Cómo desarrollar un proceso eficaz de incorporación de proveedores
La incorporación de un nuevo proveedor es un primer paso crucial para construir una relación comercial duradera. Puede mitigar el riesgo mediante la estandarización de múltiples pasos de cumplimiento, investigación y validación específicos del sector o de la empresa que ayudan a evitar a los proveedores problemáticos.
El proceso implica una serie de tareas complejas repartidas por toda la empresa. Cómo puede asegurarse de que un posible proveedor cumple las leyes, reglamentos y normas corporativas?
Comprender las complejidades de la incorporación de un proveedor
La incorporación de un proveedor puede ser un proceso complicado. Es crucial pensar en todos los pasos necesarios para garantizar que el proveedor despega sin problemas, cumpliendo las normas, con las medidas de seguridad adecuadas y con unas expectativas claras.
Varios departamentos participan en el proceso de colaboración, revisión y aprobación:
- Finanzas
- Conformidad
- TI
- Gestión de riesgos
- Adquisiciones/compras
- Logística
- Cuentas por pagar
- Legal
- Recursos humanos
El objetivo de toda la empresa es evaluar el coste, el riesgo y las capacidades del proveedor.
Puede resultar laborioso desarrollar flujos de trabajo y comunicación eficaces. Sin embargo, sin un proceso y un plan estructurados, corre el riesgo de perder negocios vitales y márgenes de beneficio. Establecer una lista de comprobación coherente le prepara para posibles obstáculos y garantiza la incorporación de los proveedores adecuados.
Una persona de contacto designada dentro de la empresa puede evitar los errores derivados de la falta de comunicación. Es su responsabilidad verificar cada elemento de la lista de comprobación. Automatizar los procesos siempre que sea posible puede hacer que la experiencia sea menos abrumadora. La persona de contacto también puede asegurarse de que la lista de verificación de incorporación tenga la flexibilidad suficiente para adaptarse a los proveedores individuales y a los servicios que prestan.
Elegir un paquete sólido de revisión de la incorporación
Necesita una solución de software de gestión de riesgos de proveedores (VRM) que ayude a los clientes a realizar revisiones exhaustivas de diligencia debida de un nuevo proveedor. A menudo, el tiempo es crítico y debe completarse rápidamente.
Utilice una solución VRM que agilice la recopilación y evaluación de los datos necesarios de forma oportuna con revisiones, análisis e informes. Los sistemas robustos incluyen un resumen del proveedor de una página, además de los informes.
Algunas soluciones VRM ofrecen la opción de externalizar el proceso de incorporación de su organización. Un servicio de externalización puede proporcionar a su equipo de proyecto la documentación necesaria para revisar y aprobar o rechazar rápidamente a los posibles proveedores.
Descargue nuestra infografía para saber cómo VendorInsight®, que forma parte de Enterprise Compliance Suite (ECS) de Mitratech, ayuda a garantizar que los proveedores están sanos y cumplen con los requisitos de su organización.
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