Los avances tecnológicos, desde la inteligencia artificial hasta el almacenamiento en la nube, han mejorado enormemente la forma en que creamos y guardamos documentos para las empresas.
- La creación de documentos siempre ha sido un proceso lento y costoso para las empresas, pero los avances tecnológicos han logrado que sea más rápido y preciso.
- La inteligencia artificial, el almacenamiento en la nube, Docu-Sign y otros servicios de documentación son formas en que las empresas proporcionan documentación digital rápida y económica.
- La automatización rápida y eficaz de los documentos hace que los clientes y los empleados estén más satisfechos, lo que repercute en los resultados de su empresa.
Los documentos son el medio principal de comunicación y flujo de trabajo para la mayoría de las empresas. También son una fuente de pérdida de tiempo y recursos, ya que requieren mucho trabajo. Según un informe del McKinsey Global Institute, los empleados dedican casi dos horas al día a buscar información y el 28 % de su semana laboral a gestionar los correos electrónicos que necesitan para realizar su trabajo.
Esto, sumado al tiempo que lleva crear, nombrar, enviar, ejecutar y organizar estos documentos, deja claro que existe un enorme potencial para que la automatización tenga un impacto real. La automatización de documentos es la producción asistida por software de documentos complejos mediante plantillas inteligentes que ayudan al usuario a generar un producto final impecable. El resultado es una reducción de los conocimientos especializados que suelen ser necesarios para elaborar el documento, como un contrato o un acuerdo que normalmente requeriría la intervención de un abogado o un equipo jurídico para su elaboración y revisión, y que ahora puede ser realizado por el personal administrativo. Todos los conocimientos jurídicos necesarios están incorporados en la plantilla, que cualquiera puede utilizar.
Cuando los empleados especializados dedican menos tiempo a tareas rutinarias, pueden aportar más valor a la organización. Y no solo se trata de los bufetes de abogados. Muchos sectores, como el comercial, el bancario, el inmobiliario, el contable y el sanitario, se ven lastrados por la ineficaz pero imprescindible creación de documentos.
Pensemos en una agencia inmobiliaria que gestiona simultáneamente entre decenas y miles de operaciones. Pensemos en el enorme volumen de documentos hipotecarios, en la organización y ejecución de cada uno de ellos. Pensemos en una agencia de seguros que gestiona simultáneamente decenas de miles de reclamaciones, en el nivel de servicio que una oficina de reclamaciones podría ofrecer a sus clientes si se liberara de las horas diarias dedicadas a la generación manual de documentos. Las posibilidades son infinitas.
El uso de la tecnología para automatizar algunos de estos procesos alivia la creciente carga de información y documentos que requieren las empresas. También agiliza el embudo comercial para aumentar los resultados finales. El objetivo no es sustituir a los seres humanos, sino optimizar su función permitiéndoles ser más eficaces en tareas que no pueden realizar los programas de software.
Debido a su eficacia, «se prevé que el mercado de la automatización robótica de TI en su conjunto crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta del 43 % hasta 2023 y alcance un valor de mercado global de 1500 millones de dólares a finales de 2018».
Los contratos, los documentos de recursos humanos, los documentos de préstamos, los documentos legales y los formularios de atención médica son solo algunos ejemplos de documentos que se pueden automatizar. Reducir los errores en este tipo de documentos ahorra tiempo, dinero y, en el caso de la atención médica, salva vidas.
En el sector sanitario, la automatización de documentos permite que los centros médicos funcionen con mayor fluidez y cumplan mejor con la normativa en lo que respecta al pedido de suministros, la gestión de los empleados y la mejora de la atención al paciente. Desde el uso de firmas electrónicas hasta documentos de pedidos masivos y listas de verificación de pacientes, estos documentos digitales aportan eficiencia y precisión.
«La automatización de documentos proporciona una ubicación centralizada para guardar todas las plantillas importantes, desde acuerdos médicos y documentos de credenciales hasta hojas de asistencia y otros formularios organizativos. En lugar de depender de copias impresas de los documentos, que son susceptibles de sufrir daños o extraviarse, todo es digital», informa Electronic Health Reporter.
Los abogados y asistentes jurídicos se benefician de la automatización de documentos porque les permite disponer de más tiempo para ejercer la abogacía y trabajar con los clientes.Rocket Matter estima que los abogados pueden ahorrar un 80 % de su tiempo creando documentos con métodos digitales en lugar de hacerlo manualmente.
En Luisiana, Andrew Legrand, un abogado mercantilista de Nueva Orleans, utiliza la automatización de documentos para ofrecer presupuestos con tarifa plana para sus casos legales. Su bufete es competitivo entre otros despachos locales y él puede dedicar más tiempo a sus clientes al tiempo que elabora documentos profesionales.
Legrand le dice a Above the Law: «La automatización y los precios fijos es algo que sabía que quería hacer cuando empecé este bufete. Quería ser competitivo y demostrar que estaba al tanto de todo. Me di cuenta de que la automatización de documentos era una forma de ahorrar tiempo y aumentar la coherencia, al tiempo que se reducían los errores en los documentos».
Legrand utiliza el software para crear documentos como membretes, información fiscal, cartas de retención, materiales de marketing y otros documentos que requieren su supervisión, pero que él mismo puede diseñar desde el principio y luego repetir a lo largo del tiempo.
