Le ministère de la sécurité intérieure propose d'importants changements dans le formulaire et la procédure I-9
Le formulaire actuel expire le 31 octobre 2022.
Le formulaire I-9 est un formulaire des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis utilisé pour vérifier et enregistrer l'éligibilité à l'emploi des personnes nouvellement embauchées. Officiellement appelé "Employment Eligibility Verification", la version actuelle de ce formulaire expire le 31 octobre 2022. Bien qu'un nouveau formulaire soit publié tous les trois ans environ, le ministère de la sécurité intérieure (DHS) apporte rarement des modifications au processus de vérification.
Cette année, nous pourrions voir les deux.
Proposition Modifications du formulaire I-9
Dans un effort de simplification et de clarification du document, le DHS a annoncé quelques propositions de modifications.
Les points forts1 incluent :
- Condenser les sections 1 et 2 en une seule page au lieu de deux pages distinctes
- Déplacement de la section 3 (réembauche et revérification) dans une section distincte à laquelle on ne peut accéder qu'en cas de besoin
- Réduction des instructions de 15 à 7 pages
- La liste des documents acceptables comprendra un lien vers les documents de la liste C sur le site web des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (U.S. Citizenship and Immigration Services). site web des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (U.S. Citizenship and Immigration Services)
- Les champs qui ne s'appliquent pas peuvent être laissés vides, ce qui élimine l'exigence de la mention "N/A".
- Le formulaire est compatible avec tous les appareils électroniques, ce qui réduit les problèmes liés aux logiciels.
D'autres changements mineurs ont été apportés :
- Regrouper les cases du numéro A, de l'I-94 et du passeport étranger en une seule case
- Retirer la boîte du code QR
Comme il s'agit d'un formulaire fédéral obligatoire, chaque employeur aux États-Unis doit le remplir pour chaque nouvel employéLe formulaire de demande d'emploi peut être compliqué, mais il peut prêter à confusion. Prenons l'exemple du champ vide et de l'obligation d'indiquer "N/A". Les employeurs sont actuellement tenus d'inscrire "N/A", même dans les champs facultatifs. Il est facile de faire une erreur en remplissant le formulaire manuellement sur papier, ce qui non seulement prend beaucoup plus de temps que nécessaire, mais peut également entraîner des amendes coûteuses - l'une des nombreuses raisons pour lesquelles nous recommandons de numériser votre processus de conformité I-9. processus de conformité I-9.
Proposition Modifications de la procédure de vérification du formulaire I-9
Au cours de la conférence COVID-19, les bureaux sont devenus stériles, le travail à distance devenant instantanément la norme. Alors que les entreprises naviguent dans le monde post-pandémique, nombre d'entre elles adoptent des environnements de travail hybrides. environnements de travail hybridesLe gouvernement fédéral a pris conscience de la nécessité de s'adapter.
Le 18 août 2022, le DHS a publié Optional Alternatives to the Physical Document Examination Associated With Employment Eligibility Verification (Form I-9)2 (Alternatives facultatives à l'examen physique des documents associé à la vérification de l'admissibilité à l'emploi (formulaire I-9)2qui pourrait pourrait étendre certaines règles créées lors du COVID-19 afin d'autoriser des méthodes alternatives (c'est-à-dire à distance) pour l'inspection des documents des employés dans le cadre du formulaire I-9. ActuellementÀ moins que le DHS n'adopte définitivement les exceptions de COVID-19 ou mette en œuvre de nouveaux processus d'inspection des documents à distanceles employeurs doivent vérifier physiquement (en personne) les documents présentés par un nouvel employé pour prouver son éligibilité à l'emploi.
Parmi les autres points clés, on peut citer
- Déterminer les différentes exigences en matière de conservation des documents lorsqu'ils sont présentés à distance
- Ces modifications permettraient d'informer les services de l'immigration et des douanes (ICE) lorsqu'un formulaire a été vérifié à l'aide d'autres procédés.
- Le DHS envisage de mettre en place un processus de détection des documents frauduleux et d'ajouter une obligation de formation à la lutte contre la discrimination pour les employeurs.
"Les employeurs américains attendent avec impatience que le DHS adopte une option virtuelle permanente pour l'I-9 et modernise une procédure I-9 dépassée. Sans doute accélérés par la pandémie, nous voyons de plus en plus d'employeurs de l'Union européenne. Mitratech à la recherche de solutions I-9 conformes pour l'embauche à distance. L'exigence d'inspection des documents en personne constitue le plus grand obstacle à la conformité de l'embauche à distance et la technologie a maintenant progressé à un point tel que les méthodes d'inspection des documents à distance/virtuels sont aussi conformes, sinon plus, que les inspections en personne.Brian Fancher, directeur de la gestion des produits HRC et de la conformité chez Mitratech.
Les changements proposés peuvent être mis en œuvre dans un premier temps dans le cadre d'un programme pilote, et le DHS accepte les commentaires du public jusqu'au 17 octobre 2022, après quoi il publiera une règle finale. Pour plus d'informations et pour soumettre des commentaires, consultez le document de modification de la règle proposée ici.
Sources :
- Activités de collecte d'informations de l'Agence ; révision d'une collecte déjà approuvée : Vérification de l'admissibilité à l'emploi. 30 mars 2022. Registre fédéral.
- Alternatives facultatives à l'examen physique des documents associé à la vérification de l'admissibilité à l'emploi (formulaire I-9). 18 août 2022. Registre fédéral.
