Technologische Fortschritte – von künstlicher Intelligenz bis hin zu cloudbasierten Speichersystemen – haben die Art und Weise, wie wir Dokumente für Unternehmen erstellen und speichern, erheblich verbessert.
- Das Erstellen von Dokumenten war für Unternehmen in der Vergangenheit zeitaufwändig und kostspielig, aber dank technologischer Entwicklungen ist dieser Prozess heute schneller und genauer geworden.
- Künstliche Intelligenz, Cloud-basierte Speicherung, Docu-Sign und andere Dokumentendienste sind Möglichkeiten, mit denen Unternehmen schnelle und kostengünstige digitale Dokumentationen bereitstellen.
- Eine schnelle und effektive Dokumentenautomatisierung sorgt für zufriedenere Kunden und Mitarbeiter und wirkt sich positiv auf das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens aus.
Dokumente sind für die meisten Unternehmen das zentrale Kommunikations- und Arbeitsmittel. Sie sind aber auch eine Quelle für Zeit- und Ressourcenverlust , da ihre Verwaltung sehr arbeitsintensiv ist. Laut einem Bericht des McKinsey Global Institute verbringen Mitarbeiter fast zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen und 28 Prozent ihrer Arbeitswoche mit der Verwaltung von E-Mails, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.
Dies und die Zeit, die für die Erstellung, Benennung, Versendung, Ausführung und Organisation dieser Dokumente benötigt wird, machen deutlich, dass die Automatisierung ein enormes Potenzial hat, um echte Veränderungen zu bewirken. Dokumentenautomatisierung ist die softwaregestützte Erstellung komplexer Dokumente mithilfe intelligenter Vorlagen, die den Benutzer bei der Erstellung eines fehlerfreien Endprodukts unterstützen. Das Ergebnis ist eine Verringerung des individuellen Fachwissens, das normalerweise für die Erstellung des Dokuments erforderlich ist – wie beispielsweise ein Vertrag oder eine Vereinbarung, für deren Erstellung und Überprüfung normalerweise ein Anwalt oder ein Rechtsteam erforderlich wäre, was nun von Verwaltungsmitarbeitern übernommen werden kann. Das gesamte erforderliche juristische Fachwissen ist in der Vorlage enthalten, die jeder verwenden kann.
Wenn spezialisierte Mitarbeiter weniger Zeit mit Routineaufgaben verbringen, können sie einen größeren Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Und das gilt nicht nur für Anwaltskanzleien. Viele Branchen – darunter Vertrieb, Bankwesen, Immobilien, Buchhaltung und Gesundheitswesen – werden durch ineffiziente, aber unverzichtbare Dokumentenerstellung behindert.
Denken Sie an eine Immobilienagentur, die Dutzende bis Tausende von Geschäften gleichzeitig abwickelt. Denken Sie an die schiere Menge an Hypothekendokumenten – die Organisation und Ausführung jedes einzelnen davon. Denken Sie an eine Versicherungsagentur, die Zehntausende von Schadensfällen gleichzeitig bearbeitet – das Serviceniveau, das eine Schadenabteilung ihren Kunden bieten könnte, wenn sie von der täglichen stundenlangen manuellen Dokumentenerstellung befreit wäre. Die Möglichkeiten sind endlos.
Durch den Einsatz von Technologie zur Automatisierung einiger dieser Prozesse wird die wachsende Belastung durch Informationen und Dokumente, die Unternehmen benötigen, verringert. Außerdem wird der Geschäftstrichter optimiert, um den Gewinn zu steigern. Dabei geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern vielmehr darum, die Rolle der Menschen zu optimieren, indem sie in Bereichen, die nicht durch ein Softwareprogramm erledigt werden können, effektiver arbeiten können.
Aufgrund seiner Effizienz „wird für den gesamten Markt für IT-Robotik-Automatisierung bis 2023 ein durchschnittliches jährliches Wachstum von 43 Prozent prognostiziert, sodass er bis Ende 2018 einen weltweiten Marktwert von 1,5 Milliarden US-Dollar erreichen wird.“
Verträge, Personalunterlagen, Kreditunterlagen, Rechtsdokumente und Formulare für das Gesundheitswesen sind nur einige Beispiele für Dokumente, die automatisiert werden können. Die Reduzierung von Fehlern bei diesen Dokumenten spart Zeit, Geld und im Falle der medizinischen Versorgung sogar Menschenleben.
