El verdadero impulso detrás de la transformación digital de la industria legal no proviene de ningún desarrollador, proveedor de tecnología o tendencia de mercado. Proviene de la comunidad de operaciones jurídicas y de los usuarios que hacen suyas las herramientas de tecnología jurídica.
Como dijo la poetisa Mattie Stepanek: "La unión hace la fuerza... cuando hay trabajo en equipo y colaboración, se pueden conseguir cosas maravillosas".
Se ha demostrado una y otra vez que la colaboración es un rasgo esencial de cualquier organización sana. En el caso de los departamentos jurídicos de las empresas, es igualmente cierto. Y esa colaboración a menudo puede extenderse más allá del departamento jurídico, para implicar a asesores externos, proveedores de tecnología y otros miembros del "ecosistema" jurídico de una empresa.
En el caso de la automatización del flujo de trabajo jurídico, la colaboración debería adoptar la forma de co-innovación entre los usuarios de Operaciones Jurídicas de una solución concreta y el equipo de atención al cliente del proveedor. ¿El objetivo? Adaptar la herramienta a las necesidades de la organización, y no al revés.
Esa co-innovación comienza con los flujos de trabajo que utiliza Legal Ops. El personal interno y el proveedor fusionan sus talentos y conocimientos para ofrecer soluciones de procesos perfectamente calibradas para los requisitos de Legal Ops. El resultado es a menudo más que la suma de sus partes, y algo a lo que ninguno de los dos habría llegado por sí solo.
Crear una comunidad de co-innovación
¿Una práctica útil para fomentar una cultura de co-innovación, de compartir ideas y construir mejores iteraciones sobre el éxito de otros? Ponga en marcha un centro de colaboración en el que los usuarios de automatización de flujos de trabajo jurídicos puedan publicar y consultar diseños de flujos de trabajo y formularios creados por otros.
Ese centro no sólo debe permitir a la gente ver el trabajo de otros, sino que debe fomentar la comunicación (y, si es factible, la colaboración) entre el diseñador original de un flujo de trabajo y otros que quieran adaptarlo para sus propios fines.
Estamos hablando, obviamente, de interno compartir ideas. Está bien disponer de un portal o repositorio central en el que los compañeros de la empresa puedan compartir diseños de flujos de trabajo. Pero, ¿querría alguna vez un equipo de operaciones jurídicas compartir sus ideas con personas ajenas a la empresa?
Para comprender el valor de este tipo de colaboración externa e intercambio de ideas, basta con ver cómo tratan dos comunidades diferentes el intercambio de ideas. Una de ellas ha tenido un gran éxito, mientras que la otra está estancada.

Los críticos acusan a la comunidad de investigación médica, sobre todo en lo que respecta a los ensayos clínicos, de estancamiento e ineficacia. Esto se debe, en parte, a que los investigadores y las instituciones son celosos y protectores de sus descubrimientos, y a menudo culpables de aislar la colaboración externa, ya que esperan ser los primeros en monetizar los nuevos fármacos o tratamientos.
Sin embargo, la cultura de compartir ha sido fundamental para el éxito de la industria del software, ya que desarrolladores, programadores y arquitectos de software comparten ideas y examinan el trabajo de los demás. Pero comunidades como Dzone o Github y la noción de "hackathon" son ajenas a la investigación médica, en detrimento de esta.
Buenas prácticas para compartir las innovaciones en automatización de flujos de trabajo
En nuestra propia experiencia con nuestra solución TAP Workflow Automation, hemos descubierto que nuestros clientes son una fuente de enorme energía e innovación. Dado que forman parte de una comunidad dinámica de operaciones jurídicas, ejemplificada por organizaciones con visión de futuro como CLOC, que fomentan el intercambio de ideas y mejores prácticas, no tienen reparos en compartir lo que han aprendido cada vez que se reúnen.
Para facilitarlo, hemos puesto en marcha el Centro de Coinnovación TAPdonde los usuarios pueden explorar los flujos de trabajo creados por sus compañeros de la comunidad de usuarios de TAP. Al crearlo, hemos seguido las mejores prácticas que lo convierten en una experiencia más viable y segura para todos, y que merece la pena seguir a la hora de diseñar centros similares:
- Facilidad para compartir: Los miembros de la comunidad pueden compartir ideas de flujos de trabajo y casos de uso de forma rápida y sencilla mediante un formulario autoguiado.
- Integración en la aplicación: En el caso de TAP, los flujos de trabajo pueden exportarse desde dentro de TAP mediante una función de importación/exportación con un solo clic.
- Seguridad: Un repositorio seguro protegido por contraseña contiene todos los diseños y casos de uso cargados.
- Anonimato: Los miembros pueden no querer declarar su identidad, por razones competitivas o políticas, por lo que cualquier flujo de trabajo puede ser anonimizado.
- Conexión: Los miembros pueden ponerse en contacto entre sí directamente (o a través de ad admin o el equipo de soporte) para facilitar el intercambio.
Avanzar en las operaciones jurídicas por el bien del sector
Legal Operations tiene la capacidad de transformar todo el sector jurídico. Pero como algunos nos recuerdan, eso sólo ocurrirá si todo el mundo se compromete. Ese nivel de compromiso ha sido un sello inspirador de la comunidad de Legal Ops.
Al compartir sus ideas e innovaciones para ayudar a que las tecnologías jurídicas verdaderamente útiles, como la automatización del flujo de trabajo, mejoren su trabajo, los profesionales de Legal Ops pueden avanzar en la transformación de sus propias organizaciones y sostener el crecimiento y el valor de todo el movimiento Legal Rising y de Legal Ops en general.
Para ver cómo lo hemos puesto en práctica, visite nuestra página del página del Centro de Coinnovación TAP.
Adoptar la co-innovación y el intercambio de ideas, ya sea como usuarios de una solución de software en particular o como parte de su cultura general, recompensará a los equipos de Legal Ops de más maneras de las que podemos expresar con palabras. Sobre todo porque un cliente de TAP ya ha hecho un trabajo ejemplar al respecto...
"TAP tiene el poder de conectar a las personas e infundir un sentido compartido de posibilidad. Lo he visto en nuestro bufete, con clientes y en todo el ecosistema jurídico. Las conversaciones alimentadas por TAP crean posibilidades incluso antes de que nadie toque el software, aprovechando el curioso optimismo que saca lo mejor de todos nosotros".
Justin Hectus
CIO/CISO, Keesal Young & Logan