El formulario actual expira el 31 de octubre de 2022.

El formulario I-9 es un formulario de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos que se utiliza para verificar y registrar la elegibilidad para el empleo de las nuevas contrataciones. Oficialmente llamado Verificación de Elegibilidad de Empleo, la versión actual de este formulario expira el 31 de octubre de 2022. Aunque se emite un nuevo formulario aproximadamente cada tres años, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) rara vez realiza cambios en el proceso de verificación.

Este año puede que veamos ambas cosas.

Propuesta Cambios en el documento del formulario I-9

En un esfuerzo por simplificar y clarificar el documento, el DHS ha anunciado algunos cambios propuestos.

Aspectos destacados1 incluyen:

  • Condensación de las secciones 1 y 2 en una página en lugar de dos páginas separadas.
  • Trasladar la Sección 3 (Recontratación y Reverificación) a una sección separada y a la que sólo se acceda en caso necesario.
  • Reducción de las instrucciones de 15 a siete páginas
  • Lista de documentos aceptables incluirá un enlace a los documentos de la Lista C en el sitio web del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU.
  • Los campos que no procedan pueden dejarse en blanco, eliminando el requisito "N/A".
  • El formulario es compatible con todos los dispositivos electrónicos, lo que reduce los problemas de software.

Otros cambios menores son:

  • Condensación de las casillas del número A, el I-94 y el pasaporte extranjero en una sola casilla
  • Quitar el cuadro de código QR

Debido a que es un formulario federal obligatorio, cada empleador en los EE.UU. tiene que llenarlo para cada nueva contrataciónpero puede ser confuso. Por ejemplo, el campo en blanco y el requisito N/A. Actualmente, los empleadores están obligados a escribir "N/A" incluso en los campos que son opcionales. Es fácil cometer un error al rellenar el formulario manualmente en papel, lo que no sólo lleva mucho más tiempo del que debería, sino que también podría dar lugar a costosas multas - una de las muchas razones por las que recomendamos digitalizar su proceso de cumplimiento del I-9.

Propuesta Cambios en el proceso de verificación del formulario I-9

Durante COVID-19, las oficinas se volvieron estériles a medida que el trabajo a distancia se convertía instantáneamente en la norma. A medida que las empresas navegan por el mundo pospandémico, muchas están adoptando entornos de trabajo híbridosy el gobierno federal se ha dado cuenta de la necesidad de adaptarse también.

El 18 de agosto de 2022, el DHS publicó Alternativas opcionales al examen físico de documentos asociado a la verificación de la elegibilidad para el empleo (formulario I-9)2que se podría ampliar ciertas normas creadas durante COVID-19 para permitir métodos alternativos (es decir, a distancia) para la inspección de los documentos de los empleados para el Formulario I-9. ActualmenteA menos que el DHS adopte permanentemente las excepciones de COVID-19 o implemente nuevos procesos de inspección remota de documentoslos empleadores deben verificar físicamente (en persona) los documentos presentados por un nuevo empleado para demostrar su elegibilidad para el empleo.

Otros puntos clave son:

  • Determinación de diversos requisitos de conservación de documentos cuando se presentan a distancia
  • Los cambios permitirían que se informara al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) cuando un formulario se verificara mediante procesos alternativos
  • El DHS está estudiando un proceso de detección de documentos fraudulentos y la inclusión de un requisito de formación contra la discriminación para las empresas.

"Los empresarios estadounidenses están ansiosos por que el DHS adopte una opción permanente de I-9 virtual y modernice un proceso I-9 anticuado. Sin duda acelerado por la pandemia, estamos viendo más y más Mitratech que buscan soluciones I-9 para la contratación remota. El requisito de inspección de documentos en persona presenta el mayor obstáculo para el cumplimiento de la contratación remota y la tecnología ha avanzado hasta un punto en el que los métodos de inspección de documentos remotos/virtuales están a la par, si no es que cumplen más, que las inspecciones en persona", dijo Brian Fancher, Director de Mitratech.dijo Brian Fancher, Director de Gestión de Producto HRC y Cumplimiento de Mitratech.

Los cambios propuestos podrán aplicarse inicialmente como parte de un programa piloto, y el DHS está aceptando comentarios públicos hasta el 17 de octubre de 2022, tras lo cual emitirá una Norma Definitiva. Para más información y para enviar comentarios, revise el documento de cambio de regla propuesto aquí.

Fuentes:

  1. Actividades de recogida de información de la Agencia; revisión de una recogida actualmente aprobada: Verificación de Elegibilidad de Empleo. 30 de marzo de 2022. Registro Federal.
  2. Alternativas opcionales al examen de documentos físicos asociado a la verificación de la elegibilidad para el empleo (formulario I-9). 18 de agosto de 2022. Registro Federal.