Over the last two weeks, we’ve used our blog to set the stage for corporate legal departments to better understand matter-centric, cloud-based matter management. Today, we’re going to address a specific process – matter intake — that can immediately benefit from an automated legal matter management system. The intake process at many corporate legal departments today goes something like this: an attorney gets an email from an employee saying, “Hey, I’ve got a problem.”
Als Nächstes muss der Anwalt herausfinden, wer diese Person ist, wie ihre Telefonnummer lautet, sie zurückrufen, alle erforderlichen Informationen einholen, so lange hin und her telefonieren, bis er genügend Informationen hat, um das Problem zu verstehen, es anhand der gesamten Arbeitsbelastung des internen Anwaltsteams priorisieren, es jemandem zuweisen und dann bis zum Abschluss verfolgen.
Eine der wichtigsten Funktionen, die Unternehmen, die ein außergewöhnliches Fallmanagement-Tool einsetzen, als äußerst wertvoll erachten, ist die Möglichkeit, die Fallaufnahme zu automatisieren. Die Anforderungen an die Fallaufnahme variieren je nach Art des Unternehmens und der Art der rechtlichen Probleme, mit denen sich die Rechtsabteilungen befassen. Einige benötigen nur ein sehr einfaches Aufnahmeformular, auf das die Mitarbeiter über ihre Intranetseiten zugreifen können. Andere benötigen eine vollwertige Rechtswebsite und eine Support-Community, die den Mitarbeitern rechtliche und arbeitsrechtliche Informationen zur Verfügung stellt und auch eingehende Rechtsfragen entgegennimmt.
Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter sind unterwegs, wo sie ihre tägliche Arbeit verrichten. Im Falle einer großen Versicherungsgesellschaft können fast 20.000 Mitarbeiter unterwegs auf ein Formular zur Erfassung von Vorgängen zugreifen. Bei einem großen Mitfahrdienst können die Mitarbeiter über ihr Mobiltelefon auf ein Aufnahmeformular zugreifen. Das Formular ist bereits mit ihren Kontaktdaten vorausgefüllt, wodurch sie bei jedem neuen Fall Zeit sparen. Mithilfe einer Auswahlliste auf dem Formular kann der Mitarbeiter der Rechtsabteilung mitteilen, um welche Art von Rechtsstreit es sich handelt. Mit einer weiteren Auswahlliste kann er das Rechtsteam über das relative Risiko informieren. Bei Bedarf können sogar Fotos als Beweismaterial angehängt werden.
When the case is entered by an employee in the field, a task is automatically populated by the system for an attorney to review and approve. This step will create a new legal matter. A good solution will offer the ability to auto-generate legal documents. If there are specific types of matters that require specific documents, they can be automatically generated by the system. Tasks and appointments related to a specific type of matter can also be auto-generated.
Schließlich ermöglichen Ihnen Zuweisungsregeln, basierend auf den im Formular zur Fallaufnahme angegebenen Daten, diesen Fall automatisch einem bestimmten Team oder einer bestimmten Person zuzuweisen, sodass die richtige Arbeit an das Team oder die Person mit den besten Fähigkeiten weitergeleitet wird, um den Fall effektiv zu bearbeiten. Die Fallaufnahme ist eine der Möglichkeiten, mit denen CaseCloud sofortige und echte Verbesserungen für die Prozesse der Rechtsabteilung bietet.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf advologix.com veröffentlicht. Am 20. November 2024 übernahm Mitratech Advologix, einen führenden Anbieter für juristisches Case Management. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser neues Produktangebot, CaseCloud, und die neuesten Lösungen von Mitratech für das Legal Ops Management zu berücksichtigen.