Im Gesundheitswesen ermöglicht die Dokumentenautomatisierung einen reibungsloseren Ablauf in medizinischen Einrichtungen und eine bessere Einhaltung von Vorschriften bei der Bestellung von Verbrauchsmaterialien, der Verwaltung von Mitarbeitern und der Verbesserung der Patientenversorgung. Von der Verwendung elektronischer Signaturen über Dokumente für Großbestellungen bis hin zu Patienten-Checklisten sorgen diese digitalen Dokumente für Effizienz und Genauigkeit.
„Die Dokumentenautomatisierung bietet einen zentralen Ort, an dem alle wichtigen Vorlagen aufbewahrt werden können – von Arztverträgen und Beglaubigungsdokumenten bis hin zu Stundenzetteln und anderen organisatorischen Formularen. Anstatt sich auf Papierdokumente zu verlassen, die beschädigt werden oder verloren gehen können, ist nun alles digital“, berichtet Electronic Health Reporter.
Anwälte und Rechtsassistenten profitieren von der Dokumentenautomatisierung, da sie dadurch mehr Zeit für die Ausübung ihres Berufs und die Arbeit mit Mandanten gewinnen.Rocket Matter schätzt, dass Anwälte 80 Prozent ihrer Zeit einsparen können, wenn sie Dokumente digital statt manuell erstellen.
In Louisiana nutzt Andrew Legrand, ein Wirtschaftsanwalt aus New Orleans, Dokumentenautomatisierung, um Pauschalangebote für seine Rechtsfälle zu erstellen. Seine Kanzlei ist gegenüber anderen lokalen Anwaltskanzleien wettbewerbsfähig, und er kann seinen Mandanten mehr Zeit widmen und gleichzeitig professionelle Dokumente erstellen.
Legrand erzählt Above the Law: „Automatisierung und Pauschalpreise waren etwas, das ich schon bei der Gründung dieser Kanzlei umsetzen wollte. Ich wollte wettbewerbsfähig sein und zeigen, dass ich den Überblick habe. Mir wurde klar, dass die Automatisierung von Dokumenten eine Möglichkeit ist, Zeit zu sparen, die Konsistenz zu verbessern und gleichzeitig Fehler in Dokumenten zu reduzieren.“
Legrand nutzt die Software, um Dokumente wie Briefköpfe, Steuerinformationen, Honorarvereinbarungen, Marketingmaterialien und andere Dokumente zu erstellen, die seiner Aufsicht bedürfen, aber von ihm von Anfang an gestaltet und dann im Laufe der Zeit wiederholt werden können.
Neben den geschäftlichen Vorteilen wie Produktivität, Effizienz und Reduzierung von Fehlern und Kosten schont die Dokumentenautomatisierung die Umwelt und spart Papierkosten.Der Verzicht auf Papier schützt Bäume und reduziert die Umweltverschmutzung.
Laut Berichten des Corp Magazine geben US-Unternehmen jährlich 8 Milliarden Dollar für die Verwaltung von Papierdokumenten aus. „Ein Unternehmen muss durchschnittlich 20 Dollar für die Ablage eines Dokuments, 120 Dollar für die Suche nach einem verlegten Dokument und 220 Dollar für die Wiederherstellung eines verlorenen Dokuments aufwenden“, so das Corp Magazine.
Insgesamt bieten digitale Dokumente und Automatisierung viele Vorteile für Unternehmer, von der Reduzierung von Kosten und Fehlern bis hin zur Verbesserung der Genauigkeit und der Kundenarbeit. Da die robotergestützte Prozessautomatisierung immer beliebter und einfacher zu integrieren wird, werden die Möglichkeiten weiter zunehmen.
„Unternehmer sind erfolgreich, wenn sie neue Wege finden, Dinge zu tun“, schreibt Per Bylund, Professor für Entrepreneurship an der Oklahoma State University, in „Robots Do It Better: Why Automation Is Good for Business“ (Roboter machen es besser: Warum Automatisierung gut für das Geschäft ist). „Um Produktionsprozesse erfolgreich zu ersetzen, muss man darauf abzielen, Wert zu schaffen, anstatt Kosten zu minimieren oder zu verwalten.“
So automatisieren Sie Dokumente für Ihr Unternehmen
Schritt 1: Bestimmen Sie, welche Dokumente automatisiert werden können.
- In vielen Unternehmen gibt es verschiedene Arten von Dokumenten, die automatisiert werden können. Prüfen Sie, welche Dokumente häufig verwendet werden und deren Erstellung am meisten Zeit in Anspruch nimmt.
