Les progrès technologiques, de l'intelligence artificielle au stockage dans le cloud, ont considérablement amélioré la manière dont nous créons et enregistrons les documents pour les entreprises.
- La création de documents a toujours été chronophage et coûteuse pour les entreprises, mais les progrès technologiques ont rendu ce processus plus rapide et plus précis.
- L'intelligence artificielle, le stockage dans le cloud, Docu-Sign et d'autres services de gestion de documents permettent aux entreprises de fournir rapidement et à moindre coût des documents numériques.
- Une automatisation rapide et efficace des documents rend les clients et les employés plus satisfaits, ce qui a un impact positif sur les résultats financiers de votre entreprise.
Les documents constituent le principal moyen de communication et de flux de travail pour la plupart des entreprises. Ils sont également source de perte de temps et de ressources, car leur gestion nécessite beaucoup de travail. Selon un rapport du McKinsey Global Institute, les employés passent près de deux heures par jour à rechercher des informations et 28 % de leur semaine de travail à gérer les e-mails dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.
Si l'on ajoute à cela le temps nécessaire pour créer, nommer, envoyer, exécuter et organiser ces documents, il apparaît clairement que l'automatisation offre un énorme potentiel pour avoir un impact réel. L'automatisation des documents consiste en la production assistée par logiciel de documents complexes à l'aide de modèles intelligents qui aident l'utilisateur à générer un produit final irréprochable. Il en résulte une réduction des compétences individuelles généralement nécessaires pour produire le document, comme un contrat ou un accord qui nécessiterait normalement l'intervention d'un avocat ou d'une équipe juridique pour être rédigé et révisé, et qui peut désormais être réalisé par le personnel administratif. Toutes les compétences juridiques nécessaires sont intégrées dans le modèle, que tout le monde peut utiliser.
Lorsque les employés spécialisés passent moins de temps à effectuer des tâches routinières, ils sont en mesure d'apporter davantage de valeur ajoutée à l'organisation. Et cela ne concerne pas uniquement les cabinets d'avocats. De nombreux secteurs, notamment la vente, la banque, l'immobilier, la comptabilité et la santé, sont paralysés par la création inefficace mais indispensable de documents.
Prenons l'exemple d'une agence immobilière qui traite simultanément des dizaines, voire des milliers de transactions. Imaginez le volume considérable de documents hypothécaires à organiser et à exécuter. Prenons également l'exemple d'une agence d'assurance qui traite simultanément des dizaines de milliers de sinistres. Imaginez le niveau de service qu'un service de gestion des sinistres pourrait offrir à ses clients s'il était libéré des heures quotidiennes consacrées à la génération manuelle de documents. Les possibilités sont infinies.
En utilisant la technologie pour automatiser certains de ces processus, cela allège la charge croissante d'informations et de documents dont les entreprises ont besoin. Cela rationalise également le processus commercial afin d'augmenter les résultats financiers. Il ne s'agit pas de remplacer les humains, mais plutôt d'optimiser leur rôle en leur permettant d'être plus efficaces dans des tâches qui ne peuvent être accomplies par un logiciel.
En raison de son efficacité, « le marché de l'automatisation robotique IT dans son ensemble devrait connaître un taux de croissance annuel composé de 43 % d'ici 2023 et atteindre une valeur marchande mondiale de 1,5 milliard de dollars d'ici la fin de 2018 ».
Les contrats, les documents RH, les documents de prêt, les documents juridiques et les formulaires de soins de santé ne sont que quelques exemples de documents pouvant être automatisés. La réduction des erreurs dans ce type de documents permet de gagner du temps, de l'argent et, dans le cas des soins médicaux, de sauver des vies.
Dans le domaine de la santé, l'automatisation des documents permet aux établissements médicaux de fonctionner plus efficacement et d'être plus conformes en matière de commande de fournitures, de gestion du personnel et d'amélioration des soins aux patients. Qu'il s'agisse de signatures électroniques, de documents de commande groupée ou de listes de contrôle des patients, ces documents numériques garantissent efficacité et précision.
« L'automatisation des documents offre un emplacement centralisé pour conserver tous les modèles importants, des contrats des médecins et des documents d'accréditation aux feuilles de temps et autres formulaires organisationnels. Au lieu de s'appuyer sur des copies papier des documents, qui sont susceptibles d'être endommagées ou égarées, tout est numérique », rapporte Electronic Health Reporter.
Les avocats et les parajuristes tirent profit de l'automatisation des documents, car cela leur permet de consacrer plus de temps à la pratique du droit et à leurs clients.Rocket Matter estime que les avocats peuvent gagner 80 % de leur temps en créant des documents à l'aide de méthodes numériques plutôt que manuellement.
En Louisiane, Andrew Legrand, avocat d'affaires à La Nouvelle-Orléans, utilise l'automatisation des documents pour fournir des devis forfaitaires pour ses dossiers juridiques. Son cabinet est compétitif par rapport aux autres cabinets d'avocats locaux et il peut consacrer plus de temps à ses clients tout en produisant des documents professionnels.
Legrand déclare à Above the Law: « L'automatisation et la tarification forfaitaire sont des choses que je savais vouloir mettre en place lorsque j'ai créé ce cabinet. Je voulais être compétitif et montrer que je maîtrisais parfaitement mon sujet. J'ai réalisé que l'automatisation des documents était un moyen de gagner du temps et d'améliorer la cohérence tout en réduisant les erreurs dans les documents. »
Legrand utilise le logiciel pour produire des documents tels que des en-têtes de lettres, des informations fiscales, des lettres d'engagement, des supports marketing et d'autres documents qui nécessitent sa supervision, mais qu'il peut façonner dès le début et réutiliser au fil du temps.
