Over the last two weeks, we’ve used our blog to set the stage for corporate legal departments to better understand matter-centric, cloud-based matter management. Today, we’re going to address a specific process – matter intake — that can immediately benefit from an automated legal matter management system. The intake process at many corporate legal departments today goes something like this: an attorney gets an email from an employee saying, “Hey, I’ve got a problem.”
Lo siguiente que debe hacer el abogado es averiguar quién es esa persona, cuál es su número de teléfono, devolverle la llamada, pedirle toda la información adecuada, ir de un lado a otro hasta obtener suficiente información para entender de qué se trata, priorizarlo en función de toda la carga de trabajo del equipo de abogados internos, asignárselo a alguien y hacer un seguimiento hasta su finalización.
Una de las características clave que las organizaciones que utilizan una herramienta de gestión de asuntos excepcional encuentran extremadamente valiosa es la capacidad de automatizar la entrada de asuntos. Las necesidades de admisión de asuntos varían según el tipo de empresa y el tipo de asuntos jurídicos que gestionan sus departamentos jurídicos. Algunas sólo necesitan un formulario de admisión muy sencillo al que los empleados tengan acceso a través de sus sitios de intranet. Otros necesitan un sitio web jurídico completo y una comunidad de apoyo que envíe información jurídica y laboral a los empleados y que también reciba los asuntos jurídicos entrantes.
Imagine que sus empleados están sobre el terreno, donde se desarrolla su trabajo diario. En el caso de una gran compañía de seguros, cerca de 20.000 empleados pueden acceder a un formulario de admisión de asuntos mientras están sobre el terreno. En el caso de una gran organización de viajes compartidos, sus empleados pueden acceder a un formulario de admisión utilizando su teléfono móvil. El formulario se rellena previamente con su información de contacto, lo que les ahorra tiempo en cada nuevo asunto. Mediante una lista de selección en el formulario, el empleado puede informar al departamento jurídico del tipo de asunto jurídico de que se trata. También puede utilizar otra lista para informar al equipo jurídico del riesgo relativo. Incluso pueden adjuntar fotos para utilizarlas como prueba, si es necesario.
When the case is entered by an employee in the field, a task is automatically populated by the system for an attorney to review and approve. This step will create a new legal matter. A good solution will offer the ability to auto-generate legal documents. If there are specific types of matters that require specific documents, they can be automatically generated by the system. Tasks and appointments related to a specific type of matter can also be auto-generated.
Por último, las reglas de asignación le permiten, basándose en los datos proporcionados en el formulario de entrada de asuntos, asignar automáticamente ese asunto a un equipo o individuo específico, de modo que el trabajo correcto se encamina al equipo o individuo con las mejores habilidades para manejar eficazmente el asunto. La entrada de asuntos es una de las formas en que CaseCloud proporciona mejoras inmediatas y reales a los procesos del departamento jurídico.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en advologix.com. El 20 de noviembre de 2024, Mitratech adquirió Advologix, proveedor líder de gestión de casos legales. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra nueva oferta de productos, CaseCloud, y las últimas soluciones de Mitratech para la gestión de operaciones legales.