- Erstellen Sie immer wieder dieselben Marketingpräsentationen, Kundenformulare oder Kundenbriefe? Alle Unternehmen benötigen Dokumente für ihre Kunden und Geschäftsabläufe. Überlegen Sie sich, wie Ihr Unternehmen funktioniert, und berücksichtigen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen, um zu entscheiden, wo Sie die Erstellung und Verwendung von Dokumenten optimieren können.
Schritt 2: Entwerfen Sie Ihre Vorlagen für jedes Dokument.
- Sobald Sie wissen, welche Dokumente automatisiert werden sollen, müssen Sie eine Vorlage dafür erstellen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um wichtige Stakeholder einzubeziehen und möglicherweise einen Grafikdesigner hinzuzuziehen, der Ihnen bei der Modernisierung und Aktualisierung Ihrer Dokumente hilft.
- Überlegen Sie sich den Zweck des Dokuments. Ist es in seiner aktuellen Form klar und effektiv? Gibt es Möglichkeiten, das Dokument lesbarer oder verständlicher zu gestalten?
- Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Formulare zu überprüfen und zu verbessern. Wenn Sie sich mit den Mitarbeitern treffen, die diese Formulare am häufigsten verwenden, können Sie wertvolle Anregungen dazu erhalten, was verbessert werden kann und was bereits enthalten sein muss.
Schritt 3: Erstellen Sie einen Workflow für die Dokumente.
- Überprüfen Sie Ihren aktuellen Arbeitsablauf für das Dokument. Wie kann dieser Prozess mit der neuen Vorlage, die allen Teams in Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht, schneller durchgeführt werden? Durch die Automatisierung von Dokumenten können Sie viel Zeit bei Überarbeitungen sparen und während dieses Prozesses die Versionskontrolle aufrechterhalten.
Schritt 4: Wählen Sie eine geeignete Aufbewahrungs- und Organisationsmethode.
- Cloud-basierte Speichersysteme sind oft die beste Möglichkeit, Ihre Dokumente zu organisieren und zu speichern, da Sie von jedem Ort aus eine nahtlose Versionskontrolle erstellen können. Viele Unternehmen bevorzugen jedoch private Intranets für die Speicherung ihrer Dokumente.
- Erstellen Sie eine Namenskonvention und eine Organisationsmethode, die klar beschreibt, was wo gespeichert ist, damit die Mitarbeiter ihre Dokumente schnell finden können.
Schritt 5: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter.
- Die Dokumentenautomatisierung funktioniert am besten mit einer unternehmensübergreifenden Standardisierung. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter in der Verwendung der neuen Dokumente geschult werden müssen, wissen müssen, wo ihre Aufgaben in den Arbeitsablauf passen, wissen müssen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe benötigen, und wissen müssen, wie sie und ihre Zeit davon profitieren.
- Sehen Sie sich die Vorlagen und deren Verwendung an. Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, erklären Sie, warum diese neuen Änderungen für Ihr Unternehmen besser sind.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die Namenskonventionen und Organisationsmethoden für die Speicherung Ihrer automatisierten Dokumente kennen.
Schritt 6: Implementieren Sie Ihre Dokumentenautomatisierung.
- Sobald Ihre neuen Dokumentvorlagen und Arbeitsabläufe eingerichtet sind, können Sie diese für Ihre Kunden und Klienten nutzen.
- Wenn Sie das Aussehen Ihrer Formulare und Dokumente geändert haben, können Sie diese Änderungen in einem Newsletter oder einem Popup-Fenster auf Ihrer Website bekannt geben. Sie können die Begeisterung über das verbesserte Aussehen und dessen Wirksamkeit auch in den sozialen Medien teilen, wenn dies zu Ihrer Marke passt.
- Informieren Sie Ihre Kunden im Voraus, um ihnen zu zeigen, dass Sie sich um sie kümmern und stets bestrebt sind, ihnen einen besseren Service zu bieten. Dies sorgt auch für weniger Verwirrung bei Stammkunden.
Schritt 7: Überprüfen Sie Ihren Prozess.
- Legen Sie einen Zeitpunkt fest, um zu überprüfen, wie die Dokumentenautomatisierung für Sie funktioniert. Bewerten Sie den Prozess nach zwei Wochen, einem Monat, sechs Monaten und einem Jahr. Passen Sie Ihren Prozess nach Bedarf an, damit alles für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden reibungslos läuft.
Wenn Sie bereit sind, die Dokumentenautomatisierung in Ihre Prozesse zu integrieren, steht Ihnen HotDocs Advance zur Seite. Mit der richtigen Technologie sparen Sie Zeit, senken Kosten und verbessern die Compliance.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