Outre les avantages commerciaux que sont la productivité, l'efficacité et la réduction des erreurs et des dépenses, l'automatisation des documents contribue à la protection de l'environnement et permet de réaliser des économies sur les coûts liés au papier.Le passage au zéro papier permet de sauver des arbres et de réduire la pollution.
Selon les rapports publiés par Corp Magazine, les entreprises américaines dépensent 8 milliards de dollars par an pour la gestion du papier. « Il en coûte en moyenne 20 dollars à une organisation pour classer un document, 120 dollars pour retrouver un document égaré et 220 dollars pour reproduire un document perdu », note Corp Magazine.
Dans l'ensemble, les documents numériques et l'automatisation présentent de nombreux avantages pour les chefs d'entreprise, qu'il s'agisse de réduire les coûts et les erreurs ou d'améliorer la précision et le travail avec les clients. À mesure que l'automatisation robotisée des processus gagne en popularité et devient plus facile à intégrer, les opportunités continueront de se multiplier.
« Les entrepreneurs réussissent lorsqu'ils parviennent à trouver de nouvelles façons de faire les choses », écrit Per Bylund, professeur d'entrepreneuriat à l'université d'État de l'Oklahoma, dans Robots Do It Better: Why Automation Is Good for Business (Les robots font mieux : pourquoi l'automatisation est bonne pour les entreprises). « Pour remplacer avec succès les processus de production, vous devez viser à créer de la valeur plutôt qu'à minimiser ou gérer les coûts . »
Comment automatiser les documents pour votre entreprise
Étape 1 : Déterminez quels documents peuvent être automatisés.
- Pour de nombreuses entreprises, plusieurs types de documents peuvent être automatisés. Examinez quels sont les documents fréquemment utilisés et qui nécessitent le plus de temps pour être préparés.
- Recréez-vous sans cesse les mêmes présentations marketing, formulaires clients ou lettres à vos clients ? Toutes les entreprises ont besoin de documents pour leurs clients et leurs transactions commerciales. Réfléchissez au fonctionnement de votre entreprise et examinez vos besoins commerciaux afin de déterminer comment rationaliser la création et l'utilisation de vos documents.
Étape 2 : Concevez vos modèles pour chaque document.
- Une fois que vous savez quels documents automatiser, vous devez créer un modèle pour ceux-ci. C'est le moment idéal pour impliquer les principales parties prenantes et éventuellement faire appel à un graphiste pour vous aider à moderniser et mettre à jour vos documents.
- Réfléchissez à l'objectif du document. Est-il clair et efficace dans sa forme actuelle ? Existe-t-il un moyen de le rendre plus facile à lire ou à comprendre ?
- C'est le moment idéal pour évaluer vos formulaires et les améliorer. En rencontrant les membres du personnel qui utilisent le plus ces formulaires, vous pouvez obtenir leurs précieux commentaires sur ce qui peut être amélioré et ce qui est essentiel d'y inclure.
Étape 3 : Créez un flux de travail pour les documents.
- Examinez votre flux de travail actuel pour ce document. Comment ce processus pourrait-il être accéléré grâce au nouveau modèle mis à la disposition de toutes les équipes de votre organisation ? L'automatisation des documents peut vous faire gagner beaucoup de temps sur les révisions et vous permettre de contrôler les versions tout au long du processus.
Étape 4 : Choisissez une méthode de rangement et d'organisation appropriée.
- Les systèmes de stockage basés sur le cloud sont souvent le meilleur moyen d'organiser et de stocker vos documents, car ils vous permettent de contrôler facilement les versions depuis n'importe quel endroit. Cependant, de nombreuses entreprises préfèrent utiliser des intranets privés pour héberger leurs documents.
- Créez une convention de nommage et une méthode d'organisation qui décrivent clairement ce qui est enregistré et où, afin que les membres du personnel puissent retrouver rapidement leurs documents.
Étape 5 : Formez votre personnel.
- L'automatisation des documents fonctionne mieux lorsqu'elle s'accompagne d'une standardisation à l'échelle de l'entreprise. Cela signifie que tout le monde doit être formé à l'utilisation des nouveaux documents, savoir où s'inscrivent ses efforts dans le flux de travail, savoir à qui demander de l'aide et comprendre en quoi cela lui sera bénéfique et lui fera gagner du temps.
- Passez en revue les modèles et leur utilisation. Si vous avez apporté des modifications, expliquez en quoi ces nouveaux changements sont bénéfiques pour votre entreprise.
- Assurez-vous que tout le monde connaît les conventions de nommage et les méthodes d'organisation pour le stockage de vos documents automatisés.
Étape 6 : Mettez en œuvre votre automatisation documentaire.
- Une fois vos nouveaux modèles de documents et votre nouveau flux de travail mis en place, commencez à les utiliser avec vos clients.
- Si vous avez modifié l'apparence de vos formulaires et documents, vous pouvez signaler ces changements dans une newsletter ou une fenêtre contextuelle sur votre site web. Vous pouvez également partager votre enthousiasme quant à l'amélioration de votre apparence et à son efficacité sur les réseaux sociaux si cela correspond à votre marque.
- Prévenez vos clients pour leur montrer que vous vous souciez d'eux et que vous vous efforcez toujours de mieux les servir. Cela évite également toute confusion pour les clients réguliers.
Étape 7 : Vérifiez votre processus.
- Fixez une date pour évaluer l'efficacité de l'automatisation des documents. Évaluez le processus après deux semaines, un mois, six mois et un an. Ajustez votre processus si nécessaire afin d'assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et de satisfaire vos clients.
Si vous êtes prêt à intégrer l'automatisation des documents dans vos processus, HotDocs Advance est là pour vous aider. Grâce à la technologie appropriée, vous gagnerez du temps, réduirez vos coûts et améliorerez votre conformité.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