Además de las ventajas empresariales en términos de productividad, eficiencia y reducción de errores y gastos, la automatización de documentos ayuda al medio ambiente y ahorra dinero en costes de papel.La eliminación del papel salva árboles y reduce la contaminación.
Las empresas estadounidenses gastan 8000 millones de dólares al año en la gestión del papel, según informes de la revista Corp Magazine. «A una organización le cuesta una media de 20 dólares archivar un documento, 120 dólares encontrar un documento extraviado y 220 dólares reproducir un documento perdido», señala Corp Magazine.
En definitiva, los documentos digitales y la automatización ofrecen numerosas ventajas a los empresarios, desde la reducción de costes y errores hasta la mejora de la precisión y el trabajo con los clientes. A medida que la automatización robótica de procesos se populariza y se vuelve más fácil de integrar, las oportunidades seguirán creciendo.
«Los emprendedores tienen éxito cuando son capaces de encontrar nuevas formas de hacer las cosas», escribe Per Bylund, profesor de emprendimiento en la Universidad Estatal de Oklahoma, en Robots Do It Better: Why Automation Is Good for Business (Los robots lo hacen mejor: por qué la automatización es buena para los negocios). «Para sustituir con éxito los procesos de producción, hay que aspirar a crear valor en lugar de minimizar o gestionar los costes ».
Cómo automatizar documentos para su negocio
Paso 1: Determinar qué documentos se pueden automatizar.
- En muchas empresas, hay varios tipos de documentos que se pueden automatizar. Analice qué documentos se utilizan con más frecuencia y requieren más tiempo de preparación.
- ¿Está recreando las mismas presentaciones de marketing, formularios para clientes o cartas a clientes? Todas las empresas necesitan documentos para sus clientes y transacciones comerciales. Piense en cómo funciona su empresa y considere sus necesidades comerciales para ayudarle a decidir dónde puede optimizar la creación y el uso de documentos.
Paso 2: Diseña tus plantillas para cada documento.
- Una vez que sepa qué documentos automatizar, debe crear una plantilla para ellos. Este es un buen momento para involucrar a las partes interesadas clave y, posiblemente, contar con la ayuda de un diseñador gráfico para modernizar y actualizar sus documentos.
- Considera el propósito del documento. ¿Es claro y eficaz en su forma actual? ¿Hay alguna forma de hacer que sea más fácil de leer o comprender?
- Ahora es un buen momento para evaluar sus formularios y mejorarlos. Al reunirse con los miembros del personal que más utilizan estos formularios, puede obtener sus valiosas opiniones sobre lo que se puede mejorar y lo que es esencial que incluyan.
Paso 3: Crear un flujo de trabajo para los documentos.
- Examine su flujo de trabajo actual para el documento. ¿Cómo se puede agilizar este proceso con la nueva plantilla disponible para todos los equipos de su organización? La automatización de documentos puede ahorrarle mucho tiempo en revisiones y mantener el control de versiones durante ese proceso.
Paso 4: Elige un método adecuado de almacenamiento y organización.
- Los sistemas de almacenamiento basados en la nube suelen ser la mejor forma de organizar y almacenar tus documentos, ya que permiten crear un control de versiones fluido desde cualquier lugar. Sin embargo, muchas empresas prefieren intranets privadas para almacenar sus documentos.
- Cree una convención de nomenclatura y un método de organización que describa claramente qué se guarda y dónde, para que los miembros del personal puedan localizar sus documentos rápidamente.
Paso 5: Capacite a su personal.
- La automatización de documentos funciona mejor con la estandarización entre empresas, lo que significa que todo el mundo debe recibir formación sobre cómo utilizar los nuevos documentos, saber dónde encajan sus esfuerzos en el flujo de trabajo, saber a quién pedir ayuda y cómo les beneficiará a ellos y a su tiempo.
- Revisa las plantillas y cómo utilizarlas. Si has realizado cambios, explica por qué estos nuevos cambios son mejores para tu negocio.
- Asegúrate de que todos conozcan las convenciones de nomenclatura y los métodos de organización para almacenar tus documentos automatizados.
Paso 6: Implemente la automatización de sus documentos.
- Una vez que tenga listas sus nuevas plantillas de documentos y su flujo de trabajo, comience a utilizarlas con sus clientes.
- Si ha cambiado el aspecto de sus formularios y documentos, puede anunciar estos cambios en un boletín informativo o en una ventana emergente en su sitio web. También puede compartir la emoción de su nuevo aspecto mejorado y su eficacia en las redes sociales si esto encaja con su marca.
- Avisa a tus clientes para demostrarles que te preocupas por ellos y que siempre estás trabajando para ofrecerles un mejor servicio. Además, así evitarás confusiones a los clientes habituales.
Paso 7: Revisa tu proceso.
- Establezca un plazo para revisar cómo le está funcionando la automatización de documentos. Evalúe el proceso después de dos semanas, un mes, seis meses y un año. Ajuste el proceso según sea necesario para que todo siga funcionando sin problemas para su empresa y sus clientes.
Si está listo para incorporar la automatización de documentos en sus procesos, HotDocs Advance está listo para ayudarle. Con la tecnología adecuada, ahorrará tiempo, reducirá costes y mejorará el cumplimiento normativo.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
