats, mais aussi leurs clients, y compris les conseillers juridiques internes des entreprises, qui sont susceptibles d'utiliser cette technologie. « S'ils ne l'ont pas déjà fait, ils pourraient commencer à demander à leur cabinet d'avocats pourquoi ils n'utilisent pas le bon outil d'automatisation des documents », explique M. Eunson. « Ils veulent payer pour l'expertise de leur avocat, pas pour la rédaction de documents. »
En utilisant des outils qui permettent de produire plus rapidement des documents de meilleure qualité, les cabinets d'avocats gagnent en influence pour fidéliser leurs clients, en acquérir de nouveaux et accroître leur compétitivité.
5. Améliore le transfert des connaissances et la saisie des données
Le processus de modélisation de l'automatisation des documents permet de capturer et de cristalliser efficacement des données et des connaissances spécialisées, explique M. Hanisek. « La capture des données devient particulièrement précieuse, car elle permet de créer un modèle réutilisable de connaissances spécifiques pour des informations qui ne sont généralement connues que de quelques personnes », explique-t-il, avec le risque de les perdre si ces personnes prennent leur retraite ou quittent l'entreprise.
En donnant à un plus grand nombre d'employés accès à la production de documents, les données sont exposées à davantage de personnel, ce qui augmente le volume de documents que les cabinets peuvent traiter et préserve le capital intellectuel. Les avocats peuvent créer eux-mêmes les documents, tandis que les associés juniors, les parajuristes et les autres membres du personnel de soutien peuvent apprendre à manipuler les documents automatisés dans le cadre de leur travail. Cela facilite également la gestion des documents relatifs aux dossiers, car elle est en grande partie automatisée. Enfin, l'automatisation des documents juridiques se concentre sur les domaines de connaissances qui sont particulièrement importants pour le secteur d'activité de la personne concernée, tandis que les tâches mécaniques fastidieuses passent au second plan.
6. Augmente les possibilités de services supplémentaires
Les cabinets d'avocats ont de nombreuses possibilités d'étendre leur utilisation des outils d'automatisation des documents juridiques afin d'offrir et de vendre de nouveaux services juridiques. « Il s'agit peut-être de créer des outils gratuits et simples pour attirer de nouveaux clients, puis de leur proposer des conseils plus spécialisés et des services personnalisés », explique M. Eunson. Il pourrait s'agir de banaliser les tâches les moins complexes et d'automatiser les processus qui seraient normalement trop simples pour attirer de nouveaux clients, mais un cabinet peut les transformer en contenu commercialisable et générer des revenus qui vont directement dans ses caisses.
7. Permet à tous les membres du cabinet d'avocats d'être sur la même longueur d'onde.
Grâce à l'automatisation des documents, le contenu peut être cohérent, normalisé et uniforme dans l'ensemble du cabinet d'avocats, ce qui peut être essentiel pour la gestion des documents relatifs aux dossiers ainsi que pour la gestion à long terme d'une grande variété de clients et d'affaires. Les formulations et les règles commerciales approuvées peuvent être stockées dans un référentiel central, de sorte que tout le monde travaille avec les informations les plus récentes et peut créer des documents identiques. Les experts affirment que ce type de technologie « continuera à décomposer les aspects du travail juridique au cours de la prochaine décennie ».2
En d'autres termes, les avocats hautement rémunérés se concentreront sur les dossiers complexes, tandis que les autres services juridiques, notamment la préparation des documents, seront assurés par des non-juristes ou par des technologies. Cela exige que tous les membres du personnel soient sur la même longueur d'onde.
Fenwick & West LLP accélère la génération de documents grâce à HotDocs
Avec 300 avocats au service de clients dans les secteurs de la technologie et des sciences de la vie, le cabinet Fenwick & West, basé dans la Silicon Valley, savait qu'il devait automatiser et accélérer son processus de génération de documents. Le remplissage manuel de formulaires génériques dans Microsoft Word n'était plus suffisamment efficace pour son activité en pleine croissance.
Fenwick & West a choisi HotDocs pour sa forte présence dans le secteur juridique, sa facilité d'utilisation pour tous les professionnels du droit, ainsi que ses « entretiens » fluides que les clients remplissent avant que les documents ne soient générés et examinés par les avocats.
« HotDocs nous a permis de réduire les délais de production des documents juridiques, ce qui permet à nos avocats de concentrer leur expertise sur les questions juridiques propres à chacun de nos clients », explique Mark Gerow, directeur du développement des applications et des processus métier chez Fenwick & West.
Boostez le traitement des documents grâce à un logiciel d'automatisation des documents juridiques
Selon le rapport 2019 sur l'état du marché juridique, les technologies, notamment l'automatisation des documents juridiques, transforment rapidement la manière dont les services juridiques sont fournis.3 « Pendant de nombreuses années, les cabinets et les clients ont largement supposé que le travail juridique était exigeant en main-d'œuvre, qu'il ne pouvait être effectué que par des avocats et que les cabinets d'avocats contrôlaient la prestation des services juridiques », a déclaré James W. Jones, chercheur principal au Center on Ethics and the Legal Profession de Georgetown Law et auteur principal du rapport. « Cela ne reflète plus la réalité du marché des services juridiques. »
Bien sûr, l'automatisation s'accélère dans tous les secteurs, à mesure que la transformation numérique s'installe et que l'efficacité, la précision et la conformité deviennent des moteurs dans tous les domaines d'activité. Dans le monde juridique, McKinsey estime que 23 % du travail d'un avocat peut être automatisé.4 Grâce aux outils d'automatisation des documents, les juristes hautement qualifiés dans tous les domaines peuvent se concentrer sur la fourniture de conseils juridiques pour leurs dossiers, plutôt que sur des tâches fastidieuses telles que l'assemblage de documents, dont la majeure partie consiste à mettre à jour des variables parallèlement aux informations standardisées dans un document réutilisé.
« L'automatisation va s'étendre à davantage de domaines dans ces entreprises, avec une réutilisation accrue des informations et une réduction considérable des manipulations manuelles des mots sur une page », explique M. Hanisek. « Vous aurez une entreprise composée d'un groupe de personnes intelligentes et créatives, et l'automatisation des documents les libérera des tâches administratives quotidiennes. Cela leur permettra de se consacrer à l'innovation. »
Grâce aux outils d'automatisation des documents juridiques, les cabinets d'avocats peuvent également limiter leurs risques et mieux se conformer aux réglementations en créant une documentation standardisée et uniforme. Enfin, l'automatisation des documents juridiques peut contribuer à dynamiser le processus de gestion des documents d'un cabinet d'avocats et obtenir des résultats concrets : elle permet de gagner du temps et de l'argent, tout en améliorant la qualité des documents juridiques et l'efficacité de la gestion des dossiers et des pratiques.
Les cabinets d'avocats avant-gardistes investissent déjà dans les meilleurs logiciels d'automatisation des documents juridiques destinés aux entreprises. Pour d'autres, il s'agit d'un domaine inconnu et d'un changement radical par rapport aux méthodes traditionnelles et manuelles. Mais compte tenu du contexte concurrentiel actuel et des nouvelles réalités du marché, telles que l'abandon du modèle de facturation à l'heure au cours de la dernière décennie, il est indispensable de suivre le rythme du changement. L'automatisation des documents s'inscrit dans le cadre d'une transformation numérique plus large que nul cabinet d'avocats ne peut ignorer. Ceux qui ne tirent pas parti des puissants outils disponibles pour faire passer la gestion de leurs dossiers et de leur cabinet à un niveau supérieur risquent bien d'être laissés pour compte.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
